この記事でわかること
業務効率化は、人手不足への対応や生産性向上、コスト削減を実現するうえで欠かせない取り組みです。しかし、どの業務から見直せばよいのか、どのような施策が効果的なのか判断に迷う企業も少なくありません。本記事では、申請・承認・契約業務を中心に、業務効率化の成功事例を5つ紹介します。あわせて、業務効率化を成功させるためのポイントや、ワークフローシステム導入時の注意点についても解説します。
業務効率化は、紙やメールに依存した業務を見直すことで大きな効果が期待できます。ここでは、Shachihata Cloudを活用した業務効率化の成功事例を5つご紹介します。
紙の申請や契約業務は、書類の回覧や押印のために物理的な移動が発生し、承認までに時間がかかる点が課題です。承認者が不在の場合は処理が止まり、全体の業務スピードを低下させる要因になります。申請や契約をクラウド上で完結できる仕組みにすれば、社内外を問わず承認内容を確認でき、承認待ちの時間を短縮可能です。出張中や在宅勤務中でも対応できるため、申請から承認、契約締結までの流れを止めずに進められます。
導入事例：シヤチハタ法務知財部「1週間かかる捺印申請が1日で終わるように。法務知財の担当者が語るデジタルシフトへのコツ」
承認業務は、どの段階で処理が止まっているのか分からないことが非効率の原因になりかねません。紙やメールでの運用では、確認のためのやり取りが増え、担当者の負担も大きくなるでしょう。ワークフローを可視化すれば、申請状況や承認者、滞留している工程を把握しやすくなり、確認作業の削減につながります。東海商工会議所では、グループウェア一体型のワークフロー導入により、申請業務の流れを可視化し、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現しています。
導入事例：東海商工会議所「商工会議所専用システム「TOAS」からスムーズに申請業務を。グループウェア一体型ワークフローで、ペーパーレス化と業務効率化を同時実現」
契約業務では、契約書の印刷や郵送、押印、保管といった作業が発生し、時間とコストの両面で負担が生じます。印紙代や郵送費は、契約件数が増えると大きなコストがかかります。電子契約を導入すれば、契約締結までの時間を短縮でき、郵送コストや印刷コストの削減も可能です。江戸川区役所では、電子契約の活用により、事業者の書類印刷数を約30万枚削減し、契約業務におけるコスト削減に成功しています。
導入事例：江戸川区役所 都市開発部「都内初導入！ハンコ決裁から電子決裁に切り替えて業務効率向上＆ペーパーレス化の実現」
業務が特定の担当者に依存している状態は、属人化によるリスクを生むため注意が必要です。担当者が不在の場合、業務が停滞したり、引き継ぎに時間がかかったりするため、安定した運用が難しくなります。承認フローを自動化すれば、処理手順や承認ルートを標準化でき、誰でも同じ流れで業務を進められ、確認漏れや入力ミスの削減、教育コストの低減にもつながります。アイラビット株式会社では、電子印鑑の導入をきっかけに経費精算業務のデジタル化を進め、業務の標準化を実現しています。
導入事例：アイラビット株式会社「電子印鑑の利用からインボイス開始を機に経費精算業務にも利用を拡大。導入サポートを利用してスムーズに導入完了」
出社前提の業務では、通勤時間や場所の制約が生産性低下の要因につながります。紙の書類に依存していると、申請や承認、書類送付のためだけに出社が必要になり、柔軟な働き方を妨げることになるでしょう。クラウド上で申請・承認を完結できれば、在宅勤務や外出先からでも業務を進められます。エプソン販売株式会社では、電子化により地方拠点から本社への書類送付が不要となり、承認までの時間を1週間から2〜3日に短縮しています。業務効率化と働き方の柔軟性を両立した事例です。
導入事例：エプソン販売株式会社「申請にかかっていたリードタイムを1週間から2〜3日に削減。気軽に始められる“DXの第一歩”に」
業務効率化を成功させるには、ツール導入の前に現状業務を整理し、課題を正しく把握することが重要です。ここでは、成功事例から見えてくる3つのポイントを解説します。
日常業務は、複数の作業が組み合わさっているため、全体で見るとムダに気づきにくいでしょう。まずは業務を一つひとつの作業に分解し、入力・確認・承認・保管などの工程ごとに整理することが重要です。そのうえで、どこに時間がかかっているのか、重複作業や不要な確認が発生していないかを可視化します。課題となるポイントを特定できれば、システム化やルール見直しなど、具体的な改善施策につなげやすくなります。
他社の成功事例を参考にすることも、業務効率化を進めるうえで有効です。すでに成果を上げている事例を確認することで、どの業務を見直すべきか、どのような仕組みを導入すればよいかといった改善のヒントを得られます。ただし、事例をそのまま導入するだけでは十分な効果が出ない場合があります。自社の業務フローや組織体制、承認ルールに合わせて応用することで、実務に定着しやすい施策になるでしょう。
実際に業務を行っている担当者から直接ヒアリングすることで、日常業務の中で感じている不満や手間を把握できます。入力作業の煩雑さや承認待ちのストレス、確認作業の多さなど、小さな課題の中に改善のヒントが隠れているケースも少なくありません。現場の声を聞かずに施策を進めると、導入後に活用されない可能性もあります。現場の意見をもとに改善策を検討し、実効性の高い業務改善を実現しましょう。
ワークフローシステムは業務効率化に有効な手段ですが、導入方法を誤ると現場に定着せず、十分な効果が得られないケースもあります。ここでは、導入を成功させるために押さえておくべき注意点を解説します。
ワークフローシステムを全社一斉に導入すると、操作に不慣れな現場で混乱や反発が起き、結果として定着しないリスクが高まります。そのため、まずは一部の部署や業務に限定してトライアル導入を行い、実際の運用を通じて課題を洗い出すことが重要です。段階的に導入することで現場の負担を抑えつつ、運用ルールを調整できます。さらに、現場の意見を取り入れながら改善すると、実務に適した推進体制を構築できるでしょう。
マニュアルが整備されていないと、業務が特定の担当者に依存しやすくなり、属人化の原因となります。新しい仕組みを導入しても、操作方法や運用ルールが共有されていなければ、現場に浸透せず効果を発揮できません。誰でも同じ手順で業務を行えるよう、具体的な操作方法や承認フローを明文化することが重要です。これにより、業務品質の均一化だけでなく、教育コストの削減や引き継ぎの容易化にもつながります。
システム導入後は一定の効果が見込めますが、運用を続ける中で新たな課題が発生することがあります。そのため、導入後も継続的に運用状況を確認し、改善を重ねることが重要です。現場からのフィードバックを収集し、実際の業務に即した改善を行うことで、より実用的な仕組みへと進化させることができます。PDCAサイクルを回しながら定期的に見直し、長期的に業務効率化の効果を維持しましょう。
業務効率化を実現するには、申請・承認・契約といった日常業務をデジタル化し、ムダを排除することが重要です。しかし、自社で一から仕組みを構築するのは難しく、現場に定着しないケースも少なくありません。
Shachihata Cloudのワークフロー機能を活用すれば、申請から承認までの一連の業務をクラウド上で完結でき、承認スピードの向上やペーパーレス化を実現できます。また、電子印鑑や電子契約と連携することで、業務全体の効率化と内部統制の強化にもつながります。実際に多くの企業で導入されており、安定した運用が可能です。業務効率化を本格的に進めたい方は、以下のページもご確認ください。
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