この記事でわかること
紙の電子化は、紙の契約書や請求書、申請書などを電子データとして管理し、業務の効率化や情報共有の迅速化につなげる取り組みです。
紙を前提とした業務が残っている場合、「承認のためだけに出社する」「必要な書類が見つからない」などの非効率に悩まされることも多いでしょう。
本記事では、紙の電子化が求められる理由や導入メリット、具体的な進め方から注意点までを実務目線で解説します。紙業務の見直しを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
紙の電子化とは、紙で管理している書類や帳票をデジタルデータに変換し、パソコンやクラウド上で保存・活用できるようにすることです。具体的には、契約書・請求書・申請書・図面などをスキャナーや複合機で読み取り、PDFなどの電子ファイルとして管理します。
紙を単に画像化するだけでなく、必要なときに検索・共有・閲覧でき、承認や保管にも使える状態に整えることが重要です。紙に依存した業務を見直す第一歩となるでしょう。
紙の電子化が求められている背景には、働き方改革とDX推進が考えられます。テレワークや複数拠点での業務では、紙の書類がある場所に出社しなければ確認や承認が進まないケースがあるでしょう。紙情報をデータ化し、業務フローをデジタル化すれば、場所を問わずに情報共有や承認を進めやすくなります。業務効率化、情報共有の迅速化、保管コストの削減といった面でも、電子化への需要は高まっており、全社的な業務改善に役立ちます。
電子帳簿保存法の改正により、紙書類のスキャナ保存に関する事前承認制度が廃止され、保存要件も見直されました。また、電子取引で授受した請求書や領収書などのデータは、原則として電子データのまま保存する必要があります。紙の電子化を進める際は、対象書類ごとの保存要件を確認することが重要です。
関連記事：「電子帳簿保存法とは？改正内容や対応方法を分かりやすく解説」
紙を電子化するメリットは、コストや手間の削減といった目に見える効果だけではありません。働き方の柔軟化や情報管理の強化など、組織の体制づくりにも波及します。主なメリットは以下の4つです。
紙の書類を電子化することで、用紙代やインク代、郵送費、ファイルやキャビネットなどの備品費を削減できます。大量の書類を保管するための倉庫やオフィススペースも縮小しやすくなり、固定費の見直しにもつながるでしょう。特に契約書や請求書、申請書などを日常的に扱う企業では、紙の出力・保管・送付にコストがかかりがちです。電子化により、これらの負担を継続的に抑えられます。
紙の書類の場合は、必要な情報を探すためにファイルや保管場所を確認する手間がかかります。電子化すれば、キーワード検索によって必要な書類や情報にすぐアクセスできるため、確認作業の時間を短縮可能です。また、社内で情報を共有したい場合も、オンライン上でやりとりできるため、書類の受け渡しや回覧の待ち時間を減らせます。結果として、確認・承認・管理業務の効率化につながる点がメリットです。
紙の書類を前提とした業務では、確認や押印、承認のために出社が必要になることがあります。紙を電子化すれば、オフィスにいなくても情報の閲覧や編集、共有を行いやすいです。これにより、テレワークや外出先からの業務対応など、多様な働き方を取り入れやすくなるでしょう。場所に縛られずに業務を進められる環境を整えることは、従業員の利便性向上だけでなく、業務継続性の確保にも役立ちます。
紙の書類は、キャビネットへの施錠など物理的な対策が必要ですが、紛失や誤廃棄、持ち出しによる情報漏えいのリスクがあります。電子化すれば、アクセス権限や閲覧制限を細かく設定でき、誰がいつ書類を確認したかといった履歴も管理しやすくなります。また、重要書類を適切に管理できれば、情報漏えいや不正利用の防止につながり、紙よりも統制の取れた管理体制を構築しやすいです。
紙の電子化を成功させるには、書類をただPDF化するだけでなく、目的や対象範囲、運用ルールを明確にしたうえで進めることが重要です。現場で混乱が起きないよう、以下の順番で段階的に取り組みましょう。
まず、紙書類に関する現在の課題を把握し、電子化の目的を明確にします。紙の保管場所が不足している、承認に時間がかかる、必要な書類を探すのに手間がかかるなど、現場で発生している問題を洗い出します。紙の電子化は全社的な取り組みになるため、目的を従業員にも共有することが重要です。コスト削減、業務効率化、セキュリティ強化、多様な働き方への対応など、目指す効果を具体的に示しましょう。
次に、電子化する書類を選定します。すべての紙書類を一度に電子化しようとすると、作業量が増え、現場の負担が大きくなります。そのため、対象を絞って優先順位を付けることが大切です。
たとえば、テレワーク推進の妨げになっている書類、保管スペースを圧迫している書類、整理や検索に時間がかかっている書類などから着手すると、効果を実感しやすくなります。業務への影響が大きい書類から段階的に進めることが大切です。
紙の電子化によって、これまでの業務フローが大きく変わる場合があります。現場で混乱が起きないよう、保存場所、ファイル名の付け方、アクセス権限、閲覧・編集の範囲などを事前に決めておくことが大切です。
また、電子データとして保存する書類については、文書の種類ごとに関連法令の要件を確認し、必要に応じた運用ルールを整備します。誰が見ても同じ手順で扱える状態にすることで、電子化後の定着につながります。
最後に、電子化の目的と対象書類に合ったツールを選定します。スキャナや複合機だけでなく、文書管理システム、ワークフローシステム、電子契約サービスなど、用途に応じてさまざまな選択肢があります。
自社が抱える課題を効率よく解決できるかどうかを見極めて選ぶことが重要です。操作性、導入・運用コスト、セキュリティ機能、既存システムとの連携性などを確認し、現場が無理なく使い続けられるツールを見つけてください。
紙の電子化は業務を効率化する一方で、進める前に確認すべき注意点があります。すべての書類を電子保存できるわけではなく、法令上の扱いや導入・運用コストを踏まえて自社に合った運用を整えることが欠かせません。ここでは、特に注意したい以下の2点を解説します。
書類によっては、法令上、書面での作成や保存が求められるため注意が必要です。たとえば、事業用借地権設定契約書や農地賃貸借契約書などは、紙の書面での対応が必要になる場合があります。また、国税関係帳簿や決算関係書類など、電子帳簿保存法上のスキャナ保存の対象外となる書類にも注意が必要です。紙で保存する書類とデータ保存する書類を分け、電子帳簿保存法やe-文書法を確認しながら適切に管理しましょう。
関連記事：電子契約できない契約とは？電子化できない理由を分かりやすく解説
紙を電子化すると、スキャナーや文書管理システムの導入費用、クラウドサービスの利用料、従業員へのトレーニングコストなどが発生します。既存の紙書類を大量に電子化する場合は、スキャン作業やデータ整理にも時間と人手が必要です。導入後も、保存ルールの管理や権限設定、運用見直しが欠かせません。電子化によって削減できるコストと、導入・運用にかかる費用を比較し、長期的なROIを試算することが大切です。
紙の押印・回覧業務を効率化したい場合は、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。既存業務の流れを大きく変えずに、申請・承認・回覧をオンラインで進められるため、現場の移行ハードルを抑えながら電子化できます。印影付き電子文書により、紙の運用感を残したまま扱える点も特徴です。ワークフロー機能を使えば、テレワーク中でも承認業務を完結できます。さらに、電子帳簿保存法に対応した保存・検索機能やアクセス権限管理により、法令要件とセキュリティの両立が可能です。
▶Shachihata Cloudワークフローの商品ページはこちら
紙の電子化は、保管コストの削減や検索性の向上だけでなく、テレワーク対応やセキュリティ強化にもつながる重要な取り組みです。一方で、電子化できる書類と紙で保存すべき書類を見極め、運用ルールやコストを整理して進める必要があります。まずは課題の大きい書類から対象を絞り、段階的に電子化することが現実的です。押印・回覧を含む紙業務を効率化したい場合は、ワークフローシステムなどを活用し、無理なく電子化を進めましょう。
Shachihata Cloud Channel
ワークフローサービス
