この記事でわかること
バックオフィス業務には、経理や人事、総務など企業活動を支える重要な役割があります。一方、紙書類や手入力、担当者ごとの運用が残りやすく、人手不足や多様な働き方への対応が課題です。限られた人員で正確かつ迅速に業務を進めるには、業務フローの見直しとデジタル化が欠かせません。本記事では、業務効率化のメリット、具体的な方法や役立つツール、導入手順、成功のポイントを実務的に解説します。
バックオフィスとは、顧客や取引先と直接関わる営業・販売などを後方から支え、原則として社内で完結する業務や部門を指します。具体的には、総務、経理、財務、人事、労務、法務、情報システムなどが該当します。売上を直接生み出す部門ではありませんが、従業員や資金、契約、社内環境を管理し、企業活動を円滑に進める役割を担います。
バックオフィス部門では、人材確保の難しさに加え、紙や手作業を前提とした業務が残りやすいことが課題です。限られた人員で業務を安定して継続し、多様な働き方に対応するには、業務プロセスの見直しとデジタル化が必要です。バックオフィスの業務効率化が求められる2つの背景について解説します。
少子高齢化を背景に、日本では企業の主な働き手となる生産年齢人口が減少しています。バックオフィス部門も例外ではなく、限られた人数で業務を回す必要性が高まっています。また、経理・財務の決算期や人事・労務の年末調整など、繁忙期と閑散期で業務量に大きな差が生じる点も特徴です。必要な時期だけ人員を確保することは難しいため、定型作業の削減や自動化を進め、繁忙期の負担を抑えることが大切です。
働き方改革やリモートワークの普及により、バックオフィスにも場所を問わず業務を進められる体制が求められています。しかし、経理や人事に手入力や紙書類が残っていると、確認や押印のために出社しなければなりません。書類と手続きをデジタル化し、オンラインで共有・承認できれば、在宅勤務や複数拠点でも業務を継続しやすくなるでしょう。多様な働き方に対応するためにも、紙に依存しない環境への転換が必要です。
バックオフィス業務を効率化するメリットとしては、下記の2点が挙げられます。
手作業や担当者依存を減らすことで、処理時間とミスを抑え、従業員がより重要な業務に集中しやすくなるでしょう。それぞれのメリットについて、詳しく解説します。
デジタルツールで作業手順や承認ルートを仕組み化すれば、担当者による進め方の違いが減らせるため、誰が対応しても同じ手順・品質で業務を進めやすくなります。たとえば、経理・財務で複雑な計算や転記を自動化すると、特定の担当者の経験や知識に依存する状態を解消できます。手順や処理状況も可視化されるため、引き継ぎが容易になり、異動や急な不在が発生しても業務が停滞しにくくなる点もメリットです。結果として、業務の継続性と組織運営の安定性が向上します。
データ入力や転記、集計など、これまで人が手作業で行っていた業務をツールで自動化することで、処理時間と負担を減らせます。従業員は、業務改善の企画やデータ分析、他部門への支援といった、判断や専門性を要する付加価値の高い業務に時間を使えるようになるでしょう。一人当たりが生み出す成果が増え、バックオフィスだけでなく組織全体の生産性が高まることで、企業の競争力強化にもつながります。
バックオフィス業務の効率化は、課題を把握せずにツールを導入しても十分な効果を得られません。まず現状の業務を整理し、改善すべき工程を明確にしたうえで、自社に合った解決策を選ぶことが重要です。導入後は効果を測定し、継続的に見直します。次の3つのステップで段階的に進めましょう。
最初に、部門ごとの業務内容や担当者、作業時間、使用している書類やシステムを洗い出します。業務フローを書き出し、「業務Aが完了しないと業務Bを始められない」といった依存関係も明確にしましょう。あわせて、処理に時間がかかる作業、特定の担当者しか対応できない業務、入力ミスが起きやすい工程などを可視化します。改善対象を具体化すると、優先順位が付けやすいです。
業務上の課題を可視化できた後は、影響が大きく、改善効果を得やすい業務から解決策を検討します。たとえば、紙の申請書や押印が課題ならペーパーレス化、定型的な入力や転記が多いならツールによる自動化が有効です。自社で対応しにくい業務は、外部委託も検討しましょう。複数の方法について費用や導入期間、現場への負担を比較し、課題の原因に合った解決策を選んでください。
解決策が決まったら、必要な機能や操作性、費用、セキュリティなどを比較して適切なツールを選定・導入します。選定時には、社内の既存システムと連携できるか、将来的な業務拡大にも対応できるかを確認することが大切です。導入後は、作業時間や処理件数、ミスの発生数などを定期的に測定しましょう。期待した効果が出ていない場合は、設定や業務フローを見直し、改善を重ねます。
バックオフィス業務の効率化には、対象業務や課題に合ったデジタルツールの活用が有効です。申請・承認、定型作業、契約や帳票管理、社内コミュニケーションなど、効率化したい業務によって適したツールは異なります。導入目的を明確にし、自社の業務フローに合うツールを選ぶことが重要です。ここでは、下記4つのツールについてご紹介します。
ワークフローシステムは、稟議、申請、承認などの社内手続きを電子化し、オンラインで完結できるようにするツールです。紙の書類を印刷して回覧する必要がなくなり、申請から承認までの時間を短縮できます。現在の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、どこで処理が止まっているかを把握しやすく、申請の滞留や紛失を防ぎやすいです。承認ルートを統一することで、内部統制の強化にもつながります。
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上で行う定型作業をソフトウェアロボットに代行させるツールです。データの転記や集計、複数システム間の情報連携、定型メールの送信など、決められた手順を繰り返す作業に適しています。人が行っていた作業を自動化することで、処理時間を短縮し、入力ミスや転記漏れなどヒューマンエラーの防止が期待できます。
電子契約システムは、契約書の作成、送付、締結、保管までをオンラインで完結できるツールです。電子帳票システムは、請求書や納品書などの帳票を電子データで作成・配信・管理します。いずれも印刷、押印、郵送、ファイリングといった紙を前提とする作業を削減でき、ペーパーレス化の推進に役立ちます。検索や共有もしやすくなり、契約書や帳票の管理業務を効率化できるでしょう。
チャットツールを導入すると、部門間の情報共有や簡単な確認、相談をリアルタイムで行える点が特徴です。グループウェアは、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板、設備予約など複数の機能を備え、バックオフィスの情報共有基盤として活用できます。メールよりもやり取りの速度が上がり、関係者の対応状況も把握しやすいため、連絡の見落としや対応漏れの防止につながります。
Shachihata Cloudは、紙で行っていた申請・押印・回覧・承認をオンライン化できるクラウドサービスです。既存のWord・Excel・PDFを活用でき、紙に近い操作感で電子印鑑を使えるため、業務フローを大きく変えずに導入できます。
書類の印刷や持ち回り、郵送の手間を減らし、テレワークや複数拠点でも承認を進められます。
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バックオフィス業務の効率化を定着させるには、ツールを導入するだけでなく、目的や進め方を社内で共有することが重要です。現場の理解を得ずに業務フローを変更すると、作業が増えたり、ツールが使われなくなったりする可能性があります。次のポイントを押さえ、継続的に改善できる体制を整えましょう。
業務効率化に取り組む前に、何を改善し、どのような成果を得たいのかを明確にします。たとえば、「繁忙期の残業時間を20％削減する」「これまで3人で処理していた経費精算を1人で対応できるようにする」など、期限や数値を含む具体的な目標を設定することが大切です。目的が共有されていれば、関係者が同じ方向を向いて取り組みやすくなり、導入後の効果も客観的に判断できます。
従業員の中には、長年続けてきた業務の進め方が変わることに抵抗を感じる人もいます。また、新しいツールを一方的に導入すると、現場に定着せず、従来の方法との二重運用が発生するおそれがあります。効率化の目的や必要性、期待される効果を事前に説明し、疑問や不安を解消することが重要です。説明会や試験運用の機会を設け、実際に業務を担う従業員の意見を取り入れながら進めましょう。
多機能な業務効率化ツールが必ずしも自社に合っているとは限りません。自社に不要な機能が多いと、費用が増えるだけでなく、操作が複雑になって利用が定着しにくくなる場合があります。予算や効率化したい業務、必要な機能、利用人数を整理し、既存システムと連携できるかも確認しましょう。複数の製品を比較し、無料トライアルなどで操作性を確かめたうえで、現場が無理なく使えるツールを選ぶことが大切です。
バックオフィス業務の効率化は、人手不足への対応や生産性向上、属人化の解消に役立ちます。まず業務を棚卸しして課題を可視化し、目的に合った解決策とツールを選びましょう。
導入時は具体的な目標を設定し、現場の理解を得ながら進めることが大切です。申請や押印、回覧など紙に依存した業務には、Shachihata Cloudのようなワークフローシステムを活用し、継続的な改善につなげましょう。
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