ワークフローシステムの導入を検討している方の中には、「どう選べばいいのか分からない」「失敗しない選び方を知りたい」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
申請書や稟議書、経費精算といった承認業務を紙やメールで行っている会社では、確認漏れや承認の遅れが起こりやすく、業務の停滞を招くケースも少なくありません。
ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認、保管までの流れを電子化でき、業務効率化やペーパーレス化を実現できます。ただし、自社の業務に合わないシステムを選んでしまうと、現場に定着せず、かえって手間が増えてしまうこともあるため注意が必要です。
本記事では、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントや失敗しない選び方を分かりやすく解説します。
ワークフローシステムとは、申請や承認など、社内で行われるさまざまな手続きを電子化し、効率的に管理するための仕組みです。たとえば、稟議申請、経費精算、休暇申請、契約書の承認などをシステム上で進められます。
従来の紙やメールによる運用では、書類の所在が分からなくなったり、承認が止まったりすることがあるでしょう。また、業務全体の流れが見えにくく、対応漏れに気づきにくい点も課題です。
ワークフローシステムを導入することにより、申請から承認までの状況を可視化でき、意思決定のスピード向上や業務品質の改善が期待できます。
ワークフローシステムを導入する主なメリットは、承認業務の効率化です。申請内容をシステム上で確認・承認できるため、紙の回覧や押印、メールでの確認作業を減らせます。
また、書類の印刷や保管、郵送にかかるコストを削減でき、ペーパーレス化にもつながります。さらに、申請や承認の履歴が残るため、「誰が、いつ、どの内容を承認したのか」を確認しやすくなるでしょう。
承認ルールを統一し、不正や確認漏れを防ぎやすくなり、内部統制の強化につながる点もメリットです。
ワークフローシステムを選ぶ際は、機能の多さだけで判断しないことが大切です。自社の申請業務に合っているか、現場で使いやすいか、既存システムと連携できるかなどを確認する必要があります。
下記の観点から比較して選ぶようにしましょう。
ワークフローシステムは、自社の業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。業務プロセスや申請内容は企業によって異なるため、汎用的な機能だけでは対応しきれない場合があります。たとえば、部署や金額によって承認者が変わる、複数部門の確認が必要になるなど、承認ルートが複雑なケースもあります。
「複雑な承認ルートを設定できるか」「申請項目を部署ごとにカスタマイズできるか」など、自社の運用に合わせて柔軟に設定できるかを確認しましょう。
機能が充実していても、操作が複雑だと現場で使われないかもしれません。そのため、誰にとっても使いやすい操作性かどうかは、ワークフローシステムの選び方で重要なポイントです。申請者や承認者が、マニュアルを細かく確認しなくても直感的に操作できるシステムであれば、デジタルツールに苦手意識がある従業員にも定着しやすくなります。また、申請や承認の画面だけでなく、承認ルートの設定やユーザー管理を行う管理者向け画面の使いやすさも大切なポイントです。
ワークフローシステムは、会計システムや勤怠管理システム、経費精算システムなどと連携して使うケースがあります。既存システムとスムーズに連携できれば、申請内容を別のシステムへ転記する手間を減らせます。データ入力の重複を防げるため、入力ミスの防止や業務時間の短縮にもつながるでしょう。導入前には、自社で利用しているシステムと連携できるか、どのような方法で連携するのか、追加費用が発生するかなどを確認しておくと安心です。
ワークフローシステムは、中長期的に使うことを前提に、必要な費用を確認しておくことが大切です。初期費用だけで判断すると、導入後の月額料金やサポート費用が想定より高くなる場合があります。特にクラウド型のシステムでは、初期費用のほかに、ユーザー数に応じた月額料金や月額固定費、オプション費用などが発生することがあるため注意が必要です。コスト面で比較する際は、必要な機能を利用した場合の総額を洗い出し、運用期間を含めたトータルコストで判断してください。
ワークフローシステムでは、稟議書や契約書、経費精算、労務関連の申請など、社内の重要な情報を扱うことがあります。そのため、システムのセキュリティ対策が十分かどうかを必ず確認しましょう。具体的には、利用者ごとに閲覧・操作できる範囲を制限するアクセス制御、データ暗号化、二要素認証などの認証強化、データバックアップ、操作履歴を確認できる監査ログなどがあると安心です。自社の情報管理ルールやセキュリティ基準を満たしているか導入前に確認しておくことが重要です。
ワークフローシステムは、正しく導入すれば業務効率化につながりますが、選定や準備が不十分だと現場に定着しないことがあります。ここでは、導入後に起きがちなよくある失敗パターンをご紹介します。
情報システム部門や経営層の判断だけでワークフローシステムを選ぶと、実際に使う現場の業務フローや要望が反映されないまま導入が進むことがあります。その結果、導入後に「操作しにくい」「今の申請ルートに合わない」「かえって手間が増えた」といった不満が出て、現場で定着しないケースが少なくありません。導入前には、申請者、承認者、管理者など関係者にヒアリングを行い、実際の申請・承認フローや必要な機能を把握しておくことが重要です。
多機能なワークフローシステムは一見便利に見えますが、自社で使わない機能が多いと操作が複雑になり、現場の負担になりかねません。また、不要な機能まで含まれることで、費用が高くなったり、設定や管理に手間がかかったりすることも考えられます。「あれば便利」な機能ではなく、「自社の業務に必要」な機能を基準に選ぶことが大切です。必要な機能が過不足なく揃っているシステムの方が、運用コストを抑えやすく、現場にも定着しやすくなります。
ワークフローシステムを単体で導入しても、会計システムや勤怠管理システム、経費精算システムなどと連携できなければ、手入力やデータの転記作業が残る可能性があります。その場合、業務効率化を目的に導入したにもかかわらず、担当者の負担は減らないでしょう。また、導入後に既存システムと連携できないことが分かり、別のシステムへ乗り換えるケースも想定できます。時間やコストの無駄を防ぐためにも、導入前に自社で利用中のシステムとの連携可否を必ず確認しておくことが大切です。
ワークフローシステムを効果的に活用するには、導入前の準備と導入後の運用体制が重要です。システムを入れるだけでは、業務効率化につながらない可能性があるため、システム導入時の注意点として、以下の3点を把握することが重要です。
ワークフローシステムを導入する前に、現在の申請・承認プロセスを細かく洗い出しておくことが大切です。どの申請に、誰の承認が必要で、どこで時間がかかっているのかを確認すると、業務上の課題が見えやすくなります。不要な確認工程や作業の重複がある場合は、システム導入に合わせて業務フローを見直しましょう。既存の流れをそのまま電子化するのではなく、より効率的な流れに再構築することで、導入効果を高めやすくなります。
ワークフローシステムを全社一斉に導入すると、操作に慣れない従業員が多く、問い合わせや混乱が集中することがあります。そのため、まずは一部の部署や特定の申請書類から試験運用を始める方法が効果的です。試験運用を通じて、操作上の課題や申請ルートの不備を確認し、改善したうえで対象範囲を広げていきましょう。現場の意見を反映しながら運用ルールやマニュアルを整備しておくと、全社展開もスムーズに進めやすいです。
ワークフローシステムは、導入して終わりではありません。運用中に操作方法が分からなくなったり、承認ルートの変更や権限設定の見直しが必要になったりすることがあります。そのため、導入後のサポート体制が手厚いかどうかは、長期的に安定して運用するうえで重要です。問い合わせ方法が電話、メール、チャットなどに対応しているか、対応時間は自社の業務時間に合っているかを確認しましょう。マニュアルやFAQが充実しているかも、あわせて見ておくと安心です。
ワークフローシステムを導入するなら、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloudは、自社の業務フローに合わせて承認ルートや申請フォームを柔軟に設定できるため、既存の申請・承認業務を大きく変えずに電子化しやすい点が特徴です。15日間の無料トライアルが用意されており、導入前に操作性や業務への適合性を確認できます。料金は、ワークフローLiteが月額1,200円、Standardが月額3,200円、Advanceが月額4,000円から利用できます（※いずれも税抜・10ユーザー単位です）。
Shachihata Cloudワークフローの商品ページはこちら
ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認業務の効率化やペーパーレス化、内部統制の強化につなげられます。ただし、システムによって対応できる業務範囲や操作性、連携機能、セキュリティ対策は異なります。導入後に「使いにくい」「業務に合わない」とならないよう、現場のニーズを把握し、自社の申請フローに合ったものを選ぶことが大切です。費用やサポート体制も含めて比較し、試験運用や無料トライアルを活用しながら、無理なく定着できるワークフローシステムを選びましょう。
Shachihata Cloud Channel
文書管理システム
