この記事でわかること
紙の伝票管理を行う際、「過去の伝票を探すのに時間がかかる」「承認待ちで処理が止まる」等の課題を感じている経理担当者は多いのではないでしょうか。
こうした背景や電子帳簿保存法の改正を受け、経理伝票の電子化に取り組む企業が増えています。
本記事では、経理伝票を電子化する主な方法やメリット、電子帳簿保存法に対応する際の注意点をわかりやすく解説します。自社に合った進め方を検討する際の参考にしてください。
経理伝票には、入金を記録する入金伝票、現金の支払いを記録する出金伝票、勘定科目間の取引を記録する振替伝票などがあります。これらの伝票を電子化する方法は、紙をデータ化する方法と、最初から電子データとして作成する方法に分けられます。自社の業務フローや既存システムとの連携を踏まえて、適した方法を選ぶことが大切です。それぞれの方法について詳しく解説します。
紙の経理伝票を電子化する基本的な方法は、スキャナーや複合機で読み取り、PDFや画像データとして保存する方法です。既存の機器を使える場合も多く、比較的低コストで始めやすい点がメリットです。ただし、単に画像として保存するだけでは、伝票番号や取引先名で検索しにくい場合があります。ファイル名のルールや保存場所を整え、電子帳簿保存法の保存要件にも注意しましょう。
OCRとは、画像やPDFに含まれる文字を読み取り、テキストデータに変換する技術です。紙の伝票をスキャンした後、OCRを使えば、日付、金額、取引先名などの情報をデータとして扱いやすくなります。手入力の負担を減らせるほか、検索性の向上や仕訳データとの連携にも役立つでしょう。一方で、手書き文字や記入状態によっては読み取り精度に限界があるため、確認作業を前提に運用することが大切です。
紙の伝票を後から電子化するのではなく、会計システムや経費精算システム上で最初から電子フォーマットの伝票を作成する方法もあります。入力した内容をそのまま仕訳や会計処理に連携できれば、転記作業の負担や入力ミスを減らしやすくなります。また、紙の印刷や押印、保管を前提とした運用から、電子データを中心とした運用へ切り替えられる点も大きなメリットです。
経理伝票の作成だけでなく、申請・確認・承認まで電子化したい場合は、ワークフローシステムの活用が有効です。紙の伝票を回覧する必要がなくなり、承認状況や差し戻し理由、承認履歴をシステム上で確認できます。経理部門だけでなく、申請者や上長、管理部門との連携もしやすくなるため、伝票処理全体のスピード向上につながるでしょう。内部統制の観点でも、履歴を残せる仕組みは役立ちます。
経理伝票の電子化を進める際は、いきなりシステムを導入するのではなく、現在の業務を整理したうえで段階的に進めることが大切です。伝票の種類や作成者、承認の流れ、保存方法を確認し、自社に合う電子化の方法を検討しましょう。ここでは、経理伝票を電子化するまでの基本的な手順を解説します。
最初に現在の経理伝票業務を具体的に洗い出します。振替伝票、入金伝票、出金伝票などのうち、どの伝票を誰が作成し、誰が確認・承認し、どこで保管しているのかを整理しましょう。紙の伝票だけでなく、Excelで作成している伝票や、メールで承認を受けている運用も確認します。あわせて、承認待ちで処理が止まりやすい箇所や、同じ内容を複数のシステムに入力している箇所を把握することが重要です。現状の課題を明確にすることで、電子化すべき範囲や優先順位を決めやすくなります。
次に、どの経理伝票を電子化するのか、どの方法で保存するのかを決めます。すでに紙で保管している既存伝票と、今後新しく作成する伝票は分けて考えると整理しやすいです。既存の紙伝票はスキャン保存、新たに発生する伝票は会計システムや経費精算システムで作成するなど、伝票の性質に応じて方法を使い分けましょう。また、紙伝票の内容をデータとして活用したい場合は、OCRの利用もおすすめです。あわせて、その伝票が電子帳簿保存法などの法令対応を求められる書類にあたるかを確認し、必要な保存要件を満たせる方法を選ぶことが大切です。
電子化する伝票と保存方法が決まったら、実際に運用するためのルールを整備します。入力する項目、承認者、差し戻しが発生した場合の対応方法などをあらかじめ決めておくと、現場での混乱を防ぎやすいです。また、電子データの保存先やファイル名の付け方を統一しておくことで、後から必要な伝票を探しやすいでしょう。さらに、担当者ごとに閲覧・編集できる範囲を設定する権限管理や、誰がいつ申請・承認したかを残す履歴管理も重要です。経理部門だけでなく、申請者や承認者も迷わず使えるルールにすることが、定着のポイントです。
最後に、自社の業務に合うシステムを選定します。経理伝票の電子化では、電子帳簿保存法への対応状況、OCR機能の有無、承認フローの設定しやすさ、会計システムとの連携可否などを確認しましょう。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けたソフトウェアを参考にするのも一つの方法です。
ただし、機能が多ければよいわけではありません。既存の業務を大きく変えずに導入できるか、経理部門以外の従業員も使いやすいかを確認することが大切です。無料トライアルやデモを活用し、実際の伝票処理に近い形で試してから選ぶとよいでしょう。
経理伝票を電子化すると、紙の保管や検索、入力作業にかかる負担を減らせます。特に、伝票の枚数が多い企業では、保管スペースの削減だけでなく、過去の伝票確認や会計システムへの入力作業の効率化にもつながります。ここでは、経理伝票を電子化する主なメリットを3つ紹介します。
紙の経理伝票を管理する場合、伝票をファイルに綴じ、年度や取引先ごとに整理して保管する必要があります。伝票の量が増えるほど、キャビネットや保管庫のスペースが必要になり、管理の手間も大きくなります。電子化すれば、PDFや画像データ、システム上のデータとして保管できるため、物理的な保管スペースを減らせるでしょう。また、長期保管による紙の劣化や紛失のリスクを抑えやすくなる点もメリットです。
経理伝票を電子化すると、取引先名、日付、伝票番号、金額などの情報をもとに検索しやすくなります。紙の伝票では、保管ファイルを開いて1枚ずつ確認する必要がありますが、電子データで管理していれば、必要な伝票を短時間で探せます。過去の取引内容を確認したいときや、社内から問い合わせを受けたときにも対応しやすいです。また、監査や税務調査などで伝票の提示を求められた場合も、該当データをすばやく確認できるため、経理部門の負担軽減につながります。
紙の伝票をもとに会計システムへ手入力している場合は、金額や勘定科目、日付などの入力ミスが発生する可能性があります。経理伝票を電子化し、OCRや会計システムとの連携を活用すれば、手入力の作業を減らし、転記ミスの防止につなげられます。また、入力項目や承認ルートをシステム上で設定しておくことで、記入漏れや承認漏れにも気づきやすくなります。不備による差し戻しや修正作業を減らせるため、伝票処理全体の効率化が期待できます。
経理伝票を電子化する際は、業務効率だけでなく、電子帳簿保存法への対応も確認する必要があります。伝票の内容や使い方によって、保存要件の対象になる場合とならない場合があるためです。ここでは、経理伝票を電子化する際に押さえておきたい主な注意点を解説します。
経理伝票が電子帳簿保存法の対象になるかどうかは、その伝票の役割によって異なります。たとえば、売上伝票や仕入伝票などが、帳簿の内容を補う「補助簿」として作成・保存されている場合は、国税関係帳簿の一部として扱われる可能性があります。一方、社内の決裁や整理のためだけに作成している伝票で、税法上の保存義務がある帳簿書類に該当しない場合は、電子帳簿保存法の対象外となることもあります。判断が難しい場合は、自社だけで決めず、税理士などの専門家に確認しましょう。
電子帳簿保存法では、保存方法を大きく3つに分けて考えると整理しやすくなります。紙で受け取った伝票や証憑をスキャンして画像データで保存する場合は「スキャナ保存」にあたります。メールやWebサイトから受け取った請求書、領収書などの取引データは「電子取引」として電子データのまま保存する必要があります。また、会計ソフトなどで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿類をデータで保存する場合は「電子帳簿等保存」に該当します。伝票を電子化する際は、どの区分に当たるかを確認したうえで対応しましょう。
電子帳簿保存法に対応するには、電子データを単に保存するだけでは不十分です。データが改ざんされていないことを確保する「真実性」、必要なときに内容を確認できる「可視性」、日付・金額・取引先などで探せる「検索性」を意識する必要があります。たとえば、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴が残るシステムの利用、一定の検索条件でデータを確認できる仕組みなどが求められる場合があります。自社で要件を一つひとつ管理するのが難しい場合は、JIIMA認証を受けたソフトウェアなど、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶと安心です。
Shachihata Cloudは、経費申請や伝票処理を電子化し、経理業務の効率化を支援するサービスです。申請から承認までのフローをシステム上で管理できるほか、振替伝票機能や会計システムとの連携にも対応しています。紙の伝票作成や回覧、転記作業にかかる手間を減らし、経理部門の工数削減につなげられます。2つの特徴について詳しく紹介します。
Shachihata Cloudの経費申請には、振替伝票機能が搭載されています。経理担当者はシステム上で振替伝票を作成し、回覧・承認を経たうえでCSV出力できます。出力したデータを会計システムに取り込めば、紙の伝票を見ながら手入力する作業を減らせるでしょう。また、仕訳パターンを活用することで入力作業を効率化でき、転記ミスや誤入力のリスク低減にもつながりやすいです。伝票の作成から承認、会計処理までを一連の流れで管理したい企業に適した機能です。
Shachihata Cloudでは、経費申請から承認までの流れを電子化できます。申請書類を紙で印刷して回覧する必要がなく、システム上で申請、確認、承認を進められます。電子捺印に対応しているため、従来の押印文化を残しながら電子化へ移行しやすい点も特徴です。また、コメント機能や履歴管理により、誰がいつ確認・承認したのかを把握しやすくなります。紙の申請書や伝票を使った運用から、無理なく電子化へ切り替えたい企業にとって導入しやすい仕組みです。
経理伝票の電子化は、紙の保管や検索、承認、転記作業にかかる負担を減らし、経理業務全体を効率化する取り組みです。紙伝票をスキャンする方法、OCRで情報を読み取る方法、システム上で伝票を作成する方法など、自社の状況に合った進め方を選びましょう。
Shachihata Cloudなら、経費申請や承認フロー、振替伝票作成、会計システム連携、また、オプションでAI-OCRまで対応でき、紙を前提とした経理業務の見直しに役立ちます。
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