この記事でわかること
稟議は、物品購入や契約、採用、経費支出などを行う際、社内で承認を得るために欠かせない手続きです。しかし、紙の稟議書を使っている場合、作成や回覧、押印、保管に時間がかかるといった課題があります。
稟議システムを導入すれば、申請から承認、決裁、保管までをオンライン上で進められるため、業務の効率化やペーパーレス化につながる点がメリットです。本記事では、稟議システムの基本的な仕組みや主な機能、導入メリット、システムを選ぶ際のポイントを分かりやすく解説します。
稟議システムとは、社内の決裁プロセスを電子化し、申請から承認、決裁、保管までを効率化するシステムのことです。従来、日本企業では紙の稟議書を作成し、関係者へ回覧して承認印を集める方法が一般的でした。しかし、紙の稟議書ではいま誰が確認しているのか、どこまで進んでいるのかが分かりにくく、進捗の把握に手間がかかるという課題が生じやすくなります。
稟議システムを導入すれば、申請内容の入力、承認者への通知、承認・差し戻し、履歴の確認までをオンライン上で完結できます。場所や時間に左右されにくくなり、決裁業務のスピードアップにつながるでしょう。
稟議システムには、申請書の作成から承認、通知、決裁、保管までを効率化する機能が備わっています。紙の稟議書では手作業で行っていた確認や回覧をシステム上で管理できるため、申請者・承認者の双方にとって負担を減らしやすいです。それぞれの機能について解説します。
申請フォームは、稟議書のフォーマットをテンプレートとして登録し、必要な項目を入力するだけで申請できる機能です。購入申請、契約申請、採用申請など、稟議の種類ごとにフォームを用意しておくと、申請者が毎回一から稟議書を作成する必要がありません。何を記載すべきか確認する手間も省けるため、作業時間の短縮につながるでしょう。また、必須項目を設定できるシステムであれば、記入漏れや入力ミスを防ぎやすくなり、差し戻しの削減にも役立ちます。
承認ルートの設定は、申請内容に応じて、誰がどの順番で承認するかをあらかじめ決めておける機能です。たとえば、申請金額が一定額を超える場合は部長や役員の承認を追加する、契約内容によって法務部門を経由する、といった分岐も設定可能です。紙の稟議書では、職務権限規程などを確認しながら承認者を判断する必要があり、回覧先の確認だけでも時間がかかることがあります。システム上で承認ルートを設定しておくと、申請後に自動で適切な承認者へ回付されるため、決裁のスピードアップにつながります。
通知・自動リマインド機能は、申請や承認依頼、コメントの受け取りなどがあった際に、メールやチャットツール、専用アプリなどへ知らせる機能です。紙の稟議では、承認者が稟議書の存在に気づかず、机の上や部署内で止まってしまうことがあります。稟議システムで通知を送ることで、承認者が対応すべき申請を把握しやすくなります。また、一定期間承認されていない稟議に自動でリマインドを送ることにより、対応漏れや承認遅延の防止にもなるでしょう。
検索・管理機能は、過去の稟議データをシステム内に保存し、必要なときに素早く探せる機能です。紙の稟議書では、過去の書類を確認するためにファイルや保管場所を探す手間がかかります。稟議システムを使えば、申請日、申請者、件名、金額、取引先名などの条件で検索できるため、類似の稟議を作成する際にも過去の内容を参考にしやすいです。承認履歴やコメントも記録可能で、監査対応やコンプライアンスの強化にも役立ちます。
電子稟議システムを導入すると、紙の稟議書で発生していた回覧待ちや確認漏れを減らすことができ、決裁業務をスムーズに進めやすくなります。電子稟議システム導入による下記のメリットについて、詳しく解説します。
紙の稟議では、申請書を印刷し、承認者一人ひとりに手渡しで回覧する必要があります。承認者が会議や出張、休暇などで不在の場合、稟議書がそこで止まり、決裁までに時間がかかることもあるでしょう。
稟議システムを導入すれば、申請から承認までをオンライン上で進められるため、承認者は外出先やテレワーク中でも内容を確認可能です。押印や手渡しのために出社する必要も減り、決裁の停滞を防ぎやすくなります。その結果、承認スピードの向上につながります。
稟議システムを使うと、申請した稟議がいま誰の承認待ちなのか、どの段階まで進んでいるのかをリアルタイムで確認できます。紙の稟議書では、書類がどこで止まっているのか分からない場合、申請者が電話やメールで確認しなければなりません。
稟議システムであれば、承認の滞留箇所が一目で分かるため、催促の判断もしやすく、確認作業の負担も軽減できます。
電子稟議システムを導入すると、稟議書を紙で印刷・回覧・保管する必要がなくなり、紙代や印刷代、ファイル代、保管スペースにかかるコストを削減できます。また、サーバー上でデータを管理するため、紙の稟議書を紛失するリスクも抑えられます。コスト削減と文書管理の効率化を同時に進められる点が大きなメリットです。
稟議システムでは、文書ごとに閲覧や承認の権限を設定可能です。たとえば、契約書や人事関連の稟議など、機密性の高い文書を特定の担当者や承認者だけが確認できるように制限できます。また、誰がいつ申請・承認・編集したのかといった履歴もシステム上に残るため、後から経緯を確認しやすいです。承認ルートや操作履歴が明確になれば、不正な変更や承認漏れの防止にもつながります。内部統制を強化し、文書管理の安全性を高めたい企業にも有効です。
稟議システムを選ぶ際は、機能の多さだけで判断するのではなく、自社の承認ルートや既存業務に合うかを確認することが大切です。導入後に使いづらさや運用のズレが生じないよう、下記の選び方のポイントを事前にチェックしてください。
承認ルートは、企業の組織体制や職務権限規程によって異なります。そのため、稟議システムを選ぶ際は、自社の承認フローに柔軟に対応できるかを確認しましょう。たとえば、申請金額や稟議の種類によって承認者を変えられるか、複数部署をまたぐ承認に対応できるか、代理承認や差し戻しの設定ができるかといった点が重要です。承認者を何人まで設定できるか、条件分岐をどこまで細かく作れるかも確認しておくと、導入後の運用ミスを防ぎやすくなります。
稟議システムを導入しても、ほかの業務システムと情報が分断されると、入力や確認の手間が残ってしまうことがあります。業務効率化を進めるには、会計システム、経費精算システム、人事システム、チャットツールなど、社内で使っている既存システムと連携できるかを確認しておくことが大切です。連携ができれば、申請内容や承認結果をほかの業務にも活用しやすくなり、二重入力の削減にもつながります。稟議から支払い、契約管理までを一元的に管理したい場合は、連携機能の有無が重要です。
稟議システムは、導入して終わりではなく、社内に定着させることが重要です。初期設定や承認ルートの設計、既存の稟議書フォーマットの移行などで迷うこともあるため、導入支援が充実しているかを確認しておきましょう。また、運用開始後に操作方法が分からない、承認ルートを変更したい、トラブルが発生したといった場合に、問い合わせ窓口へすぐ相談可能かといった点も大切です。マニュアルやFAQ、メール・電話・チャットでのサポート体制を確認しておくと、安心して運用を始められます。
稟議システムを導入するなら、紙の運用に近い感覚で使えるかどうかも重要なポイントです。Shachihata Cloudは、承認の滞留状況をリアルタイムに可視化できるため、稟議がどこで止まっているのかを把握しやすくなります。また、「印影（ハンコ）」の見た目を残したまま電子化できるため、紙への押印文化が残る企業や自治体でもスムーズに活用しやすい点が特徴です。無料トライアルも用意されているため、実際の操作感や自社の承認フローに合うかを確認したうえで、導入を判断できます。
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稟議システムは、申請から承認、決裁、保管までをオンライン上で進められる便利な仕組みです。紙の稟議書で起こりやすい承認の停滞や確認漏れを防ぎ、決裁業務の効率化やペーパーレス化、内部統制の強化にもつながります。ただし、導入効果を高めるには、自社の承認ルートや社内規程、既存システムとの連携に合うサービスを選ぶことが大切です。現在の稟議業務の課題を整理し、必要な機能やサポート体制を確認しながら、自社に合った稟議システムの導入を検討しましょう。
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