プロジェクト管理とは何をするの？管理手法や流れツールまで解説

プロジェクト管理とは、プロジェクトを円滑に進めるために不可欠なスキルです。人材、予算、情報、そして時間などのリソースを適切に管理し、プロジェクトが計画通りに遂行されるようコントロールする役割を担います。ビジネスシーンにおいて、プロジェクトの成功には効果的な管理が欠かせません。この記事では、プロジェクト管理の基礎からその手法、さらに活用できるツールについて解説します。これからプロジェクト管理に取り組む方はもちろん、既に経験のある方にもお役に立つものと思います。

プロジェクト管理とは何をするもの？

プロジェクト管理とは、人・物・お金・情報・時間を適切にコントロールし、プロジェクトを計画通り遂行することです。具体的には、プロジェクトの目的を明確にし、その達成に向けて必要なリソースを効果的に配分し、進捗を管理します。プロジェクトを成功させるためには、タスクの優先順位を決め、チーム全体のスキルを最大限に活かすことが重要です。また、リスク管理も大切な要素であり、計画の変更やトラブルに対応できる柔軟性が求められます。

プロジェクト管理の重要性

プロジェクト管理を行うことによってリソースを最適に配分し、時間やコストの無駄を削減することができます。また、計画通りの進行を維持することで、突発的な問題やリスクにも柔軟に対応できるのが大きなメリットです。プロジェクト管理の徹底により、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの成功率を高めることができます。

プロジェクトマネジメントとの違い

プロジェクト管理がプロジェクトを計画通りに進めるための具体的な管理業務を指す一方でプロジェクトマネジメントは、それらを統括する全体的なプロセスや手法を指します。

プロジェクト管理の主要管理項目

プロジェクトを円滑に進行させるためには、複数の管理項目を適切に把握し、管理することが重要です。以下、プロジェクト管理における主要な項目について詳しく説明します。

スコープ管理

スコープ管理とは、プロジェクトの目標や成果物の範囲を定義し、その範囲を管理することです。スコープが適切に設定されていないと、プロジェクトの進行中に追加の作業や不要なタスクが発生し、結果的にリソースの浪費やスケジュールの遅延が生じるリスクがあります。スコープを明確にすることで、プロジェクトの範囲をコントロールし、不要な作業を防ぎます。

スケジュール管理

スケジュール管理では、プロジェクトの進行を計画通りに進めるために、タスクやリソースを適切に割り振ります。最適なスケジュール管理の方法は？を参考に、計画の遅れが生じると、後続の作業にも影響を与え、プロジェクト全体が遅延するリスクがあります。スケジュール管理を徹底することで、計画通りの進行を保つことができます。

要員管理

要員管理とは、プロジェクトに関与する人材の選定や配置、業務負担のバランスを管理することです。適切な要員が揃わなかったり、チーム内のコミュニケーションが不十分であったりすると、作業効率の低下や目標未達に繋がるリスクがあります。スキルや役割を明確にし、チームメンバーの適材適所を実現することが重要です。

品質管理

品質管理は、プロジェクトの成果物が求められる基準を満たしているかを確認し、その品質を保つことです。品質が保証されないと、納品物がクライアントの要求を満たさないだけでなく、修正作業や手戻りの原因となり、コストや時間が無駄にかかるリスクがあります。品質基準を明確にし、各工程でのチェックを徹底することが重要です。

リスク管理

リスク管理とは、プロジェクトの進行中に発生する可能性のあるリスクを特定し、その影響を最小限に抑えるための対策を講じることです。リスクを予測していないと、突発的な問題によりプロジェクト全体が停滞する恐れがあります。事前にリスクを洗い出し、対応策を準備することで、トラブル発生時にも迅速に対応できます。

その他項目

• コスト管理：プロジェクトの予算を適切に配分し、コストオーバーを防ぐ。
• コミュニケーション管理：プロジェクトメンバー間の情報共有や報告を円滑に行う。
• 調達管理：外部からのリソースやサービスの調達を管理し、適切な供給を確保する。
• ステークホルダー管理：利害関係者との関係を適切に調整し、期待を満たす。

プロジェクト管理の手法6選

プロジェクト管理には、さまざまな手法があります。それぞれの手法は、プロジェクトの特性や状況に応じて活用できるため、効果的なプロジェクト管理を行うためには、それぞれの特徴を理解することが重要です。以下、代表的な6つの手法について解説します。

知っておきたい！PMBOKとは

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクト管理のベストプラクティスを体系的にまとめたガイドです。プロジェクトマネジメント協会（PMI）によって提供されており、世界中で広く使用されています。PMBOKを学ぶことで、プロジェクトを成功させるための標準的な知識やスキルを習得でき、より効率的な管理が可能になります。また、PMBOKを活用することにより、チーム内で共通のフレームワークを持つことができ、意思疎通がスムーズに行われるというメリットもあります。

①WBS

WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトを細かい作業単位に分解し、タスクを可視化する管理方法です。メリットはタスクを小分けにすることで、進捗管理が容易になります。その一方、細分化しすぎると全体像が見えにくくなり、過剰な管理が必要になる可能性があるというデメリットがあります。

②ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを視覚的に示すツールです。横軸に時間を取り、縦軸にタスクを配置することで、タスクの開始日や終了日、進捗状況を一目で確認できます。ガントチャートを利用することで、プロジェクトの進行状況を把握しやすくなり、遅延が発生した場合でも早期に対応可能です。しかし、大規模なプロジェクトでは管理が複雑になることがあります。

③アジャイル

アジャイルは、迅速な対応を重視したプロジェクト管理手法です。小さなサイクルで開発や作業を進め、フィードバックを得ながら柔軟にプロジェクトを進行させることが特徴です。主にソフトウェア開発に用いられますが、他の分野でも応用可能です。アジャイルを導入することで、変更への迅速な対応が可能になり、プロジェクトの進行中でも計画の変更がしやすくなるという利点があります。

〈h3〉④EVM

EVM（Earned Value Management）は、コスト管理やスケジュール管理に重点を置いた手法です。プロジェクトの進捗を評価する際に、実際の進捗と計画された進捗、そしてコストを数値で比較し、パフォーマンスを評価します。これにより、コストやスケジュールのズレを早期に把握し、適切な対策を講じることができます。EVMは特に、大規模で複雑なプロジェクトに向いています。

⑤ウォーターフォール

ウォーターフォールは、プロジェクトを段階的に進行させる手法です。各フェーズを順番に完了させてから次に進むため、計画が明確で、変更が少ないプロジェクトに適しています。主に製造業や建設業で用いられ、要件が安定しているプロジェクトに最適です。しかし、途中での変更が難しいため、計画段階での詳細な検討が求められます。

⑥カンバン

カンバンは、作業の流れを可視化し、タスクの進行状況を「見える化」する手法です。タスクをボードに配置し、進捗に応じて移動させることで、現在どの作業が進行中かを把握できます。タスクの進行状況を視覚的に把握できるため、チーム全体の作業状況を共有しやすくなります。また、タスクの優先順位を明確にし、迅速な意思決定が可能というメリットがある一方、タスクが増えすぎるとボードが複雑化し、管理が難しくなることがあります。また、全体的なスケジュール管理が弱いため、大規模なプロジェクトには不向きなのがデメリットです。

プロジェクト管理の流れ

プロジェクト管理は、いくつかのステップに分かれており、それぞれの段階で適切な行動を取ることがプロジェクトの成功に繋がります。以下、プロジェクト管理の基本的な手順を解説します。

ステップ①目標設定

プロジェクト管理の第一歩は、明確な目標を設定することです。プロジェクトの目的や達成すべき成果物を定め、プロジェクト全体の方向性をチームに共有します。この段階での目標設定が曖昧だと、後々の作業が迷走しやすくなるため、具体的かつ測定可能な目標を設定することが重要です。さらに、目標がチーム全員にとって理解しやすい形で提示されることがポイントです。

ステップ②タスク整理

次に行うのが、プロジェクト全体を細分化し、個々のタスクを整理する作業です。プロジェクト全体を一度に進めるのは困難なため、具体的な作業に分解し、誰がどのタスクを担当するのかを明確にします。ここで重要なのは、タスクの優先順位を設定し、効率的にプロジェクトを進行できるようにすることです。また、チームのスキルや役割に応じたタスクの割り振りも大切です。

ステップ③計画書作成

タスクの整理が終わったら、プロジェクトの進行計画書を作成します。計画書には、スケジュール、リソース配分、予算などが含まれ、プロジェクトの全体像を可視化します。計画書がしっかりしていると、チーム内での情報共有がスムーズに行われ、進行に遅れや問題が発生しにくくなります。このステップでは、リスク管理の要素も取り入れることで、突発的な問題への対策を立てることが重要です。

ステップ④進捗確認・修正

プロジェクトが進行する中で、進捗確認を定期的に行い、必要に応じて計画の修正を行います。進捗確認では、プロジェクトがスケジュール通りに進んでいるかをチェックし、問題があれば早期に対処することが求められます。また、リソースの再配分やスケジュールの調整を行うことで、プロジェクトの最終目標達成に向けた軌道修正が可能になります。

プロジェクト管理に使えるツール

プロジェクト管理には、進捗状況を可視化し、リソースの配分を効率化するためのツールが数多くあります。ここでは、代表的なツールとその活用方法について解説します。

Excel

Excelは、手軽に使えるプロジェクト管理ツールとして広く活用されています。タスクの一覧やスケジュールの作成、進捗状況の管理に役立つテンプレートを利用することで、視覚的にプロジェクトを管理できます。関数や条件付き書式を使えば、進捗の自動更新や期日のアラートを設定することも可能です。また、他のツールに比べてカスタマイズ性が高く、プロジェクトの規模に応じた柔軟な管理が行える点が魅力です。ただし、プロジェクトが大規模になると管理が煩雑になりやすいことが課題です。

プロジェクト管理専門ツール

プロジェクト管理専用ツールは、より効率的にプロジェクトを進行させるための機能を多く備えています。プロジェクト管理に役立つツールとしては、たとえばGoogleの「Google Workspace」やMicrosoftの「Microsoft 365」などが代表的です。この他にも、タスク管理、進捗状況の可視化、チームメンバーとのリアルタイムなコミュニケーション機能、そして予算管理やリソース管理といった機能がを備えたツールを使うことで、スケジュールの遅延やリソースの無駄を防ぎ、プロジェクト全体を効率的にコントロールできます。また、クラウドベースのツールを活用することで、チームメンバーがどこにいてもリアルタイムで情報を共有できるため、リモートワークにも対応できるようになります。

プロジェクト管理ツールを使うメリットとは

プロジェクト管理ツールを活用することで、タスクの進捗やリソース配分を一目で把握でき、効率的にプロジェクトを進行させることが可能になります。また、リアルタイムでの情報共有やコミュニケーションがスムーズに行えるため、リモートワーク環境にも対応しやすくなります。専門ツールの中には無料のものもあり、小規模プロジェクトや予算が限られたケースでも手軽に導入可能です。一方、有料ツールは月額数千円から利用でき、機能面でも優れたものが多いため、大規模なプロジェクト管理などにも適しているでしょう。

まとめ

プロジェクト管理は、計画から進捗確認までを適切に行うことで、プロジェクトの成功率を高める重要なスキルです。Excelや専門ツールを活用することで、効率的に管理ができ、チーム全体の生産性向上にも繋がります。プロジェクトの規模や予算に応じて最適なツールを選びましょう。

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