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Shachihata DXコラム
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企業においてDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される中、紙で取り扱っていた書類の電子化移行が加速しています。会計帳簿や伝票など、帳票もその対象の一つです。帳票の作成・申請・承認・管理といった一連のフローを電子化・簡略化する「帳票DX」を進めることで、業務の生産性は大きく向上することでしょう。
本記事では帳票を電子化する方法や、電子化できるツールの導入事例をご紹介いたします。
「帳票DX」というと、単純に「紙の帳票のデジタル化」と思われるかもしれませんが、DXとデジタル化は異なります。まずはDXの意味や目的を、事例を交えて解説いたします。
DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで、商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競合優位性を確立することをいいます。「DX」は組織やビジネスモデルを再構築するための改革で、「デジタル化」はそれを実現するための業務改善プロセスです。DXにおいては、企業が厳しい市場環境でも勝ち抜いていけるような、ビジネスモデル・組織・風土を変革することが求められます。
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DX（デジタルトランスフォーメーション）の事例紹介！国内外の分かりやすい具体例
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DX化とIT化の違いとは？DX化を推進するメリットやおすすめツール紹介
本記事では、DX化（デジタルトランスフォーメーション化）とIT化の違いを解説します。両者ともITシステムを活用するという意味では似た言葉ですが、両者は明確に異なります。DX化推進のメリットや役立つツールと合わせて確認しましょう。
DX推進の具体例として、電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入し成功した企業の事例をご紹介いたします。
富士通エフサス様では、紙書類と印鑑による社内決裁・押印手続きが主流となっており、テレワークの大きな阻害要因となっていました。
そこで、ネットワーク上で決裁書類の申請、押印、回覧までスムーズに行えて、かつセキュリティ対策も充実しているShachihata Cloudを導入。効果や課題の意見交換を実施し、ツールを利用しながら社内の運用ルールを整備していきました。
その結果、今では移動中などのちょっとしたタイミングで承認作業ができるようになり、テレワークの実現はもちろん、各担当者が顧客との商談・交渉を進めるスピードも向上ました。
名古屋商工会議所様は、地域の企業のデジタル化を推進していく立場であり、まずは内部のデジタル化を進めていきたいというご意向でした。また、紙の使用量増加によるコスト高騰を課題に感じていたといいます。
そこでShachihata Cloudを導入し、リモート承認に切り替え、紙・押印を削減しました。運用方法や利点を職員に伝えながら、電子決裁保存規程を新規で整備しました。
結果として変則的な状況の中でも、自宅で書類への押印・決裁が可能に。また、過去の決裁データの検索も容易になりました。
名古屋商工会議所様のDX推進について詳しく知りたい方はこちら
事例でご紹介した通り、ITツールを活用したDX推進には多くのメリットがあります。ただし、帳票管理におけるDXにはいくつかの課題があります。
現在日本の多くの企業で用いられている基幹システムは、複雑化・ブラックボックス化しています。DX推進に不可欠とされるデータ活用ができない、時代遅れのレガシーシステムに依存している状況です。
しかし、このレガシーシステムを支えているIT人材は、2025年までに定年退職を迎えます。担い手のいなくなる前にシステムを刷新しなければ、事業機会を失い、国際競争の敗者となる結末が迫っているのです。この課題を克服できなかった場合、2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性が試算されています。この問題は「2025年の崖」と呼ばれます。
参考：https://www.meti.go.jp/press/2021/08/20210831005/20210831005.html
また、データ管理が属人化していると、管理者の異動や退職等があった際に現状を正しく把握できなくなり、ビジネスのスピード感が落ちる可能性があります。セキュリティ事故や災害、システムトラブル、データ滅失などのリスクは増大し、システムの保守・管理の工数・費用も肥大化していきます。
さらに、新型コロナウイルス感染症の流行で在宅勤務が推奨されたことを機に、ペーパーレス化への対応が全国的に急がれるようになりました。DX推進は単なるデジタル化ではないとお伝えしましたが、まずはペーパーレス化がDX推進の第一歩となります。紙書類の取り扱いが残っている企業はスピード感のある意思決定がますます難しくなるため、帳票管理においても例外ではなく、電子化への移行を進めていかなければなりません。
帳票を電子化することで、次のようなメリットが生まれます。
帳票を電子化することで、帳票の作成・申請・回覧・承認といった各プロセスがすべてネットワーク上で行えるようになります。効率的に業務を推進でき、労働生産性が向上します。
紙の帳票には、用紙代・インク代、プリンターの保守費用のほか、印刷した帳票を保存しておく場所も必要になります。電子化ができればこれらのコスト削減に繋がるメリットも大きいといえます。
紙の帳票を会社のデスクの上に置いたままにしたり、鍵のかからないキャビネット等に保存したりしていませんか？実は電子化された帳票よりも、紙の帳票のほうが、紛失・盗難リスクに晒されています。
電子化をすれば、その帳票に対するアクセス制限をかけたり、回覧ルートを可視化できたりするため、セキュリティ対策が強化されます。
帳票の電子化には様々なメリットがあることをお伝えしましたが、帳票DXを推進するためには、どのような方法があるのでしょうか。
比較的簡単なのは、Excel（エクセル）で電子帳票を作成する方法です。Excelで帳票を作成し、メールの添付ファイルや社内の共有サーバー等で共有します。
ただし、Excelによる帳票は属人的な管理になりがちなため、注意が必要です。Excelによる帳票の詳しい作成手順はこちらの記事をご参照ください。
▼Excel（エクセル）で帳票を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら
Excel（エクセル）で帳票を作成する方法とは？コツや手順、テンプレート化を解説
本記事では、Excelで帳票を作成する方法とコツをご紹介いたします。帳票は作成後の保守・運用・管理、そして共有までスムーズに行う必要があります。よく使うフォーマットはテンプレート化してマクロで自動化するなど、帳票管理がスムーズに行える状態を目指しましょう。
おすすめなのは、電子帳票が作成できる有料のツールを利用する方法です。中でもシヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」であれば、オプションで「ササッと明細」という機能が備わっており、こちらを活用することで電子帳票の作成〜管理をスムーズに行えます。
最後に、Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）の帳票作成に関する機能をご紹介いたします。
Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）では、帳票テンプレートを作成したら、帳票に入れ込むデータをCSVで取り込み、帳票を一括で作成することができます。電子印鑑による捺印も簡単で、日々の業務効率が大きく向上します。
作成した電子帳票は回覧ルートにのせ、社内承認を取る流れも、すべてオンライン上で行うことができます。今まで紙で回覧・押印していたフローは変えずに、そのまま電子移行できることがポイントです。
また、作成した帳票データをCSVで出力し、自社のシステム等で加工・管理することもできます。他のシステムへの連携が必要な場合に便利な機能です。
自社に合った形で機能を選択し、現在の決裁フローは変更せずそのまま電子化可能なShachihata Cloud（シヤチハタクラウド）。帳票DXを進める第一歩を、まずはここから始めてみませんか？30日間の無料トライアルも実施中ですので、帳票電子化にお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。
帳票作成や社内回覧・承認の電子化ならShachihata Cloud
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