印鑑のもつ役割
日々の業務をこなす中で、毎日多くの書類に触れ、印鑑を使用する機会があるでしょう。
その中で、印鑑も様々な種類を使用していると思いますが、共通している役割は、本人
が押印したことを証明することと、押印した書類が改ざんされていないことを証明す
ること、の2つです。
実印と認印の違い
重要な契約書には、「確かに本人が作成したもの」という証明が必要です。
そこで使われるのが「実印」です。個人における実印は、各市町村区の役所
に印鑑登録された印鑑のことを言います。また、「実印」という名前で売ら
れている印鑑がありますが、これは実印として利用できるという意味で、正
式には役所に登録しないと実印としては認められません。
認印とは、印鑑登録がされていない、個人の名前が記された印鑑のことをいい
ます。「実印」や、銀行に届出をする「銀行印」に比較すると、認印は日常的に
利用する頻度が高い印鑑ですが、契約書の中には認印では作成できない書面があ
るので注意が必要です。重要度の極めて高い契約書や、大きな金額の動く契約書
については、実印でなければ締結できません。
会社で使用する印鑑の主な種類
押印する書類の重要度や種類によって、押印する印鑑も変わります。会社で使
用する印鑑の種類やそれぞれの持つ役割について改めて確認しておきましょう。
代表者印
会社の実印としての役割があり、会社で使用する印鑑の中で最も大きな効力を持ちま
す。会社設立の際は法人登記を行いますが、その時に代表者印の届出義務がある
ため、必ず作成しなければなりません。代表者が会社を代表して重要な契約を締
結する時に使用されます。
会社印、角印
会社における認印としての役割を持ちます。代表者印ほどの効力はないものの、会社
が発行した正式な書類であることを明確にし、信頼性を高めるという効力を持っ
ているといえます。会社の印鑑証明書の添付が必要でない程度の契約書を作成す
る時に使用されます。
銀行印
銀行や金融機関に届出を行った印鑑のことで、会社におい
ての資金管理の役割を担っています。「会社の意思で資金移
動することを認める」という効力があるため、資金流用など
悪用されないように厳重な保管が必要となります。
役職印
銀行や金融機関に届出を行った印鑑のことで、会社にお
いての資金管理の役割を担っています。「会社の意思で資金移
動することを認め部長・課長など、役職ごとの認印として用い
られる印鑑です。会社名+役職名が刻印されており、役職者の
意思表示としての効力を持ちます。役職者は各部署の責任者と
しての権限を持つため、押印の効力は会社全体へと及ぶといえます。
個人印
社員個人が社内で使用する印鑑のことです。認印とし
ての役割が主となり、朱肉を使う印鑑の他にシヤチハタ
などが使用されます。個人印はほとんどの場合大量生産の印
鑑であることと、同姓であれば印面も同じになってしまうた
め、実印のような効力は期待できません。
従来のハンコと電子印鑑のメリット・デメリット
日々の業務をこなす中で、毎日多くの書類に触れ、印鑑を使用する機会があるでしょう。その中で、印鑑も様々な種類を使用していると思いますが、共通している役割は、本人が押印したことを証明することと、押印した書類が改ざんされていないことを証明すること、の2つです。
従来のハンコのメリットのひとつが、入手しやすく価格も安い、という点
です。デメリットとしては悪用されてしまう不安や、紛失や盗難防止対策が難しい、
といった点が挙げられます。企業にとって、重要なハンコの紛失はかなりの痛
手となります。
一方、電子印鑑のメリットは、セキュリティが担保されているものであ
れば複製や盗難の心配がないことが挙げられます。また
、メールなどで送られてきた書類をプリントアウトして押印、スキャンを
して返送といった手間も省けます。デメリットとしては、導入コストがかか
ることが挙げられます。しかし、作業の効率化やペーパーレス化を長い目で見
れば、結果として導入コストを上回る企業利益を生む可能性があります。
電子印鑑の種類
電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑のことを指します。作り方によって、大きく2つに分類することができます。
印影を画像化した電子印鑑
従来の印鑑の印影をスキャンして画像化したり、無料のアプリなどを利用したりして作る電子印鑑です。無料で簡単に作ることができるというメリットがありますが、複製が容易で無断使用されてしまう可能性が高いのがデメリットです。複製が容易であるため、印鑑のもつ「本人性の証明」の役割を果たせているとは言い難いため、重要な書類への押印に使用することはおすすめできません。
タイムスタンプ情報を付与した電子印鑑
電子印鑑の専用サービスを使って、印影データにいつどこで誰が押印したのか、などの識別情報を付与した電子印鑑です。専用サービスは有料であることが多く、コストがかかってしまうのはデメリットですが、印影を画像化した電子印鑑では担保しきれなかったセキュリティが担保できることは大きなメリットです。従来の印鑑でいう実印的な使い方もできるので、ビジネス上の重要書類への押印にも使用することができます。
電子印鑑の法的効力
印鑑の役割は、「本人性の証明」と「書類の非改ざん性の証明」です。では押す印鑑によって法的効力に差があるかというと、いずれの印鑑であっても契約自体の法的効力に違いはないのです。しかし、印鑑が持つ役割を考えると、押印がない書類よりもある書類の方が信頼度は高いといえます。
普通の印鑑は、民事訴訟法第228条4項によって、その書類を本人が作成したと推定する要素として押印が有効であると認めています。
「私文書は、本人［中略］の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」
一方、電子印鑑や電子契約の法的効力については、普通の印鑑と同様のことが、2001年に施行された電子署名法の第3条に記載されており、これによって電子署名にも普通の印鑑と同じく法的効力があると考えることができます。
「本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」
ここで注意したいのが、この電子署名というのが単に印影データのみの電子印
鑑の押印ではない、という点です。ここでいう電子署名は、国の認定
を受けた第三者機関である認証事業者が発行する電子証明書によって本人
性が証明されているものを指します。
電子印鑑を導入する際の注意点
電子印鑑の導入にあたっては特に気を付けなくてはならな
いのが「取引先が電子印鑑に対応しているか」、「セキュリティが
担保されているか」の2点です。
電子印鑑を社外との取引で使用したい場合は、その取引先が電子印
鑑の使用を認めているかを事前に確認する必要があります。e-
文書法の施行や法人税の電子申告の義務化などで、電子化を進め
ている企業は増加していますが、未だに電子印鑑の使用自体を認めて
いない企業もあります。まずは電子文書でのやり取りそのものは認めら
れているのかを確認し、認められている場合は取引先の求めるセキュリ
ティレベルなどを確認しましょう。
電子印鑑を使用する際、特に気を配らなければならないのは「セキュリテ
ィ面」ではないでしょうか。フリーソフトや本物の印鑑の印影をスキャンし
て画像化して作成した電子印鑑は複製され悪用されてしまう危険性がありま
す。こういったセキュリティ面をカバーしているのが「印影に識別情報を付
与した電子印鑑」です。複製や改ざんを防ぐため、電子印鑑の印影からシ
リアル番号や使用者情報を確認することができます。セキュリティ担保の方
法は、各サービスによって異なるため、自社の求めるセキュリティレベルを
考えて、それを満たしているサービスを選定しましょう。
社内稟議を紙からデジタルへ
リモートワークが浸透しつつある昨今、あらゆる業務を電子化しよ
うとする動きが加速しています。決裁承認フローもそのうちの一つ。これまで紙で申
請・押印による承認が行われていたプロセスは、ワークフローシステム(電子決裁)
を導入することにより、ネットワーク上で完結させることができます。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムは、業務の流れを見える化し、コンピューターシステムに組み込ん
で自動化したものです。導入のメリットとして「申請から決裁までの時間短縮」と「保存の
コスト削減」があげられます。
フローをネットワーク上で完結することで決裁までの時間を大幅に短縮でき、電子書類化さ
れることで、押印をもらうために社内を回ったりする必要がなくなります。また、自宅での
リモートワークや出張先でも申請・承認ができるため、場所の制約もなくなります。他に
も、申請した書類を誰が確認中なのか、進捗状況が分かることもワークフローシステムならではの魅力です。
さらに、電子書類でのやり取りになるのでペーパーレス化を促進でき
ます。紙書類による印刷費や郵送費、決裁された書類の保管場所のコストを削減
できます。また、過去の決裁書類を閲覧したい場合も、電子書類で管理し
ておけば、検索してすぐに確認できます。
ワークフローシステム導入時の注意点
どのような基準を持ってシステムを選んだら良いのか、ワークフローシステムを導入する際の注意点をご紹介します。。
セキュリティ対策がしっかりしたシステムを選ぶこと
法人利用で最も注意すべき点は、セキュリティ対策機能の充実度です。サイバー攻撃や人為的なミスなどによる情報漏えい、データ改ざん、なりすましなどの悪用が発生しないよう、十分なセキュリティ対策を設けましょう。サービスログイン時に多要素認証を設定できることや、決まった回線のみアクセス可能なIPアドレス制限、タイムスタンプ機能など、必要に応じたセキュリティレベルが目指せる仕組みを選ぶことが大切です。
事前にワークフローを可視化すること
サービスを導入して電子化へ移行するためには、その前に、決裁承認フローが現在どのような状況なのかを可視化することが必要です。誰が・いつ・どこで・どのように申請・承認業務を行なっているのかが分かると、電子化するべき工程と削減できる時間の見立てができるようになります。フロー次第で重視すべきポイントも変わるはずなので、基準を持ってシステム選びができます。
従業員にとって使いやすいシステムを採用すること
新しいシステムを導入したら、従業員に有効活用してもらわなければなりません。その意味でシステムの操作のしやすさは重要です。システムが複雑だと誰にも使ってもらえない事態が起こり得ます。
電子帳簿保存法に対応していること
また、帳簿・決算書・請求書など、国税関係の書類も電子化の対象とする場合には、電子帳簿保存法に対応したツールを利用することは必須といえます。電子帳簿保存法とは国税関連帳簿書類を電子データで保存する方法について定めた法律です。国税関係帳簿書類はこの電子帳簿保存法を満たさなければ、電子保存が認められません。
電子署名とタイムスタンプの違いとは？
契約書の電子化対応に伴い、電子署名やタイムスタンプを業務で扱う機会が増えた方も多いのではないでしょうか。電子署名とタイムスタンプはそれぞれ仕組みも役割も異なります。
電子署名とは
電子署名とは、電子契約書等に付与される署名で、確かにその本人が署名したこと、契約書の内容が改ざんされていないことを証明する技術です。電子署名には認証局（CA）が発行する電子証明書と呼ばれる本人確認データが付与されます。これは紙の契約書でいえば、印鑑証明書に該当する役割を持ちます。
タイムスタンプの仕組みと役割
タイムスタンプは電子文書のためのデジタルのスタンプです。時刻認証局の発行する時刻情報とハッシュ値を掛け合わせ、PDF等の電子データ化された書類が存在していた日時を証明します。
タイムスタンプの主な役割は、電子データの記録時点の「存在証明」と「非改ざん性証明」です。記録時点において、改ざんが行われていない原本性の証明になり、文書の信頼性を高められます。タイムスタンプは第三者である決められた事業者にしか発行できず、改ざんの難易度が非常に高い仕組みです。
タイムスタンプの利用方法
タイムスタンプを付与する方法としては、一般的には次のような流れとなり、タイムスタンプ機能を有する電子決裁・電子契約サービスを利用して付与します。
1. 文書のスキャン
2. 電子決裁などのシステムへアップロード
3. タイムスタンプ付与
電子署名・タイムスタンプを活用する電子契約
書面契約は、押印もしくは署名によって法的効力を持つことになります。一方で電子契約は、電子ファイルに電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持つとされています。
電子署名とは「誰が何を契約したのか」を記録でき、タイムスタンプは「いつ契約したのか」を証明できる技術です。つまり、この2つの技術によって「いつ・誰が・何を契約したのか」を技術的に証明することが可能となります。
また、電子署名が付与された契約書は第三者によって改ざんはされず、たとえ改ざんが検知された場合でも警告が表示されるため、セキュリティ上も非常に安全なシステムといえます。そのため現代では、電子契約も書面契約と同等の法的効力を持つ存在となっているのです。
電子契約サービスを選ぶ際に注目すべきポイント
たくさんの電子契約サービスの中から、自社にあったサービスを選ぶためには何に注目すればよいのか5つのポイントをご紹介します。
用途に合わせたシステムであるか
どのような目的で使用するのかを明確にし、目的に合ったシステムを選びましょう。今回の導入で単に電子契約ができるようにするだけでいいのか、他にも解決したい・解決できる課題がないのか、他部署の意見も取り入れながら、導入の目的を定めていきましょう。無料トライアルやデモアカウントを活用して、導入後の使用シーンをできるだけ詳細にイメージすることも有効です。
費用に見合った効果が見込めるか
電子契約のシステム導入には費用がかかります。どのサービスを導入するかでその費用は大きく異なります。サービスを選ぶ際には、投資する金額に見合った費用対効果が得られるのかを考えましょう。費用を考える際には、イニシャルコスト（導入時の初期費用）と、ランニングコスト（継続してかかる費用）の両方を検討するようにしましょう。
導入にどの程度期間を要するか
安全に導入するための時間を確保することは大切ですが、必要以上に時間をかけることは望ましくありません。年度の変わり目から契約書を一律で電子化したい、この企業との取引を開始するまでには電子化したいなど、実務的な観点から使用を開始したい時期を決めて、それに間に合うように導入できるのか、確認して導入する電子契約サービスを決めましょう。
汎用性や拡張性があるか
電子契約サービスは、他のシステムと連携させることで、より便利に使用することができます。例えば、Boxなどのクラウンドコンテンツマネジメントシステムなどと連携することができます。連携可能なシステムは電子契約サービスによって違うため、比較の観点としておくと良いでしょう。また、電子契約サービスの中には、自社と取引先の両方がそのサービスのアカウントがないと使えないものもあります。取引先の利便性も考慮することが大切なポイントです。
セキュリティが万全であるか
電子契約サービスでは、会社の重要書類をインターネット環境にアップロードすることになります。これまでは金庫などに物理的に隔離されていたものを、インターネット環境で管理するようになるので、セキュリティは大変重要です。強力な暗号化技術を使っているか、他にどのような企業が使用しているか、などの観点で選定していきましょう。
電子契約の導入にあたり注意すべき法律
電子契約の導入を検討するにあたり、知っておいた方が良い法律について解説します。
民法第522条
電子署名法と電子帳簿保存法について解説する前に、民法について解説します。民法は2020年4月に改正され、第522条に以下の内容が明記されました。
民法第522条
1.契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。） に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2.契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
契約の成立に書面の作成が必須ではないと明文化されたことにより、契約の電子化への動きがさらに加速すると考えられます。
電子署名法
書面がなくても契約は成立しますが、なりすましや改ざんが疑われる場合には、契約が間違いなく契約者本人によって合意されたことを証明する証拠が必要です。電子契約であっても契約の真正性を証明できると規定している法律が電子署名法です。電子署名法第3条には以下のように規定されています。
電子署名法第3条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
契約者本人によって電子署名を付与された電子契約書は真正性を証明できることがわかります。電子契約を導入する際は、電子署名が付与できる電子契約サービスを利用することが重要です。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子化を認める法律です。ただし、国税関係帳簿書類を電子化して保存する場合には、7年間のデータ保存、真実性の確保、関係書類の備付など、満たすべき要件があるため、導入を検討している電子契約サービスが国税関係帳簿書類の電子化に適しているかどうか確認することが重要です。
無料オンラインセミナー
資料ダウンロード
Shachihata DXコラム
コミュニケーション
ワークフロー
文書管理
セキュリティ
シヤチハタ
乗り換え・併用を
よくある質問
お悩み診断
概算シミュレーター
オンライン相談
ヘルプサイト
障害に関しての
導入をお考えの方はこちら
導入をお考えの方はこちら
PDF捺印ライブラリパーソナル
Shachihata Cloud
Shachihata Cloud Channel