この記事でわかること
SaaS型ワークフローシステムは、稟議や経費申請などの申請・承認業務をオンライン化し、処理状況や履歴を一元管理できる仕組みです。自社でサーバーを構築せずに導入できるため、保守負担が抑えられ、テレワークや複数拠点での承認にも対応しやすくなります。一方で、継続費用やカスタマイズ性、障害時の対応など、導入前に確認すべき点もあります。本記事では、SaaS型ワークフローの仕組みや主な機能、メリット・デメリット、費用、選び方を解説します。
SaaS型ワークフローシステムは、申請や承認などの業務をクラウド上で行えるサービスです。自社でサーバーを構築・運用する必要がなく、インターネット環境があれば場所を問わず利用しやすい点が特徴です。導入を検討する際は、仕組みとオンプレミス型との違いを押さえておく必要があります。主なポイントは次のとおりです。
SaaS型ワークフローシステムは、サービス提供事業者が用意したソフトウェアをインターネット経由で利用する提供形態です。利用企業は自社サーバーの構築やソフトウェア更新を基本的に行う必要がなく、契約後に利用を始めやすい点が特徴です。申請フォームや承認ルート、承認状況、操作・承認履歴などの情報をサービス上で一元管理できます。政府情報システムにおいてもクラウドサービスの採用を第一原則とする方針が示されるなど、クラウド活用は広がっています。
参照：デジタル庁「政府情報システムにおけるクラウドサービスの適切な利用に係る基本方針」
SaaS型は、自社でサーバーを構築する必要がなく、導入や保守の負担を抑えやすいですが、月額・年額などの継続料金が発生します。インターネット経由で利用可能で社外からアクセスしやすい反面、提供事業者による機能改修や仕様変更の影響を受ける可能性が考えられるため注意が必要です。
一方、オンプレミス型は、自社要件に合わせて設計・カスタマイズしやすい点が特徴です。しかし、サーバーの構築・更新、セキュリティ対策、障害対応などを自社または委託先で担う必要があります。社外利用にはVPNなどの接続環境を別途整備する場合もあるでしょう。
| 項目 | SaaS型 | オンプレミス型 |
| 初期費用 | サーバー構築が不要で、抑えやすい | サーバーやシステム環境の構築費用がかかりやすい |
| 継続費用 | 月額・年額などの利用料金が継続して発生 | 保守費用や機器の維持・更新費用が発生 |
| 保守 | 更新や保守は主にサービス提供事業者が実施 | 自社または委託先で対応 |
| カスタマイズ | サービスの標準機能や設定範囲が中心 | 自社要件に合わせて対応しやすい |
| 社外利用 | インターネット環境があれば利用しやすい | VPNなどの接続環境が必要になる場合がある |
| 障害対応 | サービス提供事業者による復旧対応を待つ | 自社または保守事業者が対応 |
SaaS型ワークフローシステムには、主に下記2つの機能が備わっています。
いずれも申請・承認業務を効率化するための機能ですが、サービスによって対応範囲が異なるケースが多いため、導入の際には注意が必要です。
申請フォーム機能では、稟議、経費、購買などの用途に合わせて入力項目や申請書を作成することが可能です。承認ルート機能では、金額や所属部署、役職などの条件に応じて承認先を分岐させたり、合議、差し戻し、代理承認などを設定したりできます。紙やメールで個別に管理していた申請手順をシステム上に設定することで、社内ルールに沿った処理を進めやすくなるでしょう。
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通知機能を利用すると、承認依頼や差し戻しを関係者へ知らせることができ、申請者も現在の承認者や処理状況を確認しやすくなります。操作履歴や承認履歴を保存できるサービスでは、誰がいつ処理したかを後から確認でき、監査時の記録確認にも活用可能です。また、閲覧・申請・承認などの権限を利用者ごとに設定することで、必要な文書だけにアクセスできる状態を作れます。会計、人事、グループウェアなどとの外部連携の可否や方式は、サービスによって異なります。
SaaS型ワークフローシステムには、申請・承認業務の効率化や運用負担の軽減などが期待できますが、導入前に把握しておきたい注意点もあります。自社に適したシステムかどうかを判断するためにも、メリットとデメリットの両方を確認しておきましょう。
承認依頼の通知と進捗の可視化により、書類を持ち回る作業や承認者への確認、処理状況の問い合わせを減らしやすくなります。インターネットに接続できる環境であれば、出張先やテレワーク中でも申請・承認を進めやすいこともメリットです。また、自社サーバーの構築や更新、保守にかかる作業負担を抑えられます。対象部署や申請書を限定した小規模導入から始め、運用を確認しながら利用範囲を段階的に広げることも可能です。
通信障害やサービス停止が発生した場合、復旧するまで申請・承認を行えないことがあるでしょう。また、サービスの標準機能に合わせて運用する必要があり、独自性の高い承認ルートや画面設計に対応できない場合があります。利用人数やオプションの追加で継続費用が増えることもあるため、長期的な総コストの試算が欠かせません。さらに、契約先を変更する際は、既存データの出力形式や移行方法によって作業負担が生じることもあります。
SaaS型ワークフローシステムは、自社でサーバーを構築する必要がないため、オンプレミス型と比べて初期費用を抑えやすい傾向があります。たとえば、利用者100名、月額単価300円で試算すると、月額費用は約3万円です。一方、オンプレミス型ではサーバー構築や保守、更新にまとまった費用がかかります。5年間の総額を比較すると、費用面で両者には大きな差があります。
| 項目 | SaaS型 | オンプレミス型 |
| 初期費用 | 0～20万円 | 200～500万円（サーバー・構築） |
| 月額費用 | 約3万円（300円×100名） | 保守費として月5～10万円 |
| 5年間の継続費用 | 約180万円 | 約300～600万円 |
| サーバー更新（5年目安） | 不要 | 100～300万円 |
| 5年総額（概算） | 約180～200万円 | 約600～1,400万円 |
| 見えないコスト | ― | 障害対応・更新の人的工数 |
関連記事：クラウド型ワークフローシステム10選を比較！導入するメリットとは？
SaaS型は、短期間で導入したい企業や、専任のIT担当者が少なくサーバー管理の負担を抑えたい企業に適しています。また、複数拠点や社外から申請・承認を行いたい場合にもおすすめです。一方、独自の承認処理が多い企業や、既存システムとの特殊な連携が必要な企業、データの保管環境を自社で厳格に管理したい企業では、オンプレミス型も比較対象になります。企業規模だけで判断せず、業務要件や管理方針、費用、運用体制を総合的に検討することが大切です。
SaaS型ワークフローシステムは、機能や料金だけでなく、自社の申請・承認業務に無理なく適用できるかを確認して選ぶことが大切です。導入後の使いやすさや運用負担、セキュリティ、契約終了時の対応まで含めて比較すると、ミスマッチを防ぎやすくなります。選定時に確認したい3つのポイントについて解説します。
まず、現在使用している申請書や承認者、承認順序、金額・部署による分岐、差し戻し、代理承認などを洗い出します。そのうえで、定型的な承認ルートだけでなく、例外処理や組織変更が生じた際にも無理なく設定を変更できるか確認しましょう。申請フォーム、電子印鑑、文書管理、検索、操作履歴、スマートフォン対応など、必要な機能に優先順位を付けることも大切です。機能が多すぎたり、自社の運用に合わなかったりすると、使いこなせないまま費用だけがかかることもあります。既存の申請書を引き続き使う場合は、帳票をどこまで再現できるか、移行時にどの程度の作業が必要かも比較しましょう。
料金は、初期費用や基本料金だけでなく、利用人数、最低契約数、オプション、導入支援、データ移行などを含めた総コストで比較します。あわせて、申請者や承認者が迷わず操作できる画面か、管理者以外でも直感的に利用できるかを確認しましょう。会計、人事、グループウェアなど既存システムとの連携方法や追加費用もチェックが必要です。利用人数の増減に応じて料金がどう変わるかも確認しておくと、将来の費用を見通しやすくなります。さらに、問い合わせ方法や対応時間、初期設定の支援、操作研修など、導入後に受けられるサポートの範囲も比較しておくことが大切です。
SaaS型では、通信時・保存時のデータ保護、認証方式、アクセス権限、操作ログ、バックアップなどのセキュリティ対策を確認します。サービス提供事業者に全てを任せられるわけではなく、アカウント管理や権限設定、端末管理、従業員への周知などは利用企業側の対応が必要です。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）は、SaaS利用者が選定・運用時に確認すべき情報を整理し、公開されていない項目は提供事業者に直接確認するよう促しています。 障害時の連絡方法や復旧目標、サポート範囲、データの保存場所なども確認しましょう。契約終了時については、データの出力方法、移行の可否、保存期間、解約条件を事前に把握しておくことが大切です。
参照：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「クラウドサービス（SaaS）のサプライチェーンリスクマネジメント実態調査」
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SaaS型ワークフローシステムを活用すれば、申請・承認をオンライン化し、紙書類の回覧や進捗確認にかかる手間を削減できます。選定時は、承認ルートや必要機能への適合性だけでなく、総コスト、操作性、既存システムとの連携、サポート、セキュリティなどを総合的に比較することが大切です。自社の業務要件や管理方針を整理したうえで、無理なく運用を続けられるSaaS型ワークフローシステムを選び、申請・承認業務の効率化につなげましょう。
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