この記事でわかること
ワークフローアプリは、申請・承認・決裁といった社内手続きを電子化し、業務の流れを効率化するためのツールです。紙の申請書や押印を前提とした運用では、決裁までに時間がかかり、業務の負担になることがあるでしょう。
ワークフローアプリを導入すれば、申請から承認までをオンラインで完結し、進捗も把握しやすくなります。本記事では、ワークフローアプリの概要や導入メリット、選び方、導入時の注意点を解説します。
ワークフローアプリとは、申請・承認・決裁など、社内で発生する一連のワークフローを電子化するアプリです。従来の紙による稟議では、決裁者が不在で書類が止まる、承認漏れが起きる、現在どこまで進んでいるのか分かりにくいといった課題があります。ワークフローアプリを使うことで、申請から承認までをオンラインで進められ、状況も確認しやすくなるでしょう。働き方改革やDX推進を背景に、こうしたアプリの導入を検討する企業も増えています。
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ワークフローアプリを導入するメリットとしては、下記の4点が挙げられます。
申請や承認にかかる手間を減らせるだけでなく、コスト面や内部統制にも効果が期待できる点が特徴です。それぞれのメリットについて、詳しく解説します。
ワークフローアプリでは、申請者が用意されたテンプレートに沿って必要事項を入力するだけで申請を進められるため、書類作成の負担を軽減できます。承認者は外出先やテレワーク中でも内容を確認でき、在席を待つ必要がありません。また、申請内容や条件に応じて承認ルートを自動で振り分けられるため、承認者の不在による停滞を避けやすくなります。申請から決裁までの流れがスムーズになり、意思決定の迅速化につながるでしょう。
申請や承認をアプリ上で完結させれば、紙の申請書を印刷・回覧する必要がなくなり、用紙代やインク代、プリンターの保守費用などを削減可能です。さらに、拠点間で書類を送る際の郵送費や書類を保管するファイル・キャビネットなども不要になり、保管スペースの削減にもつながります。
ワークフローアプリには、誰が、いつ、何を申請・承認したのかという記録を残せます。申請・承認の履歴を確認できるため、不正な申請や承認の抑止に役立つでしょう。また、利用者ごとに閲覧・操作できる範囲を細かく設定すれば、必要な人だけが情報へアクセスできる状態を作りやすくなり、情報漏えいリスクの低減にもつながります。
紙の稟議書を回覧する運用では、現在どの承認者まで決裁が進んでいるのか把握しにくく、書類がどこで止まっているか分からないまま、想定以上に時間がかかることがあります。ワークフローアプリを導入すれば、申請ごとの進捗状況を画面上で可視化でき、停滞している箇所も確認しやすくなります。必要に応じて未承認の担当者へ催促するなど、早めの対応を取りやすくなり、決裁の遅れを防ぎやすいです。
ワークフローアプリは、機能の多さだけで選ぶのではなく、自社の業務や利用者に合っているかを確認することが大切です。導入後に無理なく定着させるには、日常的な使いやすさや既存環境との相性も見極める必要があります。主な確認ポイントは次の4つです。
ワークフローアプリは、多くの従業員が操作するため、簡単で分かりやすいものを選ぶことが大切です。多機能であればよいとは限らず、設定が細かすぎたり操作が複雑だったりすると、かえって利用しにくくなる場合があります。必要な機能が過不足なく備わり、申請者と承認者の双方が迷わず操作できるかを確認しましょう。高機能であることだけでなく、実際の業務で無理なく使い続けられるかという視点で選ぶことがポイントです。
すでに社内で利用しているグループウェアや会計システムなどと連携できるかも確認しておきましょう。既存システムと連携できれば、申請時に必要な情報を反映したり、承認後のデータをほかのシステムで活用したりしやすくなります。一方、連携できない場合は、同じ情報を複数のシステムへ二重に入力しなければならず、かえって作業の手間が増える可能性があります。現在利用しているシステムとの連携可否を事前に確認することが大切です。
自社の承認ルールに合わせて、承認フローを柔軟に設定できるかといった点も重要です。申請内容や金額によって承認者を分岐させる、複数の承認者へ並行して回す、承認者の不在に備えて代理承認を設定するなど、複雑なフローに対応できるかチェックしておきます。組織変更や業務ルールの見直しにも対応できるよう、承認経路や条件を簡単に変更できることもポイントです。自社特有の承認手順を無理なく再現できるか、導入前に確認しておきましょう。
ワークフローアプリには、稟議書や申請書をはじめ、機密性の高い情報が集まるため、セキュリティや管理機能が十分に備わっているかどうかも、確認しておきたいポイントです。具体的には、利用者ごとのアクセス権限設定、操作履歴や承認履歴の記録、本人確認のための認証機能の有無などを確認しましょう。機能の有無だけでなく、権限をどこまで細かく設定できるかなど、自社のセキュリティ方針に合っているかを見ておくと安心です。
ワークフローアプリは、導入するだけで申請・承認業務が効率化するとは限りません。自社の課題や利用目的を整理し、現場で無理なく使える形で導入することが大切です。導入後の定着まで見据えて、準備や検証を進めましょう。特に注意したいポイントは次の3つです。
導入前に、ワークフローアプリを使って何を改善したいのかを明確にします。ワークフローアプリにはさまざまな種類があり、搭載されている機能や得意とする業務も異なります。「紙の申請をなくしたい」「承認待ちの時間を減らしたい」「申請状況を把握したい」など、現在の課題と導入目的を整理することで、自社に必要な機能を判断しやすくなるでしょう。目的が曖昧なまま多機能なアプリを選ぶと、使わない機能が増え、運用が複雑になる可能性もあるため注意が必要です。
最初からすべての申請・承認業務をワークフローアプリへ移行するのではなく、対象業務を絞って段階的に導入する方法がおすすめです。たとえば、利用頻度の高い申請や、紙での処理に時間がかかっている業務から始めれば、操作方法や運用ルールを確認しながら改善できます。一度に多くの業務を変更すると、現場が混乱したり問い合わせが増えたりする可能性があります。まず一部の部署や申請業務から始め、運用上の課題を確認しながら対象範囲を広げるとスムーズです。
無料トライアルなどを活用し、実際に利用する従業員に操作してもらってから導入を判断することも大切です。管理者だけで評価すると、申請者や承認者が感じる使いにくさを見落とす可能性があります。トライアルでは、申請から承認までの操作が分かりやすいか、必要な機能が備わっているか、既存の業務フローに無理なく組み込めるかを確認しましょう。現場から出た意見を整理し、設定や運用方法を調整したうえで本格導入すると定着しやすくなります。
Shachihata Cloud ワークフローは、承認フローと電子印鑑を組み合わせ、紙で行っていた申請・承認業務をクラウド上で電子化できるサービスです。PCだけでなくスマートフォンアプリからも文書の回覧や承認ができるため、外出先でも決裁を進められます。
承認ルートは柔軟に設定でき、進捗状況もリアルタイムで確認可能です。電子印鑑と組み合わせれば、押印を含む業務のペーパーレス化も進められます。15日間の無料トライアルが用意されているため、実際の業務で操作性を確かめてから導入を検討できます。
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ワークフローアプリを検討する際は、「自社で仕組みを作れないか」「無料で使えるサービスはあるか」「導入までにどの程度かかるか」といった疑問を持つ方もいるでしょう。導入方法や費用、準備期間について判断しやすいよう、ワークフローアプリに関する代表的な疑問を整理します。
ExcelのマクロやGoogleフォームなどを利用して、申請・承認の仕組みを自社で構築することも可能です。ただし、条件による承認先の分岐や代理承認など、複雑な承認フローを実現する場合は、自社で設計・開発しなければなりません。導入後も、組織変更やルール変更に合わせた改修や保守が必要です。初期費用だけを見ると自社構築が安くても、開発や運用にかかる人件費を含めると、有料のワークフローアプリを利用したほうがコストを抑えられる場合もあります。
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無料プランや無料トライアルを提供しているワークフローアプリ・システムもあります。ただし、無料プランでは利用できるユーザー数や月間の申請件数、保存できる文書数などに制限が設けられていることが一般的です。小規模な組織や特定の申請業務だけで利用する場合は、無料プランでも運用できる可能性があります。利用範囲や必要な機能を確認したうえで選びましょう。
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クラウド型のワークフローアプリは、申し込み後すぐに利用を開始できるサービスも多く、システムそのものの導入には長い期間を必要としない場合があります。ただし、実際に運用を始めるまでには、申請書のテンプレート作成や承認ルートの設定、権限設定、従業員への周知や操作説明などの準備が必要です。対象となる業務の数や承認ルールの複雑さによって準備期間は変わるため、運用開始日から逆算して余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
ワークフローアプリを導入すれば、紙を使った申請・承認業務を電子化し、決裁にかかる時間や印刷・保管などのコストを削減できます。また、進捗状況や承認履歴を確認できるため、管理の効率化や内部統制の強化にもつながります。導入時は、機能の多さだけで判断せず、自社の業務に合った操作性や連携機能、承認フローの柔軟性を確認することが大切です。導入目的を明確にしたうえでトライアルなども活用し、自社に適したワークフローアプリを選びましょう。
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