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電子請求書とは、紙書類ではなく、メールやインターネット上でやり取りができるように電子文書として発行された請求書のことをいいます。最近では、電子帳簿保存法の改正やテレワークなど働き方の多様化を受け、電子請求書を利用する企業が増加してきました。
そこで本記事では、請求書を電子化するメリットや注意点を解説いたします。併せて、電子請求書の管理システムを選ぶ際のポイントもご紹介いたしますので、電子請求書を導入する前に理解しておきましょう。
それではまず、電子請求書の概要と電子帳簿保存法の対応方法を解説いたします。
電子請求書とは、メールやインターネットなどでやり取りできるように電子文書にした請求書のことをいいます。紙書類でのやり取りが一般的だった請求書は、DX化の推進やテレワークといった働き方に対応するため、電子化が進められています。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、請求書などの国税関係書類を電子的にやり取りした場合、紙書類ではなく電子文書で保存することが義務付けられました。
電子文書保存への対応が間に合わない企業に限り、2023年12月31日までは紙書類での保存が認められています。ただし、税務署からの提出の要請があれば対応できるようにしておく必要があります。
電子請求書を利用するメリットは次の3点です。
以下で順に解説いたします。
電子請求書はオンライン上でやり取りするため、印刷代や郵送代といったコストを削減できます。さらに、請求書の郵送作業に割く時間の削減にも繋がります。
また、既存の管理システムや請求書発行システムを利用し、電子請求書の発行から送付を自動的に行えるようになれば、さらにリソース削減が可能です。
電子請求書は印刷する必要がなく、オンライン上で請求書の作成から上司の決裁、取引先への送付が可能です。出社する必要もなく、場所に縛られないテレワークといった多様な働き方に対応しています。
オンライン上で送付できるため、すぐに取引先に届き、受け取り手は請求内容を確認できます。メールやストレージサービスなどを利用して電子請求書を送付すれば、履歴が残るため安心でしょう。
もし、修正や再発行などが必要になっても、すぐに対応し新しい電子請求書を取引先に送付することが可能です。
電子請求書を発行・管理するシステムを導入する際には、自社の業務内容や規定にあったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、導入する前に確認すべき2つのポイントをご紹介いたします。
電子請求書を管理するシステムは、自社のセキュリティ規定に沿ったものを利用しましょう。
電子文書はデータの複製や改ざんなど、不正が発生するリスクもあります。システムの導入前に、セキュリティ対策を確認しておきましょう。例えば、システムを利用できる社員の設定や、電子請求書にタイムスタンプを付与する機能があれば情報漏洩や改ざんといったリスクを軽減することができます。
電子請求書の管理システムを利用する場合、コストが自社に合っているかも重要なポイントです。
システムを導入すると、初期費用やランニングコストが新たに発生します。また、不要な機能やオプション設定などによりコストが上がっている可能性もあるため、事前に洗い出しを行う必要があります。データのストレージサイズやアカウント数に制限があれば、導入後に費用が発生する可能性もあるため、追加でかかる費用も確認しておきましょう。
最終的には、導入後に削減されるコストと今後の運用コストを比較して、自社に適切なシステムなのかを検討していきます。
電子請求書を導入する際には、システム導入以外にも準備が必要になります。ここでは、注意点を2つご紹介いたします。
請求書は、発行側と受取側の双方が関係する書類です。そのため、電子請求書を導入する際には、事前に取引先へ説明し理解を得る必要があります。
電子帳簿保存法により、電子請求書を受け取った場合は紙書類に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられています。そのため、電子帳簿保存法の対応が難しい取引先は、電子請求書を拒否するかもしれません。
また、取引先によっては請求書の様式が定められている可能性があります。事前に取引先にメリットや利用方法を説明し、電子請求書の対応が可能かを確認しておきましょう。
電子請求書を導入するにあたり、発行や承認の流れといった業務フローの構築、取り扱いに関する社内教育を実施しましょう。
たとえば押印の必要性や、取引先へ請求書を送付するタイミング、電子請求書を保存する方法といった紙書類の請求書と異なる点の対応方法を決めなければいけません。
また、構築した業務フローを社内に周知するとともに、システムを導入する場合は利用方法などの社内教育が必要になります。
電子請求書の導入前に業務フローや管理システムの利用方法などを決定し、社内教育をすることで担当者や取引先の混乱を防ぎ、スムーズに電子請求書を導入できます。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の「ササッと明細」は、電子請求書の発行や社内承認といった手続きに対応しています。
また、Shachihata Cloudの電子決裁は、これまで数日かかっていた決裁フローをたった30分で完了。上司の承認や押印、郵送手続きなどの請求書にかかわる事務作業をオンライン上で完結できるため、担当者の負担軽減や生産性の向上に繋がります。
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