文書管理システムのおすすめ 5 選と選び方【2024 最新】

民間企業や自治体など、さまざまな場面で効率的な文書管理が求められています。この記事では文書管理システムの選び方と、2024年最新版のおすすめのシステムを比較しながらご紹介します。

文書管理システムとは何か

文書管理システム（DMS: Document Management System）とは、紙の書類や電子ファイルなどの文書を一元管理するためのソフトウェアです。これにより、文書の保管、検索、共有が容易になり、業務効率の向上を図ることができます。また、法令遵守や情報セキュリティの強化にも貢献し、企業や自治体にとって不可欠なツールとなっています。

文書管理システムの主要機能

文書管理システムには、業務効率化とセキュリティ強化を支える主要な機能があります。以下、詳しく説明します。

検索

文書管理システムの最も基本的な機能の一つが、文書の検索です。膨大な文書を一元管理するシステムでは、迅速かつ正確に必要な文書を見つけることが重要です。全文検索やメタデータ検索などの機能があり、文書名だけでなく、内容や作成者、日付などの情報からも検索が可能です。これにより、業務の効率化が大幅に向上します。

セキュリティ対策

多くの文書管理システムでは、機密文書を保護するためのセキュリティ対策を充実させています。アクセス制御や暗号化を通じて、特定のユーザーのみが文書にアクセスできるように設定可能です。また、監査ログ機能により、誰がいつ文書にアクセスしたかを追跡することができ、情報漏えいの防止に貢献します。これにより、法的なコンプライアンスにも対応が容易です。

バージョン管理

文書管理システムでは、複数の文書の改訂履歴を追跡するバージョン管理が重要になります。特に、複数のメンバーが共同作業を行う場合、どの時点で誰がどのように文書を変更したかを確認できる機能は必須です。古いバージョンへの復元も容易で、誤った修正や紛失のリスクを減らすことができ、作業の透明性と信頼性が向上します。

ワークフロー管理

ワークフロー管理機能は、文書の作成から承認、最終保存までのプロセスを自動化し、効率化するために利用されます。文書の承認フローをシステム内で可視化し、スムーズな業務進行をサポートします。これにより、手続きの遅れを防ぎ、業務効率が大幅に改善されます。

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入することで、業務効率やコスト削減、法令遵守など、さまざまな面でメリットがあります。

作業効率の向上

文書管理システムを用いることで、膨大な文書の検索や共有を迅速に行えるため、作業効率が飛躍的に向上します。手作業でのファイル管理や紙の書類を探す時間が大幅に削減されるため、日常業務のスピードアップが可能です。また、バージョン管理やワークフロー管理機能により、チーム間のコラボレーションもスムーズに進みます。これにより、業務全体の生産性が向上します。

場所を問わずに書類確認が可能に

クラウド型の文書管理システムを導入することで、オフィスにいない場合でも、インターネットを通じてどこからでも文書にアクセス可能になります。リモートワークや出張時でも必要な文書を確認・編集できるため、業務の柔軟性が高まります。モバイル端末にも対応しているシステムなら、さらに利便性が向上し、迅速な意思決定を行うことができます。

ペーパーレス化による経費削減

文書管理システムは、紙の書類をデジタル化することで、ペーパーレス化を促進します。ペーパーレス化によって、印刷コストや保管スペースの削減が実現し、オフィス運営にかかる経費を大幅にカットできるでしょう。また、紙書類の保管や運搬にかかる手間やリスクも低減でき、長期的に大きなコスト削減が見込めると共に、環境にも優しい取り組みとして評価されることも期待できます。

コンプライアンス強化

文書管理システムは、法的要件に基づいた文書の保存・管理を容易にします。アクセス権限の管理や文書の監査ログ機能により、誰がいつ文書を操作したかを正確に追跡可能です。これにより、内部統制やセキュリティ面での信頼性が向上し、コンプライアンスの強化につながります。また、法改正や規制に迅速に対応できる点でも、企業にとって大きなメリットとなります。

電子帳簿保存法改正への対応

文書管理システムは、2022年の電子帳簿保存法改正に対応するための必須ツールです。電子文書の保存や検索、タイムスタンプの付与がシステム内で簡単に行えるため、法的要件を満たしながら書類管理が可能です。紙書類のデジタル化により、業務効率も向上します。

〈h2〉おすすめ文書管理システム5選

2024年に注目すべきおすすめの文書管理システムを5つご紹介します。各システムの特徴を比較し、最適な選択肢を見つけましょう。

楽々Document Plus（住友電工情報システム）

「楽々Document Plus」は、住友電工情報システムが提供する文書管理システムで、文書の一元管理からアクセス制御、検索、保管までをカバーします。企業の情報資産を効率的に管理し、セキュリティを強化することで、業務効率化とコンプライアンス強化を両立します。クラウド型およびオンプレミス型に対応しており、企業のニーズに合わせた柔軟な運用が可能です。公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/document-plus/）

PROCENTER/C（NECソリューションイノベータ）

「PROCENTER/C」は、NECソリューションイノベータが提供する企業向けの文書管理システムです。文書のライフサイクル管理、セキュリティ対策、ワークフロー機能が強化されており、特に大企業や自治体のような大規模組織での導入に適しています。また、電子文書と紙文書の両方を効率的に一元管理できるため、ペーパーレス化を進める企業にも最適です。強力なアクセス制御と監査機能により、法令遵守や情報漏洩防止にも対応しています。
公式サイト(https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html）

MyQuick（インフォコム）

「MyQuick」は、契約書や発明報告書などの重要文書を扱う企業に最適な文書管理システムです。簡単にファイルを検索・管理できるほか、タイムスタンプ機能により文書の改ざんを防ぎ、法的な証拠能力を確保します。クラウドやオンプレミス型に対応しており、企業のニーズに応じて柔軟に選べます。また、アラート通知機能で作業漏れを防ぐなど、運用の効率化も図れます。公式サイト(https://www.myquick.jp/)

Fleekdrive（株式会社Fleekdrive）

「Fleekdrive」は、社内外のメンバー間で安全に文書を共有・管理できるクラウド型の文書管理システムです。ファイルのバージョン管理やアクセス権限の設定が簡単にでき、プロジェクトチームの共同作業を効率化します。さらに、ワークフロー機能によって、承認手続きをシステム化し、業務のスピードアップが可能です。公式サイト

(https://www.fleekdrive.com/)

IPKNOWLEDGE（富士通株式会社）

富士通が提供する文書管理システム「IPKNOWLEDGE」は、地方自治体向けに設計されたシステムで、文書の作成から保管、検索までを効率的にサポートします。特に、自治体の業務フローに最適化されており、法令遵守や情報セキュリティ対策に強みを持っています。また、ペーパーレス化の促進と業務効率の向上を実現し、必要な文書を迅速に検索・管理できる機能が充実しています。これにより、行政の透明性と効率化を推進します。公式サイト(https://www.fujitsu.com/jp/solutions/industry/public-sector/local-government/solutions/ipknowledge/document/)

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際は、企業や自治体のニーズに合った機能や運用環境を考慮することが重要です。以下に提示する5つのポイントを基に最適なシステムを選びましょう。

導入目的に適した機能はあるか

文書管理システムを選定する際、最も重要なのは導入目的に合った機能があるかどうかです。例えば、契約書の管理を強化したい場合は、バージョン管理や全文検索機能が充実しているシステムを選ぶと良いです。また、承認フローやアクセス制御機能があると、文書の共有や管理がさらに効率化されます。

クラウド型かオンプレミス型か

システムをクラウド型にするか、オンプレミス型にするかは、企業の運用スタイルやセキュリティ要件に左右されます。クラウド型は初期コストが低く、リモートワーク対応にも優れていますが、データを外部サーバーに預けるため、セキュリティ面での懸念がある場合もあります。一方、オンプレミス型は社内でサーバーを管理するため、カスタマイズ性とデータ保護に優れています。

セキュリティ対策機能は十分か

文書には機密情報が含まれることが多く、セキュリティ対策が非常に重要です。特に法的な要件が厳しい業界においては、強固なセキュリティが求められます。導入を検討している文書管理システムに、アクセス制御、暗号化、監査ログなどのセキュリティ機能がしっかり備わっているか、確認する必要があります。閲覧権限を詳細に設定したり、操作履歴を監視したりする機能が充実しているツールを導入すれば、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを軽減することができます。

他システムと連携可能か

文書管理システムが他の業務システムとスムーズに連携できるかどうかも重要な要素です。たとえば、ERPやCRMなど、既存の業務システムとの連携により、データの重複入力を防ぎ、業務効率を高めることが可能です。外部システムとの連携が柔軟にでき、ファイル共有や承認プロセスを自動化できるツールを選ぶことで、業務の効率的な運用が実現します。

サポート対応は迅速か

システム導入後のトラブルや操作に関する問い合わせに迅速に対応してくれるサポート体制は、安定した運用に欠かせません。特に初めて導入する場合は、セットアップや操作説明などが充実しているベンダーを選ぶことが重要です。導入時のサポート体制の他、迅速なトラブル対応やヘルプデスクのサポートが提供されているかチェックして、安心して利用を開始できるようにしましょう。

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文書管理システムは、業務効率化やセキュリティ強化、ペーパーレス化に大きく貢献するツールです。導入する際は、目的に適した機能、クラウド型かオンプレミス型、セキュリティ、他システムとの連携、サポート体制などを総合的に判断することが重要です。今回紹介したシステムを参考に、企業や組織のニーズに合ったものを選びましょう。適切なツールの選択により、業務全体の効率が向上し、より安全な運用が可能になります。

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