覚書は電子契約に変更できる？締結までの流れやメリット・デメリット、注意点も解説

公開日：2025/01/23 更新日：2025/01/31

電子契約覚書

覚書は、契約締結時や契約後の変更事項などを明文化して記録するための文書です。これまで紙で作成されることが一般的でしたが、電子契約の普及により覚書も電子化が進んでいます。電子契約による覚書の締結は、効率化やコスト削減といった多くのメリットをもたらす一方で、注意すべきポイントもあります。本記事では、覚書を電子契約で締結する方法やメリット・デメリットを詳しく解説します。

Index

覚書とは何か

覚書とは、契約締結前後において、双方で取り決めた事項を記録する文書のことを指します。具体的には、打ち合わせで合意した内容を記録したり、契約後に変更や追加が生じた場合に、その内容を明確にするために作成されます。

覚書は契約書の一種であり、同じ役割を持つ文書ですが、性質や使われる場面が異なります。契約書は主に契約内容全体を包括的に記録するのに対し、覚書は契約書の一部内容を補足・変更する場合や、簡易的な取り決めを記録するために使用されることが多いです。また、覚書は契約書と同様の役割を持つため、基本的に当事者双方の合意が必要な文書です。

覚書は電子契約に変更できるのか

従来、覚書は紙で作成されてきましたが、呼び方が異なるだけで、契約書と同等の効力を持つ文書です。したがって、電子契約による締結も可能です。電子契約とは、文書をデジタル化し、オンライン上で署名や送受信を行う契約手法です。覚書も、紙で作成する場合と同じく、双方の合意内容を記録し、電子署名やタイムスタンプを付与することで契約書としての効力を持たせることができます。

特に、郵送や印刷といった工程が不要な点や、クラウド上でデータを保管できる利便性が評価されています。たとえメインの契約書が紙で作成された場合でも、覚書だけ電子契約で取り交わすことも可能です。このように、覚書を電子契約に変更することで、スムーズな業務運営が期待できます。

覚書を電子契約で取り交わす際の流れ

　覚書を電子契約で取り交わす際の一般的な流れは以下の通りです。

覚書の作成と電子化
覚書の内容を双方で確認し合い、最終的な合意内容を基にPDF形式の電子文書を作成します。
電子署名
作成した覚書に対して、電子署名を付与します。電子署名により、当事者がその内容に合意した証拠として法的な効力を持たせることができます。
相手方への通知
電子署名を付与した覚書を、メールやファイル転送サービスなど、オンラインで相手方に送付します。
相手方の確認と電子署名
相手方は覚書の内容を確認し、自身の電子署名を行います。
署名済み覚書の保管
双方の署名が揃った覚書は、電子契約システムやクラウドストレージなどに保管します。紙の文書のように紛失や劣化の心配がなく、安全に保管できます。

この流れにより、従来の紙での手続きに比べて効率的かつスピーディーに覚書を取り交わすことが可能になります。さらに、電子契約では履歴が記録されるため、トラブル時の証拠としても活用できます。

覚書を電子契約で取り交わすメリット

覚書を電子契約で取り交わすことで、業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、代表的なメリットを3つ紹介します。

郵送によるタイムラグがなくなる

紙の覚書をやり取りする場合、印刷や郵送に時間がかかります。特に遠方の取引先とのやり取りでは、郵送のタイムラグが数日単位で発生することも考えられます。

一方、電子契約では、インターネット上で覚書を送付し、即時確認・署名を行うことができるため、印刷や郵送にかかる手間が省け、相手方の署名後、すぐに契約が成立します。

このように、電子契約では郵送の時間を大幅に削減し、業務のスピードアップが可能です。緊急性の高い契約や業務の進行においても、電子契約は大きな利便性を発揮します。

コスト削減になる

電子契約を導入することで、紙の覚書に伴う各種コストを削減できます。具体的には、以下の費用がカットされます。

印刷代
郵送費
印紙代（電子契約の場合、印紙税はかからない）

例えば、覚書を郵送でやり取りする場合、1件あたり数百円～千円程度のコストが発生します。これが年間数十件、数百件となると、コスト負担は大きくなります。

一方、電子契約であれば、印刷や郵送のコストが不要になるだけでなく、印紙代も節約できます。契約書の内容や件数に応じて、電子契約の導入は大幅なコスト削減につながるでしょう。

契約書の確認が簡単になる

電子契約では、クラウド上に覚書を保管することが一般的です。これにより、過去の契約書や覚書を簡単に検索・確認することができます。従来の紙の覚書では、以下のような手間が発生していました。

ファイリングや保管スペースの確保
必要な書類を探すための時間や労力
書類の劣化や紛失のリスク

電子契約では、システム上で契約書の履歴や内容を一元管理できるため、必要な覚書をすぐに検索・確認できます。これにより、業務の効率化やミスの防止にもつながります。

さらに、契約内容の変更や追加が生じた場合でも、新しい覚書を迅速に作成し、相手方と共有することが可能です。

覚書を電子契約で取り交わすデメリット・注意点

覚書を電子契約で取り交わすことには多くのメリットがありますが、一方でデメリットや注意すべきポイントも存在します。これらを把握し、適切に対処することが重要です。

電子契約システムのコストがかかる

　電子契約を導入するには、システムの利用料や導入費用が発生します。特に初期費用や月額料金が必要なサービスもあり、コストが課題となるケースがあります。ただし、電子契約に伴うコストは、紙の契約書にかかる印刷費用や郵送費、印紙代を削減することで相殺できる場合が多いです。システムの導入前に、コストと削減効果を比較・検討することが大切です。

取引先の電子契約対応が必要

電子契約で覚書を取り交わすためには、取引先にも電子契約に対応してもらう必要があります。しかし、相手方が電子契約に対応していない場合、従来通り紙の覚書で対応せざるを得ないこともあります。取引先が電子契約に不慣れな場合や導入に消極的な場合は、導入に向けた説明やサポートが必要です。双方の理解と協力があって初めて、電子契約が実現します。