この記事でわかること
社内の申請や承認業務を紙やメールで行っていると、承認者の不在による遅れや書類の紛失、進捗確認の手間などが発生しやすくなります。このような課題を解決する方法として注目されているのが、デジタルワークフローです。
デジタルワークフローを導入することで、申請から承認、決裁、保管までをオンライン上で進められるため、業務のスピードアップやペーパーレス化につながります。本記事では、デジタルワークフローの基本的な意味や、ワークフローを電子化するメリット、導入時のステップを分かりやすく解説します。
デジタルワークフローとは、これまで手作業や紙で行っていた社内の申請・承認業務をデジタル化し、電子的に処理する仕組みのことです。たとえば、稟議書、経費申請、休暇申請、契約書の承認などをシステム上で申請し、承認者がオンラインで確認・承認できるようにします。
紙のワークフローでは、承認者が外出中や出張中の場合に業務が止まりやすく、申請書がいま誰の手元にあるのか分かりにくいという課題がありますが、デジタルワークフローの活用により、申請内容や承認状況をシステム上で確認でき、業務の停滞を防ぎやすくなります。紙の業務を電子化する取り組みは、デジタル技術で業務を見直すDXの第一歩としても重要です。
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ワークフローのデジタル化・電子化を進めると、申請や承認の手続きをオンライン上で完結できるようになります。
デジタルワークフローの主なメリットは、下記の4点です。
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
デジタルワークフローを導入すると、申請・承認・決裁をオンライン上でいつでも進められます。紙の申請書を印刷して回覧したり、郵送でやり取りしたりする必要がなくなるため、承認者が別拠点にいる場合でも手続きが滞りにくいです。確認依頼もシステム上で送れるため、申請から決裁までの時間短縮が期待できます。意思決定を早めたい企業にとって、大きなメリットです。
紙のワークフローでは、申請書が誰の手元で止まっているのか分かりにくいことがあります。デジタルワークフローを導入すれば、承認状況をシステム上で確認できるため、進捗を把握しやすくなるでしょう。承認が止まっている場合でも、どの承認者の確認待ちなのかをすぐに確認できます。さらに、承認者に通知が届くよう設定することで、対応漏れや決裁の滞りを防ぎやすくなります。
紙ベースで申請・承認業務を行う場合、紙代や印刷代、郵送代、ファイル代、書類の保管スペースなどのコストがかかります。デジタルワークフローであれば、こうした紙に関わる費用を削減可能です。また、過去の申請書を探す手間も減り、管理業務の効率化にもつながります。さらに、定型的な確認や回覧作業をシステム化することで、担当者はより重要度の高い業務に時間を使いやすくなります。人的リソースを有効活用できる点も、広い意味でのコスト削減といえるでしょう。
デジタルワークフローの導入により、ハンコや紙の書類がなくても申請・承認を進められるようになります。承認者が外出中や出張中、テレワーク中であっても、パソコンやスマートフォンなどから内容を確認できるため、承認フローが止まりにくくなる点も特徴です。押印のためだけに出社する必要も減り、働く場所に左右されない業務環境を整えやすくなり、結果としてテレワークや時差出勤など、多様な働き方の実現にもつながります。
デジタルワークフローを導入する際は、いきなりシステムを選ぶのではなく、現在の業務フローや課題を整理することが大切です。どの申請・承認業務に時間がかかっているのか、どこで手戻りが発生しているのかを把握したうえで、電子化する業務の優先順位を決めましょう。そのうえで、自社の目的に合うワークフローシステムを選び、導入後の効果を数値で確認することで、継続的な改善につなげやすくなります。
デジタルワークフローを導入する際の流れについて解説します。
まずは、現在の業務フローを洗い出し、どこに課題があるのかを明らかにします。申請書の作成、上長への提出、関係部署への確認、承認、決裁、保管までの流れを整理し、それぞれの工程で発生している手間や遅れを確認しましょう。
「承認ルートが複雑すぎる」「承認者が多く、決裁に時間がかかる」「紙の書類を探すのに手間がかかる」「差し戻しが多い」などがよくある課題です。現状を把握しないままシステムを導入すると、根本的な課題が残る可能性があるため注意してください。デジタル化の効果を高めるには、まず改善すべき業務を具体的に可視化することが重要です。
業務フローの課題を洗い出したら、どの業務からデジタル化するかを決めます。すべての申請・承認業務を一度にデジタル化しようとすると、現場の負担が大きくなり、運用が定着しにくいです。そのため、まずは出張申請、休暇申請、経費申請、備品購入申請など、使用頻度が高く、効果を実感しやすい業務から始めるとよいでしょう。
優先順位を決める際は、管理部門だけで判断するのではなく、実際に申請や承認を行う現場の声も確認しましょう。電子化によって業務全体にどのような影響が出るかを考えながら、段階的に進めることが大切です。
電子化する業務が決まったら、導入目的に合うワークフローシステムを選定します。承認スピードを上げたいのか、紙の保管を減らしたいのか、内部統制を強化したいのかによって、必要な機能は異なります。申請フォームの作成機能、承認ルートの設定、通知機能、検索機能など、自社の課題解決に必要な機能が備わっているかを確認してください。
また、セキュリティやデータ管理、既存システムとの連携、将来的な拡張性も比較することが大切です。無料トライアルやデモを活用し、実際の操作感や現場で使いやすいかを確認したうえで導入を進めましょう。
ワークフローシステムは、導入して終わりではありません。導入後は、期待していた効果が出ているかを数値で検証することが大切です。たとえば、「申請から承認までの時間が何日短縮されたか」「紙代や印刷代、郵送代をどの程度削減できたか」「差し戻し件数が減ったか」「承認漏れが減ったか」などを確認しましょう。導入前後の数値を比較すれば、デジタル化の効果を社内で共有しやすくなります。また、検証結果を踏まえて、申請フォームや承認ルートを見直したり、他の業務にもデジタルワークフローを広げたりするなど、次の改善につなげることが可能です。
ワークフローシステムを選ぶ際は、機能の多さだけで判断するのではなく、現場で使いやすいか、自社の承認ルートに合うか、費用に見合う効果があるかを確認することが大切です。ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。
ワークフローシステムは、申請者や承認者など多くの従業員が日常的に使用するものです。そのため、操作が複雑だと、導入しても現場に定着しない恐れがあります。画面が分かりやすく、申請・承認・差し戻しなどの操作を迷わず行えるシステムであれば、デジタルツールに慣れていない従業員でも使いやすくなります。候補のシステムを選ぶ際は、管理部門だけで判断せず、実際に利用する現場の担当者にも試してもらうことが大切です。無料トライアルやデモを活用し、自社の業務で無理なく使えるかを確認しましょう。
申請・承認ルートは企業によって異なります。金額、申請内容、部署、役職、取引先などによって、承認者や確認部門が細かく分かれているケースもあるでしょう。そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の承認ルートや運用ルールをシステム上で再現できるかを確認しておくことが重要です。条件に応じた承認ルートの分岐、代理承認、差し戻し、複数人承認などに対応できるかもチェックしましょう。自社のルールに合わないシステムを選ぶと、結局メールや紙での補足対応が残り、電子化の効果が薄れてしまう可能性があるため注意が必要です。
ワークフローシステムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネット経由で利用する形式で、初期費用を抑えやすく、比較的短期間で導入しやすい点がメリットです。一方、オンプレミス型は自社のサーバーなどに構築する形式で、初期費用は高くなりやすいものの、セキュリティ管理やカスタマイズの自由度に強みがあります。導入時の費用だけでなく、月額費用、保守費用、利用人数の増加、機能追加にかかる費用も確認しましょう。長期的な運用を見据えて、自社に合う形式を選ぶことが大切です。
申請・承認業務をデジタル化するなら、紙の感覚を残したまま使えるShachihata Cloud ワークフローがおすすめです。電子印鑑を使ってスマートに承認できるため、これまでの押印業務に慣れている企業でも導入しやすい点が特徴です。承認ルートも柔軟に設定可能で、申請がどこまで進んでいるのかを可視化でき、確認漏れや承認の滞りを防ぎやすくなります。無料トライアルも用意されています。操作感や自社の運用との相性を確認したうえで導入を検討してください。
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デジタルワークフローを導入すれば、紙や手作業で行っていた申請・承認業務のオンライン上での効率化が可能です。意思決定のスピードアップ、承認状況の可視化、コスト削減、テレワーク対応など、多くのメリットが期待できます。ただし、導入効果を高めるために、自社の業務フローや課題を整理し、現場で使いやすいシステムを選ぶことが大切です。まずは電子化する業務の優先順位を決め、無料トライアルなども活用しながら、自社に合った方法でワークフローのデジタル化を進めましょう。
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