この記事でわかること
企業の業務では、請求書や領収書、契約書など、取引の事実を示すさまざまな書類を扱います。このような「証憑」は、日々の会計処理を支えるだけでなく、税務調査や内部統制の面でも欠かせません。また、電子メールやクラウドサービスを通じて受け取る証憑が増えるなか、電子帳簿保存法に沿った保存方法への対応も求められています。
本記事では、証憑の意味や必要な理由、代表的な書類の種類、保存期間・保存方法を整理します。さらに、証憑を電子化する際に押さえておきたいポイントや、関連業務を効率化する考え方も紹介します。
証憑とは、取引が実際に発生したことを客観的に証明する書類やデータのことです。「証憑書類」と呼ばれることもあり、実務上はほぼ同じ意味で使われます。代表例には、請求書、領収書、納品書、契約書などがあります。
これらは売上や仕入れ、経費などを帳簿へ記入する際の根拠となる資料です。また、税務調査では帳簿に記載された取引が実在するかを確認するため、証拠資料として提示を求められる場合があります。
証憑を保存する主な目的は、帳簿に記載した取引の正確性を裏付けることです。税務調査では、売上や仕入れ、経費などが実際に発生したことを証明する資料として確認します。また、申請内容と証憑を照合できる状態にしておくことで、架空請求や不適切な経費精算といった社内不正の抑止にもつながります。
さらに、帳簿や取引関係書類には法人税法などに基づく保存義務があるため、電子取引データについては電子帳簿保存法に沿った保存が必要です。
証憑は、取引の場面によってさまざまな種類があります。売上や仕入れだけでなく、契約、入出金、給与・労務など、企業活動の幅広い場面で発生します。代表的な証憑と主な保存根拠は、次のとおりです。
| 取引場面 | 代表的な証憑 | 主な保存根拠 |
| 売上 | 請求書・納品書（控） | 法人税法（電子取引は電子帳簿保存法） |
| 仕入れ | 請求書・納品書 | 法人税法（電子取引は電子帳簿保存法） |
| 契約 | 契約書・注文書 | 法人税法（電子契約は電子帳簿保存法） |
| 入出金 | 領収書・入出金明細 | 法人税法（電子取引は電子帳簿保存法） |
| 給与・労務 | 給与明細・賃金台帳 | 所得税法・労働基準法 |
| その他 | 各種契約書・納付書 | 各関連法令（電子取引は電子帳簿保存法） |
売上に関する証憑には、見積書、注文請書、納品書の控え、請求書の控え、領収書の控えなどがあります。商品やサービスを販売・提供した事実や、取引条件、請求金額、入金内容などを確認するための資料です。取引先から受け取る書類もありますが、自社が発行する側の書類やその控えが中心となります。
仕入れに関する証憑には、発注書・注文書、納品書、請求書、領収書などがあげられます。何を、いつ、いくらで発注・購入し、代金を支払ったかを確認するための資料です。売上関係の証憑とは反対に、仕入先や外注先などの取引先から受領する書類が中心となり、仕入れや経費を計上する根拠になります。
契約に関する証憑には、契約書、覚書、注文書、注文請書などがあります。取引の当事者や契約期間、金額、提供する商品・サービス、支払条件など、双方が合意した内容を確認するための資料です。基本契約書と個別契約書を組み合わせる取引では、関連する書類を一連の証憑として管理することが大切です。
入出金に関する証憑には、領収書・レシート、銀行の振込明細や入出金明細、預金通帳、手形・小切手の控えなどがあります。これらは、現金や預金がいつ、誰との間で、いくら動いたのかを裏付ける資料です。帳簿上の入出金と照合することで、記帳漏れや金額の誤りがないかを確認する際にも役立ちます。
人事・雇用・給与に関する証憑には、給与明細、賃金台帳、源泉徴収簿、社会保険関係書類、旅費・経費精算書などがあります。従業員へ支給した給与や手当、控除した税金・社会保険料などを確認するための資料です。給与計算や源泉徴収、社会保険手続きの根拠となるため、会計資料とは分けて管理する場合もあります。
そのほかの証憑には、固定資産の売買契約書、借入金に関する金銭消費貸借契約書・返済予定表、税金や社会保険料の納付書などがあります。これらは売上・仕入れ・給与などの分類には収まりにくいものの、資産取得や借入、納税などの事実を裏付ける資料です。内容に応じた法令や社内ルールに沿って保存します。
証憑は、作成・受領後に一定期間保存する必要があります。ただし、必要な保存期間は法人か個人事業主か、書類の種類や税務上の条件などによって変わります。また、紙で受け取った証憑と電子取引で受け取ったデータでは、適切な保存方法が異なるため、保存期間と保存方法をそれぞれ確認しておきましょう。
法人の帳簿書類は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じ、繰越控除を受ける場合などは10年間の保存が必要です。個人事業主の請求書や見積書などは原則5年間ですが、青色申告者の帳簿・決算関係書類は原則7年間です。また、消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等も7年間の保存が必要になる場合があります。
参照：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間
証憑の保存方法は、大きく「紙で保存する方法」と「電子データで保存する方法」に分けられます。紙の証憑は、年度や取引先、書類の種類など一定のルールで分類し、必要なときに確認できる状態でファイリングしておくと管理しやすいです。一方、メール添付の請求書やWebサイトからダウンロードした領収書など、電子取引で授受したデータは、原則として電子データのまま保存します。具体的な保存要件は後述します。
証憑に関する実務では、書類の受領・発行後に内容を確認し、仕訳・記帳を行ったうえで、ファイリング・保存し、必要に応じて検索・照合します。紙中心の運用では、証憑と帳簿を突き合わせる手間に加え、紛失リスクや保管スペースの確保、必要な書類を探しにくいといった負担が生じます。また、稟議書や経費精算書など承認・回覧を伴う証憑では、担当者から上長、経理部門へと書類を回すワークフローも発生します。紙の持ち回りが多いほど処理状況も把握しにくくなるため、これらの一連の業務を見直すことが、後段で説明する電子化による効率化につながるでしょう。
証憑の電子化とは、紙の証憑をスキャンしてデータ化したり、メール添付の請求書など電子取引で受け取ったデータをそのまま管理したりすることです。電子化した証憑は、取引日や取引先、書類の種類などのルールを決めて整理すると検索しやすくなります。主なメリットは、保管スペースの削減、検索性の向上、紛失リスクの低減、経理・承認業務の効率化などです。一方で、システムの導入コストがかかるほか、社内ワークフローの見直しが必要になる場合があります。電子帳簿保存法の対象となる証憑は、法令上の保存要件を踏まえた運用が必要です。
電子帳簿保存法の制度は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分かれます。なかでも、メール添付の請求書やWebからダウンロードした領収書など、電子取引で授受した取引情報は、原則として電子データのままで保存しなければなりません。スキャナ保存や電子取引データ保存では、対象に応じてタイムスタンプの付与や訂正・削除履歴を確認できる仕組みなどによる真実性の確保に加え、ディスプレイで確認できる見読性や検索機能など、可視性の確保が求められます。要件を満たさない保存では適切な法対応と認められないおそれがあるため、要件に対応したシステムを利用する方法が現実的です。
証憑と関連業務を電子化する際は、Shachihata Cloudがおすすめです。紙の印鑑に近い見た目の電子印鑑を使え、従来の書類や承認フローを大きく変えずに捺印・申請・回覧・承認をクラウド化しやすい点が特徴です。文書管理機能を利用すれば、電子帳簿保存法の要件に沿った証憑の保存・検索にも対応できます。無料トライアルも用意されており、料金は1ユーザー月額120円（税抜）から利用可能です。
証憑は、取引の事実を客観的に証明し、帳簿の記載や税務調査、内部統制を支える重要な書類・データです。種類によって保存期間や根拠となる法令が異なるため、自社で扱う証憑を整理し、適切な方法で保存することが大切です。紙の証憑や承認業務を電子化すれば、保管スペースの削減や検索性の向上、業務効率化にもつながります。電子帳簿保存法の要件も踏まえながら、Shachihata Cloudなどのシステムを活用し、経理・承認業務を効率化しましょう。
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