この記事でわかること
企業の業務では、契約の締結や備品購入、採用など、組織として判断が必要な場面が数多くあります。その際に重要な役割を果たすのが「起案」です。しかし、「稟議」「承認」「決裁」との違いが分かりにくく、実務でどのように使い分ければよいか悩む担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、起案の基本的な意味から、稟議や決裁との違い、起案書の役割や書き方のポイントまでを分かりやすく解説します。総務・経理担当者や現場リーダーの方が、社内手続きを円滑に進めるための参考としてぜひご活用ください。
企業活動では、重要な判断を個人だけで決めるのではなく、組織として意思決定を行う場面が多くあります。その意思決定の出発点となるのが「起案」です。起案は、決裁を得るための材料を整理し、関係者に共有するための重要な業務プロセスの一つです。ここでは起案の概要として下記2点について解説します。
起案とは、組織として判断や決定を行うために、決めるべき内容や背景、理由などを整理し、文書としてまとめる行為を指します。この文書は「起案文書」と呼ばれることもあります。また起案書は、承認者が判断するために必要な材料を整理した文書です。企業によっては、稟議書を起案書と同じ意味で扱う場合もあります。
起案は、組織として正式な判断が求められる場面で必要になります。たとえば押印申請や契約内容の審査、融資の判断などは代表的なケースです。企業の実務では、契約締結や購買申請、採用決定なども起案を通じて進められることが一般的です。関係者の確認や責任の所在を明確にするためにも、起案は重要な役割を担っています。
起案・稟議・承認・決裁は似た意味で使われることがありますが、それぞれ役割が異なります。一般的な流れは「起案→稟議→承認→決裁」です。用語の意味を整理すると次のとおりです。
社内で用語を統一すると、手続きの流れが明確になり、申請や確認の抜け漏れ防止につながります。
稟議の詳細や決裁との違いについては、下記の記事で詳しく解説しています。
起案書は、承認者が短時間で判断できるように情報を整理して記載することが重要です。内容が不足していると差し戻しの原因となり、意思決定のスピードが低下します。そのため、背景や目的だけでなく、費用や効果、リスクまでを過不足なくまとめることが求められます。
ここでは、実務で押さえておきたい必須項目と、すぐに活用できるテンプレートの考え方を紹介します。
起案書には、承認者が判断に必要な情報を漏れなく整理することが重要です。代表的な項目は次のとおりです。
これらを順序立てて記載することで、意思決定に必要な情報が整理され、確認作業が効率化します。特に結論は冒頭に明確に記載し、その後に理由や効果を補足すると、読み手が判断しやすい起案書になります。
起案は内容が正しくても、伝え方や構成によって承認のスピードが大きく変わります。特に総務・経理担当者や現場リーダーが作成する起案では、「判断しやすさ」を意識した書き方が重要です。ここでは、実務で差し戻しを減らし、スムーズに承認へ進めるために意識したい5つのポイントを紹介します。
起案書では、冒頭に「何を承認してほしいのか」を明確に記載することが重要です。たとえば「◯◯システムの導入を承認いただきたい」「◯◯万円の予算確保を申請する」といった形で結論を端的に示します。最初に要点を提示することで、承認者は判断の前提を把握しやすくなり、その後の背景や理由も理解しやすくなります。
起案の説得力を高めるには、感覚的な説明ではなく客観的な数値や資料を示すことが重要です。たとえば「年間◯◯万円のコスト削減」「作業時間を△％短縮」などの定量的な効果を示すと判断しやすくなります。また契約書案や見積書などの一次情報を添付すると、承認者が具体的に検討できる材料になります。
起案は、読み手が何を重視するかを意識して作成しましょう。たとえば経営層は収益性や投資効果を重視し、現場管理者は実行可能性や負担を確認します。複数部署に関係する案件では、事前に説明や調整を行うことで不安点や認識の違いを解消でき、承認までの手続きをスムーズに進めやすくなります。
起案では、提案内容が最適である理由を明確に示すことが重要です。費用対効果や既存手段との違いを整理し、なぜこの案を選ぶべきかを比較して説明することで、承認判断がしやすくなります。
起案書は、社内規程に沿った形式で作成しましょう。承認経路や記載項目、和暦・西暦の表記などは、組織ごとにルールがあります。稟議書や稟議規程のテンプレートを活用し、自社の運用に合わせて整備しておくと差し戻しを防ぎやすくなります。
ワークフローシステムとは、起案・稟議から決裁までの一連の業務の流れを電子化できる仕組みです。紙の回覧や押印の手間をなくし、関係者がオンライン上で確認・承認できるため、意思決定のスピード向上が期待できます。
またペーパーレス化によって印刷や保管のコスト削減にもつながります。さらに過去の起案書や現在回覧中の案件を一元管理できるため、検索性が高まり、業務の見える化にも役立つでしょう。
Shachihata Cloudワークフローは、起案から稟議、承認、決裁までの社内手続きをオンラインで一元管理できるクラウド型ワークフローシステムです。申請内容の回覧や承認状況をリアルタイムで確認できるため、意思決定のスピード向上に役立ちます。また直感的な操作画面で導入しやすく、無料トライアルで事前に操作性を確認できる点も特徴です。料金は1ユーザーあたり月額120円（税込）から利用可能で、小規模部署から段階的に導入できます。
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