この記事でわかること
契約書を紙で作成・締結している企業は、印刷や製本、押印、郵送、保管などに手間やコストがかかりやすいです。電子契約を導入すれば、契約書の作成から締結、保管までをオンライン上で進められるため、業務効率化やペーパーレス化につなげられます。一方で、「紙の契約書と法的効力は同じなのか」「取引先が紙を希望する場合はどうすればよいのか」と不安に感じる方もいるでしょう。本記事では、電子契約と紙の契約の違いや、それぞれのメリット・注意点、導入前によくある疑問をわかりやすく解説します。
電子契約と紙の契約は、契約内容に合意するという点では同じです。ただし、契約書の形式や署名方法、送付・保管の方法などに違いがあります。紙の契約では印刷や押印、郵送が必要になりますが、電子契約は多くの手続きをオンライン上で進められます。まずは、主な3つの違いを整理して確認しましょう。
| 比較項目 | 紙の契約 | 電子契約 |
| 形式 | 紙の書面 | 電子データ（PDF等） |
| 署名・押印 | 署名・実印・認印 | 電子署名 |
| 収入印紙 | 必要（契約内容・金額による） | 不要 |
| 送付方法 | 郵送・手渡し | オンライン送信 |
| 締結までの期間 | 数日〜数週間 | 最短即日 |
| 保管方法 | キャビネット・倉庫 | クラウド・サーバー |
| 検索性 | ファイルを手作業で確認 | キーワードで即時検索 |
| 改ざんリスク | あり | 電子署名・タイムスタンプで防止 |
電子契約は、契約書をPDFなどの電子データとして作成し、電子署名やタイムスタンプを付与して締結する方式です。作成から署名、送付、保管までをオンライン上で完結でき、押印や郵送の工程が不要になります。これに対して紙の契約は、書面に署名・押印して取り交わし、締結後は原本をファイルやキャビネットで保管する方式です。
両者の大きな違いは「原本の扱い」にあります。紙の契約では押印した書面が原本となる一方、電子契約では、電子署名によって本人性と非改ざん性を担保した電子データそのものが原本として扱われます。さらに、印紙税法上の課税文書は紙の文書を前提としているため、電子契約では収入印紙が不要になります。契約金額が大きい取引ほど、印紙代の削減効果が見込める点も電子契約ならではのメリットです。
電子契約にも、紙の契約と同様の法的効力が認められます。日本の法律では、契約は当事者の意思が合致すれば成立し、書面や押印は必須ではないためです（契約方式の自由）。
紙の契約では署名や押印で当事者の意思を示しますが、電子契約では電子署名を利用します。電子署名とは、電子データ上で「誰が契約したのか」「契約後に内容が変更されていないか」を確認するための仕組みで、本人性や非改ざん性を担保しやすくなります。加えて電子署名法では、一定の要件を満たす電子署名が付された文書は、本人の意思で作成されたと推定される効果が認められています。
このように、適切な方法で締結された電子契約は、紙の契約と同様に契約の成立を示す手段として有効です。
関連記事：「電子契約の法的根拠となる法律とは？文書保存に関する法律についても解説」
紙の契約では、契約書の印刷、製本、押印、郵送、返送、保管といった作業が発生します。社内で複数人の確認や承認が必要な場合は、回覧や差し戻しにも時間がかかることがあります。一方、電子契約では、契約書の送付や締結をオンラインで行えるため、紙の契約に比べて事務処理を減らせる点がメリットです。遠方の取引先と契約する場合に、郵送にかかる日数を短縮でき、最短で即日締結できるケースもあります。複数部門の承認が必要な契約でも、進捗を確認しやすく、契約業務全体のスピードアップにつながるでしょう。
紙の契約を電子契約に切り替えると、契約業務にかかる手間やコストを減らしやすくなります。特に、契約書を作成する機会が多い企業では、印紙税や印刷・郵送費の削減効果を実感しやすいでしょう。また、契約締結までの時間を短縮可能です。電子契約のメリットについて詳しく解説します。
紙の契約書の場合は、契約内容や契約金額によって収入印紙を貼る必要があります。たとえば、請負契約書や不動産売買契約書などは、金額に応じて印紙税が必要です。一方、電子契約の場合は、電子データとして契約を締結するため、印紙税の課税対象になりません。契約書を作成する機会が多い企業にとって、印紙税を削減できることは大きなメリットと言えるでしょう。契約件数が多いほど、年間のコスト削減効果も見込めます。
関連記事：電子契約で収入印紙が不要になる？法律に基づいた根拠・理由を徹底解説
紙の契約では、契約書の印刷代、封筒代、郵送費、返送用封筒の準備など、さまざまなコストが発生します。契約書の部数が多い場合や、取引先が遠方にある場合は、費用だけでなく準備にかかる手間も大きくなります。電子契約にすれば、契約書の送付や返送をオンラインで完結できるため、印刷・郵送にかかる費用を削減可能です。また、紙の契約書を保管するためのファイルやキャビネット、保管スペースも減らしやすいため、ペーパーレス化を進めたい企業に適しています。
紙の契約では、契約書を印刷して郵送し、相手方の確認や押印、返送を待つ必要があります。そのため、やり取りに時間がかかり、締結までに数日から数週間かかることもあるでしょう。特に、複数の担当者や部門の確認が必要な契約は、進行状況が見えにくいです。電子契約であれば、契約書の送付から署名までをオンラインで進められます。取引先がすぐに内容を確認できれば、契約締結までの時間を大きく短縮可能です。契約業務のスピードが上がることで、取引開始や社内手続きも進めやすくなります。
電子契約には多くのメリットがありますが、自社の判断だけですべての契約を電子化できるわけではありません。導入前に、運用上の注意点として下記を確認しておきましょう。
契約は当事者双方の合意のうえで成立するため、締結方法を電子契約へ切り替えるには、取引先の理解と同意が欠かせません。取引先が電子契約に慣れていない場合や、社内規程で書面契約を原則としている場合は、紙での対応を求められることもあります。
同意を得やすくするうえで有効なのが、電子契約の法的な有効性を具体的に示すことです。電子署名法では、一定の要件を満たした電子署名に手書き署名や押印と同等の効力が認められています。こうした法的根拠や運用ルール、セキュリティ面の安全性を事前に説明し、相手が無理なく移行できるよう調整することが、スムーズな導入につながります。
多くの契約書は電子契約に対応できますが、すべての契約書を必ず電子化できるわけではありません。契約の種類によっては、法律上、書面での作成や交付が求められる場合があります。電子契約を導入する際は、自社で扱う契約書の種類を整理し、電子化できるものと紙で対応すべきものを確認しておくことが重要です。
関連記事：「電子契約できない契約とは？電子化できない理由を分かりやすく解説」
紙の契約から電子契約へ移行する際は、まず現在の契約業務を整理し、作成・承認・押印・郵送・保管のどこに手間がかかっているかを確認します。
次に、電子化する契約書を選定しますが、すべてを一度に切り替えるのではなく、利用頻度が高い契約書や郵送・保管の負担が大きい契約書から始めると進めやすいです。そのうえで、自社に合った電子契約サービスを選び、社内ルールを整備しましょう。導入時は、従業員や取引先へ利用方法を周知することも大切です。
関連記事：「電子契約の導入の流れとは？導入する方法や具体的な手順を解説」
電子契約を導入する際は、紙の契約との使い分けや保存方法について疑問が生じやすいです。ここでは、電子契約と紙の契約に関して、導入前に確認しておきたいよくある質問を解説します。
電子契約と紙の契約は混在できます。すべての契約を一度に電子化する必要はなく、取引先の対応状況や契約書の種類に応じて、電子契約と紙の契約を使い分けることも可能です。たとえば、社内でよく使う契約書や、取引先が電子契約に対応している契約から電子化を始め、紙での対応が必要なものだけ従来どおり運用する方法があります。ただし、電子契約と紙の契約が混在することにより、保管場所や管理方法が煩雑になるため、契約書の種類ごとに運用ルールを決めておくことが大切です。
電子契約書を紙に印刷して保存することは可能です。ただし、電子契約書は電子データとして作成・締結された契約書のため、電子データのまま保存することが原則です。紙に印刷したものだけを保存していると、法的な保存要件を満たさないとみなされる可能性があります。また、電子契約書は電子取引データとして扱われるため、電子帳簿保存法に基づき、検索性の確保や改ざん防止などの要件を満たす形で管理しておくことが重要です。紙で控えを残す場合でも、元の電子データを適切に保存しておきましょう。
電子契約を導入するなら、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloudは、契約書の申請・承認・押印・回覧をオンライン上で進められるため、印刷や郵送、保管の手間を減らせます。既存の決裁フローを大きく変えずに電子化しやすく、電子契約に不慣れな企業でも導入を進めやすい点が特徴です。15日間の無料トライアルがあり、導入前に操作性を確認できます。料金は、ワークフローLiteが月額1,200円、Standardが月額3,200円、Advanceが月額4,000円から利用できます（※いずれも税抜・10ユーザー単位です）。
電子契約と紙の契約は、形式や署名方法、送付・保管の方法に違いがあります。電子契約を導入すれば、印紙税や印刷・郵送コストの削減、契約締結スピードの向上が期待できます。一方で、取引先の同意が必要なことや、契約の種類によっては紙での対応が必要な場合がある点には注意が必要です。すべての契約を一度に電子化するのではなく、取引先の状況や契約書の種類に応じて、紙の契約と電子契約を使い分けながら進めるとよいでしょう。自社の契約業務を整理し、無理なく運用できる方法を選ぶことが大切です。
Shachihata Cloud Channel
電子契約サービス
