人手不足や法改正への対応が求められる中、経理の業務効率化は多くの中小企業にとって避けて通れない課題となっています。請求書処理や経費精算、承認業務など、日々の業務が煩雑化する一方で、限られた人数で正確かつ迅速に対応しなければなりません。
しかし、やみくもにツールを導入しても、根本的な課題が整理されていなければ十分な効果は得られません。本記事では、経理業務が非効率になる原因を整理したうえで、具体的な改善手順や成功事例までを分かりやすく解説します。
経理の業務効率化を進めるには、まず現状の課題を正しく把握することが欠かせません。中小企業で特に多く見られる原因は、次の3つです。
それぞれの原因について詳しく解説します。
特定の担当者しか内容を把握していない業務は、いわゆる「属人化」の状態です。担当者が休暇を取得したり退職したりすると業務が滞り、引き継ぎにも多くの時間がかかります。また、チェックや判断、例外処理を個人の経験に頼っている場合、処理スピードや品質が安定しません。特に中小企業では、これまで「人で回してきた業務」がブラックボックス化しやすく、改善の妨げになっています。
紙の請求書を受領した後Excelに入力し、さらに会計システムへ転記する、といった分断された工程は、非効率の典型例です。手入力が多いほど転記ミスが発生しやすく、その確認や修正のための工数も増大します。差し戻しが発生すれば、さらに時間を要するでしょう。業務が増えるほど負担は雪だるま式に膨らみ、締め処理の遅延にもつながります。
押印や紙の回覧、対面での承認が前提となっている場合、書類がデスク上に滞留しやすくなります。承認者が不在の場合には処理が止まり、経理業務全体のスピードを落としかねません。電子化されていない承認フローはテレワークとの相性も悪く、柔軟な働き方の障壁になり、必要以上に時間と手間がかかる体制になってしまいます。
経理の業務効率化は、思いつきで進めるのではなく、段階を踏んで取り組むことが重要です。現状把握を行い、優先順位をつけながら改善を進めることで、無駄なコストや手戻りを防げます。基本となる手順は次の3つです。
まずは現状の業務フローを正確に把握することから始めます。誰がどの工程を担当しているのか、属人化している業務はないかを洗い出しましょう。同じデータを複数のExcelに転記していないか、締め日までに時間がかかっている工程はどこかなどを整理することで、改善すべきポイントが明確になります。
次に取り組むべきことは、手作業や紙業務の削減です。ペーパーレス化を進めれば、ファイリングや郵送にかかる手間を減らせます。また、手入力による転記はミスが起きやすいため、CSV出力やデータ連携による自動化を検討しましょう。単純作業を減らすことが効率化への第一歩です。
ツール導入は、業務を整理した後に行うことが重要です。現行業務をそのままシステム化できるかを確認し、不要な工程は削減してから導入を検討します。削減できる時間と導入コストを比較し、費用対効果の高いものから順次取り入れることで、無理なく経理の業務効率化を実現できます。
業務整理やペーパーレス化を進めても、一定の限界があります。継続的に経理の業務効率化を実現するには、仕組みとして支えるシステム導入が有効です。特に請求書処理や承認業務の電子化は、時間削減と内部統制強化の両立につながります。主な理由は次のとおりです。
紙の請求書を目視で確認し、手入力で会計ソフトへ打ち込む作業は、経理業務の中でも特にコスト（時間とミス）がかかる工程です。OCR（自動読み取り）機能を活用すれば、金額や日付、取引先情報を自動抽出する入力補助が可能で、工数の削減や入力ミス減少に役立ちます。さらにAIを活用したAI OCRもあり、OCR機能より識字率が高く、より入力工数の効率化につながります。
また、適格請求書の発行・保存もシステム上で一元管理できるため、法令対応や電子帳簿保存法への準拠といったコンプライアンス面も自動的に維持できます。作業時間の削減とリスク低減を同時に叶えられるでしょう。
承認フローを電子化することで、「ハンコ待ち」による書類の滞留や、承認者の出社待ちといったタイムロスを排除できます。PCやスマートフォンからワンクリックで承認が可能となり、テレワークとの相性も良好で、さらに、「今、誰のところで止まっているか」をリアルタイムで可視化できるため、催促や進捗管理も容易です。誰がいつ承認したのかというログ（証跡）も確実に残り、監査対応や内部統制の強化にも役立ちます。
ワークフローシステムは高機能であればあるほど良い、というものではありません。どれだけ優れた機能を備えていても、経理担当者や現場社員が使いこなせなければ、業務効率化にはつながらないため、選定する際は注意が必要です。操作が複雑で入力項目が多すぎると、かえって手間が増えることもあります。また、自社の業務フローに適合しないシステムを導入すると、不要な工程までそのままシステム化してしまう恐れがあります。
事前に自社の承認ルートや帳票様式にどこまでカスタマイズ対応できるかを確認することが重要です。さらに、無料トライアルを活用し、実際の利用者から使い勝手をヒアリングしたうえで選定することで、失敗を防ぎやすくなるでしょう。
Shachihata Cloudワークフローは、紙の感覚をそのままに電子印鑑でスマートに承認できるクラウド型ワークフローです。押印位置の指定やふせん機能などにより、従来の運用を大きく変えずにデジタル化が可能です。承認ルートも柔軟に設定でき、進捗状況をリアルタイムで可視化できるため、承認滞留を防ぐことができます。さらに、承認済み文書はそのまま電帳法対応で長期保存でき、検索やアクセス権管理にも対応しています。経理業務のスピードと統制強化を同時に実現しやすくなるでしょう。
まずは無料トライアルで、その使いやすさをご確認ください。
実際にShachihata Cloudワークフローを導入し、経理業務の効率化を実現した企業事例をご紹介します。導入背景や課題、得られた効果を通して、具体的な活用イメージを把握しましょう。
2019年より電子決裁を導入し、インボイス制度開始を機に経費精算システムと長期保存キャビネットを追加導入しています。従来はExcel入力と手書き報告書、紙回覧により最長1週間かかっていた経費精算が、現在は数時間〜1日で完了する体制へと改善しました。税区分に応じた自動仕訳やFBデータ出力により、経理業務の正確性と効率が大幅に向上し、導入支援サービスの活用により、スムーズなシステム移行も実現しています。
紙と押印による経費精算・社内決裁を運用していましたが、電子帳簿保存法への対応を機にShachihata Cloudを導入しました。現場と本社が離れた勤務体制の中でも、電子承認により郵送や押印待ちを解消できるようになりました。従来の帳票を活かせる“馴染みやすさ”が採用の決め手となり、CSVによる振込データ連携や運賃自動計算機能の活用で業務効率と正確性が向上し、社内決裁書類全般の電子化やガバナンス強化にも貢献しています。
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他社の経費精算システムを利用していた同社では、少人数運用に対して機能過多で作業負担が大きいことが課題でした。Shachihata Cloudは紙に近い操作感と高いカスタマイズ性が評価され、創業100周年の節目に導入しました。必要な項目だけを反映できる帳票設計により承認工数を削減し、利用料も従来比約50％削減を実現しています。長期保存キャビネットとの連携により、検索性と管理性も向上しました。
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Shachihata Cloudは、利用目的や必要な機能に応じて選べる複数のプランを用意しています。電子印鑑やワークフローなどの基本機能を備えたプランから、承認ルートの高度な設定や文書管理機能まで対応する上位プランまで段階的に選択可能です。利用ユーザー数に応じた料金設計のため、企業規模や運用体制に合わせて無理なく導入できます。まずは無料トライアルで、自社業務との相性をご確認ください。
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