この記事でわかること
稟議や申請業務では、「合議」と「決裁」という言葉が使われます。どちらも承認に関わる手続きですが、役割は同じではありません。合議は、関係する部署や担当者が内容を確認し、意見や承認を示す手続きです。一方、決裁は権限を持つ人が最終的に可否を判断することを指します。本記事では、合議と決裁の意味や順番、電子化によるメリットをわかりやすく解説します。
合議とは、申請や稟議の内容について、関係する複数の担当者や部署から意見や承認を得る手続きです。ひとつの部署だけでは判断しにくい案件について、関係部門のチェックを受けることで、内容の妥当性や実行時の影響を把握しやすくなります。
たとえば、新しいシステムを導入する場合、情報システム部門だけでなく、経理部門や総務部門などにも内容を回覧することがあるでしょう。情報システム部門は既存環境との相性を確認し、経理部門は費用や支払い条件を確認するなど、それぞれの立場から問題がないかをチェックします。
合議によって事前に関係者の合意を得ておけば、実行段階での反対や手戻りを減らしやすくなります。複数の視点を取り入れることで、担当者だけでは気づきにくい課題を把握でき、より現実的な対応策を検討しやすくなる点もメリットです。
決裁とは、権限を持つ上位者や責任者が、部下からの起案や申請に対して最終的な可否を判断することです。申請内容について、実行してよいか、予算を使ってよいか、契約を進めてよいかなどを決める重要な手続きです。
決裁が下りると、その内容は会社として正式に認められた意思決定となり、実際の業務やプロジェクト、予算の執行へ進められます。決裁者には、内容の妥当性やリスクを確認したうえで判断する責任があります。企業活動において、決裁は単なる承認ではなく、最終責任を伴うプロセスといえるでしょう。
社内において承認を得る場合には、「起案」「合議」「決裁」の順番で進むケースが一般的です。
まず、担当者が申請書や稟議書を作成し、案件の目的や内容、費用などを整理して起案します。次に、関係する部署や担当者へ書類を回し、合議により意見や同意を得ます。関係者の確認が済んだ後、最終的な責任者が内容を判断・決裁する流れです。
合議と決裁の順番を明確にしておくことで、誰がどの段階で確認するのかわかりやすくなるでしょう。
合議や決裁は、複数の関係者が内容を確認するため、適切な意思決定に役立つ手続きです。一方で、紙の書類を回覧する運用では、承認者の不在や進捗確認の手間によって、決裁までに時間がかかることがあります。ここでは、合議・決裁を実施する際の3つの課題について解説します。
紙で合議・決裁を行っている場合、承認者が出張、外出、休暇などで不在にしていると、書類を確認してもらえず手続きが止まることがあります。申請者が急いでいても、承認者の席に書類が置かれたままになれば、次の承認者へ進められません。特に、複数の承認者を経由する申請では、一人の確認が遅れるだけで全体の決裁も遅くなります。承認者の所在に左右される紙の運用は、合議・決裁に時間がかかる大きな要因になりかねないため注意が必要です。
紙の申請書を回覧していると、現在誰が書類を持っているのかわからなくなることがあります。申請者が進捗を確認したい場合、各承認者に直接問い合わせたり、関係部署へ確認したりしなければならず、確認作業にも手間がかかります。また、どこで対応が止まっているのか気づかないこともあるでしょう。その結果、遅れを発見するまでに時間がかかり、決裁の遅延につながることがあります。
合議では、案件に関係する複数の担当者や部署が内容を確認します。紙の書類で運用している場合、一人ずつ書類を受け渡す必要があるため、確認する人数が増えるほど時間がかかります。別のフロアや拠点にいる担当者へ確認を依頼する場合は、社内便や郵送が必要になることもあります。合議の人数が多い企業ほど、紙による運用が業務負担になりやすいでしょう。
ワークフローシステムを導入して合議・決裁を電子化するメリットとしては、下記の3点が挙げられます。
ワークフローシステムにより、合議や決裁を紙の書類で回す必要がなくなり、承認状況の確認や過去書類の検索もしやすくなるでしょう。それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。
ワークフローシステムを導入すると、申請から承認、決裁までをオンライン上で行えます。承認者が外出や出張、テレワークなどでオフィスにいない場合でも、パソコンやスマートフォンから申請内容を確認し、承認や差し戻しに対応可能です。複数の担当者や部署による合議が必要な場合も、紙の書類を持ち回ったり、社内便で送ったりする必要がありません。物理的な移動を伴わずに承認フローを進められるため、合議や決裁にかかる時間を短縮しやすくなります。
ワークフローシステムを使えば、申請した書類が現在どの承認段階にあるのかを確認できます。誰がすでに承認したのか、誰の確認待ちなのかを画面上で把握できるため、紙の書類のように所在を一人ずつ確認する必要がありません。承認が止まっている場合も、滞留している箇所を見つけやすいです。申請者は進捗を確認でき、管理部門も全体の処理状況を把握できるため、決裁の遅れを防ぐことにつながります。
ワークフローシステムを導入すると、承認や決裁の履歴をシステム上で管理できます。過去に同じような申請があった場合も、申請日、申請者、件名、取引先、金額などの条件で文書を検索できれば、保管場所から紙の書類を探す手間を減らせるでしょう。また、誰がいつ承認したのかを確認しやすくなるため、後から経緯を確認したい場合にも役立ちます。承認履歴を残しておくことで、書類管理の効率化だけでなく、内部統制や監査対応の強化にもつながります。
合議は、企業や官公庁で使われる言葉ですが、読み方や意味が場面によって異なる場合があります。ここでは、合議の読み方や、決裁・承認との違いを整理します。
合議は、民間企業では「ごうぎ」と読むことが一般的です。この場合は、複数人による会議や合意形成のプロセスを意味します。一方、官公庁では「あいぎ」と読むことがあり、文書の内容について他部署や担当者に相談し、承認や意見をもらう手続きを指します。同じ漢字でも、使われる場面によって読み方や意味が変わる点に注意しましょう。
合議と決裁は、どちらも社内の意思決定に関わる手続きですが、目的や役割が異なります。両者の違いは下記の通りです。
| 項目 | 合議 | 決裁 |
| 目的 | 関係者の意見や同意を得る | 最終的な可否を判断する |
| 役割 | 内容の確認、調整、合意形成を行う | 会社として実行を認めるか決める |
| 位置づけ | 最終判断の前に行う確認手続き | 意思決定を確定させる手続き |
合議は、複数の関係者で申請内容について確認し、意見や同意をまとめることです。たとえば、複数の部署に関係する案件について、それぞれの立場から問題がないかを確認する場面で行われます。一方、承認は、申請や提案の内容を確認し、問題ないと認めて許可することです。合議は複数人での確認や合意形成を重視し、承認は個別の確認・許可を示す手続きと考えるとわかりやすいでしょう。
合議や決裁を効率化したい場合は、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloud ワークフローでは、合議を含む柔軟な承認ルートを設定できるため、複数部署の確認が必要な申請や、役職者による段階的な承認にも対応しやすくなります。
また、これまで紙で使用してきた申請書や決裁書の様式をそのまま電子化できるため、現場の運用を大きく変えずに導入しやすい点も特徴です。紙の書類を回覧する場合と比べて、承認状況を確認しやすく、決裁までの滞留を防ぎやすくなるでしょう。
さらに、決裁後の文書を保存・管理することも可能です。過去の申請内容や承認履歴を確認しやすくなるため、書類管理の効率化や内部統制の強化にもつながります。
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合議は、申請や稟議の内容について関係部署や担当者から意見・同意を得る手続きです。一方、決裁は、権限を持つ責任者が最終的な可否を判断する手続きです。一般的には、担当者が起案し、関係者による合議を経て、最終的な決裁へ進みます。両者の違いや順番を理解しておくことで、承認フローを整理しやすくなります。紙の運用で承認状況の確認や書類の回覧に手間がかかっている場合は、ワークフローシステムを活用し、合議・決裁の電子化を進めましょう。
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