この記事でわかること
ワークフローシステムには、自社環境に構築するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型があります。オンプレミス型ワークフローの導入を検討する際は、仕組みやメリットだけでなく、保守・運用の負担やクラウド型との違いも理解しておくことが大切です。本記事では、オンプレミス型ワークフローシステムの基本的な仕組み、クラウド型との違い、導入時に確認すべきポイントをわかりやすく解説します。
オンプレミス型ワークフローシステムとは、自社が管理するサーバーやネットワーク環境にシステムを構築し、申請・承認・決裁の流れを電子化する提供形態です。社内の稟議、経費申請、契約承認などを自社環境で運用できるため、業務要件に合わせて環境や機能を設計しやすい点が特徴です。一方で、サーバーやネットワーク、OS、ソフトウェアの保守・更新は自社側で対応する必要があります。そのため、導入時にはシステムの自由度だけでなく、運用体制や管理負担も含めて検討することが重要です。
オンプレミス型とクラウド型では、システムを構築・運用する環境や、管理の範囲が異なります。オンプレミス型は自社でサーバーなどのインフラを用意し、自社の業務要件に対応しやすい一方、構築や保守の負担が生じます。クラウド型はベンダーが用意した環境を利用するため、自社でのサーバー管理を減らしやすい反面、利用できる機能や設定範囲はサービス仕様に左右されます。
| 比較項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
| 導入環境 | 自社のサーバーやネットワーク環境に構築する | ベンダーが提供するクラウド環境を利用する |
| 初期費用・継続費用 | 初期費用が大きくなりやすい一方、運用方法によって継続費用を調整できる | 初期費用を抑えやすい一方、月額・年額などの利用料が発生する |
| 保守・アップデート | 自社側で対応する範囲が広い | ベンダー側で対応される範囲が多い |
| カスタマイズ性 | 自社独自の要件に合わせて設計しやすい | サービスで用意された機能や設定範囲内で利用する |
| セキュリティ管理の主体 | 自社が中心となって管理する | ベンダーが中心となって管理する |
どちらが適しているかは、既存システムとの連携要件、情報システム部門の運用体制、必要なカスタマイズの範囲によって変わります。
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オンプレミス型ワークフローシステムのメリットとしては、下記3点が挙げられます。
特に、独自の承認ルートや複雑な社内ルールがある企業では、標準的なクラウドサービスより柔軟に対応できる場合があります。それぞれについて詳しく解説します。
オンプレミス型は自社環境にシステムを構築するため、申請フォーム、承認経路、権限設定などを業務要件に合わせて設計しやすい点がメリットです。たとえば、金額や部門、案件の種類によって承認者が細かく変わる場合は、自社ルールに沿った設定を取り入れやすくなります。標準機能だけでは対応しにくい複雑な社内ルールや組織構造がある企業でも、個別開発や細かな設定変更を検討しやすい点が強みです。ただし、自由度が高い分、改修範囲が広がるほど開発や検証、保守の負担も増えるため、必要なカスタマイズを事前に絞っておきましょう。
オンプレミス型は、自社で利用している基幹システムや社内データベースなど、既存環境との連携を組み込みやすい点も特徴です。人事情報、会計データ、取引先情報などをワークフローシステムと連携できれば、申請内容の入力や確認作業を効率化しやすくなります。特に、外部サービスとの接続に制限がある環境や、社内ネットワーク内で処理を完結させたい企業に向いているでしょう。一方で、連携対象が多い場合は、APIやデータ形式だけでなく、障害時の切り分けや改修時の影響範囲も含めて設計する必要があります。
オンプレミス型では、サーバー、ネットワーク、アクセス制御などを、自社のセキュリティポリシーに合わせて設計・運用できます。社外環境へのデータ保存を避けたい場合や、社内基準に沿って細かく管理したい場合には、オンプレミス型が選択肢になります。ただし、オンプレミス型であれば自動的に安全性が高まるわけではありません。パッチ適用、監視、バックアップ、権限管理などを継続して行う体制が必要です。情報システム部門の運用負担も踏まえ、自社で安全に管理できるかを確認しましょう。
オンプレミス型ワークフローシステムは自由度が高い一方で、導入や運用にかかる負担も大きくなりやすい提供形態です。初期費用だけでなく、保守体制や社外利用への対応も含めて、自社で継続的に運用できるかを確認する必要があります。ここでは、下記3つのデメリットについて解説します。
オンプレミス型では、自社環境にシステムを構築するため、サーバーやネットワーク機器、ソフトウェアライセンス、構築・設定作業などの初期投資が必要になりやすいです。また、要件定義、環境構築、カスタマイズ、テストを経て本番運用へ進むため、クラウド型と比べて導入までに時間がかかる場合があります。費用を比較する際は、初期費用だけで判断しないことが大切です。保守人件費、機器更新、バックアップ、電力、設置環境なども含め、長期的な総所有コストで検討しましょう。
オンプレミス型では、システム導入後の保守・運用も重要です。稼働監視、障害対応、バックアップ、OSやソフトウェアの更新などを、自社または委託先で対応する必要があります。さらに、バージョンアップや法令改正、社内ルールの変更に伴って改修が必要になる場合は、影響範囲の確認や検証作業も発生します。導入時には、必要な機能を満たしているかだけでなく、担当者を確保できるか、保守契約は十分か、障害時の連絡体制が整っているかまで確認しておくことが大切です。
オンプレミス型は、基本的に社内ネットワークでの利用を前提に構築されます。そのため、テレワークや外出先からワークフローシステムを使う場合は、VPNなど安全な接続環境の整備が必要です。また、拠点の追加、利用者数の増加、組織変更などがあると、インフラやアクセス設定の見直しが生じます。こうした変更対応の負荷も、あらかじめ見込んでおくことが重要です。社外からの利用を想定する場合は、利便性だけでなく、変更時の対応負担まで含めて検討してください。
オンプレミス型とクラウド型のどちらが適しているかは、セキュリティ要件、カスタマイズの必要性、保守・運用体制によって異なります。導入費用だけで判断せず、自社の業務ルールや既存システムとの関係、運用にかけられる人員も含めて比較しましょう。
オンプレミス型ワークフローシステムは、自社のセキュリティポリシーが厳しく、インフラやデータ保管環境を細かく管理したい企業に向いています。社内ネットワーク内でデータを管理したい場合や、アクセス制御を自社基準に合わせたい場合は、オンプレミス型が適しています。
また、オンプレミス型は、独自の承認ルールが多い企業にも適しています。部門、金額、案件種別によって承認経路が細かく分かれる場合や、既存の基幹システムと密に連携させたい場合は、クラウド型の標準機能だけでは対応しきれないことがあります。
さらに、保守・運用のリソースに余裕がある企業にも向いています。導入後の保守、障害対応、更新作業を担うIT人材や予算を確保できることが前提のため、運用体制まで含めて判断しましょう。
クラウド型ワークフローシステムは、短期間で導入したい企業や、初期投資を抑えて小さく始めたい企業に向いています。自社でサーバーを用意する必要がなく、サービスに申し込めば比較的早く利用を開始しやすい点が特徴です。
また、保守やアップデートの負担をベンダー側に任せたい企業にも適しています。情報システム部門の人員が限られている場合でも、日常的なサーバー管理やバージョン更新の負担を減らしやすくなります。インターネット経由で利用できるため、テレワークや複数拠点から申請・承認を行いたい場合にもおすすめです。
ただし、クラウド型でもサービスごとにセキュリティ、外部システム連携、承認ルートの設定範囲、料金体系は異なります。導入前には、自社の承認ルールや運用要件を満たせるかを確認することが重要です。
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ワークフローシステムを選ぶ際は、オンプレミス型かクラウド型かだけで判断するのではなく、自社の運用に合うかを確認することが大切です。特に、申請業務の種類、承認ルート、利用人数、利用場所を洗い出し、必須要件と希望要件を分けておくと比較しやすくなります。ワークフローシステム導入の際に比較したい主な判断基準は下記の5つです。
機能数が多いシステムが、必ずしも自社に合うとは限りません。重要なのは、自社の申請・承認業務に必要な機能を、担当者や利用者が無理なく使えるかどうかです。
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Shachihata Cloud ワークフローは、クラウド型のワークフローサービスです。オンプレミス型のように、自社サーバーへワークフローシステムを構築する方式とは異なり、インターネット経由で利用できます。そのため、紙中心で行っていた申請・承認業務をクラウド化しやすくなります。
承認ルートの追加、並び替え、合議設定などに対応しており、自社の業務フローに合わせて申請経路を設定しやすい点が特徴です。また、回覧状況や承認の滞留も確認できるため、どこで承認が止まっているのかを把握しやすくなります。さらに、電子印鑑とワークフローを一体化できるため、承認業務と押印業務を同じ環境で進められます。
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オンプレミス型ワークフローシステムは、自社環境に合わせて設計しやすく、独自の承認ルートや厳しいセキュリティ要件に対応しやすい点が特徴です。一方で、導入費用や保守・運用の負担が大きくなる場合があります。クラウド型は、初期投資やサーバー管理の負担を抑えやすく、短期間で導入しやすい点がメリットです。どちらを選ぶかは、機能の多さではなく、自社の業務要件や運用体制に合っているかで判断しましょう。
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