この記事でわかること
稟議規程は、社内で契約、購入、採用、投資などを行う際に、どのような流れで申請するのか、誰が確認するのか、誰が最終判断を下すのか等を整理したルールです。これらのルールが曖昧なままだと、案件ごとに対応が変わったり、必要な承認が抜けたりする可能性があり、意思決定に時間がかかる原因になりかねません。
特に組織が拡大していく中小企業では、稟議規程を整えることで、決裁の流れが可視化され、業務を進めやすくなります。本記事では、稟議規程の役割、作成時に盛り込む項目、整備の手順、運用を定着させるためのポイントを解説します。
稟議規程とは、社内で意思決定する際の申請方法や承認手続き、決裁権限などを定めた社内規程です。申請の対象、承認の流れ、決裁権者などをあらかじめ決めておくことで、担当者が迷わず手続きを進めやすくなります。
稟議規程を整備することで、担当者によって判断基準が異なる事態を防ぎ、組織全体で統一したルールに基づいて稟議を進めることが可能です。
稟議規程では、社内で何かを決める際に、どの案件を稟議にかけるのか、どの順番で確認を受けるのか、最終的に誰が承認するのかを定めます。対象となるのは、契約締結、備品購入、外部サービスの利用、採用、設備投資などです。
あらかじめ手順を決めておけば、部署や担当者ごとに対応が変わることを防ぎ、社内全体で同じ基準に沿って稟議を進めやすくなります。
稟議規程は、職務権限規程や決裁権限規程とあわせて運用することが一般的です。職務権限規程や決裁権限規程では、部長、課長、役員などの役職ごとに、担当できる業務や承認できる範囲、責任の所在を定めます。
これに対し、稟議規程は、その権限を前提として、実際にどのような手続きで申請・確認・決裁を行うかを示す規程です。稟議の対象や金額別の決裁権者は決裁権限規程で定め、稟議規程ではその内容を参照する形にすると、規程間の重複を避けられます。
稟議規程を整備する目的は、主に下記の3点です。
稟議の対象や金額ごとの決裁範囲は、職務権限規程や決裁権限規程で詳しく定めるケースが多くあります。その場合、稟議規程では「稟議を要する事項は、別に定める職務権限規程による」などと記載し、関連規程とのつながりを示します。
稟議規程を作る際は、最初から文章を整えるのではなく、まず現在の稟議運用を把握することから始めましょう。稟議規程の作成手順は下記の3ステップです。
まず、現在の稟議がどのように行われているかを確認します。どの案件で稟議書を作成しているのか、申請者は誰か、承認者や決裁権者はどのように決まっているのかを洗い出しましょう。
稟議の対象となる事項も整理し、金額や重要度による決裁範囲、職務権限規程や決裁権限規程との関係も確認しておくと、後の規程作成が進めやすくなります。
現状を整理したら、稟議規程の本文を作成します。ひな形やテンプレートを参考にすることは有効ですが、そのまま流用するのではなく、自社の組織体制や承認フローに合わせて調整しましょう。規程には、目的、適用範囲、稟議の対象、申請方法、承認経路、決裁権限、文書の保存方法などを盛り込みます。
関連規程で定める内容と重なる部分は、同じことを二重に書くのではなく、どの規程を参照するのかを明確にして整理することが大切です。
稟議規程の案が作成できた後は、職務権限規程や決裁権限規程などと矛盾がないかを確認します。そのうえで、社内で定められた承認手続きを経て、正式に運用を始めましょう。
運用開始後は、実際に使ってみて不便な点や分かりにくい点がないかをチェックしてください。組織変更、役職変更、法令改正、事業拡大などがあると、既存の規程では対応しきれなくなることもあります。定期的に内容を見直し、現在の業務に合う状態を保つことが大切です。
稟議規程には、対象となる手続き、申請書の書き方、承認・決裁の流れ、差戻しや緊急時の扱いなどを盛り込みます。必要な項目をあらかじめ整理しておくことで、申請者も承認者も同じルールを確認しながら稟議を進められます。稟議規程に必要な主な項目は、下記の7点です。
総則には、稟議規程を設ける目的、適用される範囲、基本的な考え方を記載します。さらに、「稟議」「申請者」「承認者」「決裁権者」など、規程内で使う言葉の意味を定めておくと、読み手による解釈の違いを抑えられます。どのような案件を稟議の対象にするのかも示しておくと、申請の要否を判断しやすくなるでしょう。
稟議書に何を書くのか、どの資料を添付するのかを定める項目です。目的、理由、金額、取引先、実施時期、比較資料など、案件の内容に応じて必要な情報を整理します。使用するフォーマットや、電子申請・紙申請のどちらで行うのかも明記しておきましょう。
申請・承認（回付）ルートでは、起案された稟議書を、どの部署や役職者に、どの順番で回付するかを定めます。申請者、所属長、部門責任者、役員など、案件ごとの承認経路を明確にしておくことで、誰に確認を依頼すべきか迷いにくくなります。金額や内容によって承認者が変わる場合は、その条件もあわせて記載しておきましょう。
稟議規程では、稟議の運用を管理する担当者や部署を定めます。たとえば、総務部門や管理部門の責任者が稟議管理者となり、規程の管理、稟議システムの設定、社内からの問い合わせ対応などを担うケースがあります。また、案件ごとの最終判断を行う決裁権者も明確にしておくことが重要です。決裁権者が曖昧なままだと、承認が止まったり、責任の所在が分かりにくくなったりするため注意しましょう。
稟議内容に修正が必要な場合は、どのように差し戻し、どの手順で再申請するのかを定めます。承認されなかった場合の否決処理についても、申請者への連絡方法や再申請の可否を整理しておくとよいでしょう。また、通常の承認ルートでは間に合わない緊急案件については、口頭やメールで事前承認を受けるなど、例外的な対応を定めることがあります。その場合も、後日正式な稟議書を提出するルールを設けておくことが大切です。
決裁された案件は、承認された内容に沿って進めることを定めます。ただし、決裁後に長期間放置された案件をそのまま実行すると、状況が変わっていることもあります。「決裁後3か月以内に着手しない場合は失効する」など、一定期間を過ぎた場合の扱いを決めておくと安心です。
組織体制や事業内容、承認フローは、会社の成長や環境の変化に合わせて変わります。そのため、稟議規程も一度作れば終わりではありません。組織変更、役職名の変更、新規事業の開始、ワークフローシステムの導入などに応じて、見直しが必要になることがあります。規程を改定または廃止する場合は、誰が案を作成し、どの会議体や役職者が承認するのかをあらかじめ定めておくことがポイントです。
稟議規程は、作成しただけでは十分に機能しません。従業員が内容を理解し、必要なときにすぐ確認できる状態を整えることが大切です。
稟議規程を効果的に運用する方法として、下記の3点を解説します。
稟議規程を定着させるには、新入社員研修や定期的な説明会などを通じて、教育の機会を設けることが大切です。稟議が必要な場面や申請方法、承認ルートを正しく理解してもらうことで、申請ミスや手戻りを減らせます。規程を改定した際にも改めて周知し、部署や担当者ごとの認識のずれを防ぎましょう。
稟議規程は、従業員が必要なときにすぐ確認できる状態にしておくことが大切です。社内イントラネットや共有フォルダなど、誰でもアクセスしやすい場所に公開しましょう。また、最新版がどれか分からないと、古い規程に基づいて申請される恐れがあります。更新日や版数を明記し、版管理を行うことも重要です。
稟議規程を実際の業務に反映させるには、ワークフローシステムの導入も有効です。稟議規程で定めた承認ルートや決裁権限をシステム上に設定すれば、申請内容に応じて適切な承認経路が自動で適用されます。これにより、担当者が承認者を誤って選んだり、必要な確認を飛ばしたりするリスクを減らせます。また、組織変更や規程改定があった場合も、システム上の承認ルートや権限設定を更新すれば対応しやすくなります。
稟議規程を整備しても、紙の稟議書やメールで運用していると、承認ルートの確認や進捗管理に手間がかかる場合があります。Shachihata Cloud ワークフローなら、稟議書を含めた各種申請書の申請・承認に対応可能で、社内の決裁業務を効率化できます。承認フローと電子印鑑が一体化されているため、紙の押印に近い感覚で使いやすい点も特徴です。柔軟な承認ルート設定や進捗の可視化にも対応しており、稟議規程に沿った運用を定着させやすくなります。無料トライアルも用意されているため、実際の操作感を確認したうえで導入を判断できます。
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稟議規程は、社内の申請・承認・決裁を適切に進めるための重要なルールです。稟議が必要な場面や承認ルート、決裁権限を明確にすることで、担当者ごとの判断のばらつきを防ぎ、意思決定の透明性を高められます。ただし、規程は作成して終わりではありません。社内教育や最新版の共有等を通じて、実際の業務に合った形で運用することが大切です。ワークフローシステムも活用しながら、自社に合った稟議規程を整備し、スムーズで適切な決裁体制を構築しましょう。
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