この記事でわかること
稟議は、社内で契約や購入、採用、経費支出などの承認を得るために必要な手続きです。しかし、申請から承認までに時間がかかり、業務の停滞や意思決定の遅れにつながるケースも少なくありません。特に稟議に時間がかかる原因としては、「承認者が多くフローが複雑」「差し戻しの件数が多い」などが挙げられます。
本記事では、稟議の承認にかかる時間の目安や、稟議に時間がかかる主な原因、時間がかかることによるデメリット、稟議時間を短縮する方法を分かりやすく解説します。
稟議の申請から承認が完了するまでの時間は、企業の規模や承認ルート、申請内容によって異なります。簡単な申請であれば当日中に承認されることもありますが、複数の承認者を経る場合は、数日程度かかることもあります。特に、金額が大きい申請や契約に関する稟議では、上長や関係部門、役員など複数人の確認が必要になり、想像以上に時間がかかることが一般的です。稟議は会社の意思決定に関わる大切な手続きですが、時間がかかりすぎると業務全体のスピードにも影響します。自社の稟議フローが必要以上に複雑で時間がかかっていないかを見直すことが、意思決定の迅速化につながります。
稟議に時間がかかる背景には、単に承認者の対応が遅いだけでなく、稟議書の作り方や承認ルート、差し戻しの多さなど、仕組み上の課題が関係していることがあります。原因を把握することで、どこを改善すべきかが見えやすくなります。確認しておきたい3つのポイントについて解説します。
稟議書のフォーマットが業務の実態に合っていないと、申請にも承認にも余計な時間がかかります。たとえば、記載項目が多すぎたり細かすぎたりすると、申請者は必要な情報を入力するだけで手間がかかります。一方で、記載事項や添付資料の要件が曖昧な場合は、承認者から追加説明を求められたり、不備として差し戻されたりしやすくなるでしょう。
また、部署や担当者ごとに異なるフォーマットを使っている、最新版が分からず古い様式で申請してしまうといった状況も、作り直しの原因になります。稟議をスムーズに進めるには、申請内容に合った分かりやすいフォーマットを整えることが大切です。
承認ルートが複雑すぎることも、稟議に時間がかかる大きな原因です。紙の稟議書を複数の承認者へ順番に回覧する場合は、いま誰の手元で止まっているのかを把握しにくいです。承認者が多いと、誰か一人の確認が遅れるだけで、全体の決裁も滞りやすくなります。さらに、複数の部署が関わる大きなプロジェクトでは、部門ごとに確認事項が異なり、同時に複数の承認フローが進むこともあります。その結果、確認待ちや差し戻しが重なり、承認までの時間が長くなりがちです。承認者や確認ルートが本当に必要かを見直すことが、稟議時間の短縮につながるでしょう。
稟議書の差し戻しが多いと、承認までに必要以上の時間がかかります。差し戻しは、申請内容の抜け漏れ、記入ミス、添付資料の不足、説明不足などが原因で発生します。差し戻された場合、申請者は理由を確認し、該当箇所を修正したうえで再申請しなければなりません。承認者も再度内容を確認する必要があるため、申請者・承認者の双方に負担がかかります。特に、差し戻しの理由が曖昧な場合は、何を直せばよいのか分からず、やり取りが増えることもあるでしょう。入力ルールや必要書類を明確にしておくことが、差し戻しの削減に役立ちます。
稟議に時間がかかる状態が続くデメリットとしては、次の2つが挙げられます。
稟議に時間がかかると、単に承認が遅れるだけでなく、会社全体の意思決定や業務進行にも影響します。必要な契約や購入、発注などが予定どおり進まず、取引先対応や事業機会にも悪影響を及ぼす可能性があります。それぞれについて詳しく解説します。
紙の稟議書を回覧する場合、すべての承認者が内容を確認し、決裁を終えるまでに時間がかかります。承認者が不在だったり、確認の順番待ちが発生したりすると、意思決定がさらに遅れるでしょう。スピードが求められるビジネスシーンでは、この遅れが大きな機会損失につながるかもしれません。たとえば、取引条件の確認や契約締結が遅れた結果、他社に先を越され、商談や受注のチャンスを逃す恐れがあります。稟議の遅延は、社内手続きの問題にとどまらず、事業成長にも影響する点に注意が必要です。
稟議が完了しなければ、契約締結、備品購入、外部サービスの発注、採用手続きなど、次の業務に進めないケースがあります。その結果、後続のタスクが後ろ倒しになり、担当者の作業計画にも影響が出ます。特に、納期や開始日が決まっている案件では、稟議の遅れがプロジェクト全体の遅延につながることもあるでしょう。必要な承認が間に合わず、取引先への連絡や納品準備が遅れれば、相手に不安を与える原因にもなります。こうした状態が続くと、社内外からの信頼低下にもつながるため注意が必要です。
稟議にかかる時間を短縮するには、申請者や承認者の努力だけに頼るのではなく、稟議書の作り方や承認フローそのものを見直すことが大切です。承認までの流れをスムーズにするための4つの方法を解説します。
稟議書に記載する内容を見直し、申請内容ごとにテンプレート化しておくと、入力漏れや記入ミスを防ぎやすくなります。フォーマットや記載ルールが決まっていない場合、申請者は何を書けばよいか迷いやすく、承認者も内容を確認するのに時間がかかります。必要な項目や添付資料をあらかじめ整理しておけば、申請の質が安定し、差し戻しの削減にもつながるでしょう。フォーマットの見直しとテンプレート化は、申請者と承認者の双方にとって、稟議時間を短縮する有効な方法です。
稟議は、申請内容や金額、重要度によって承認ルートが変わることが一般的です。特に、重要度の高い稟議ほど関係者が増え、承認までに時間がかかりやすくなります。ただし、過去の慣例に従っているだけで、本来は確認が不要な承認者が含まれているケースもあります。承認者が多すぎると、誰か一人の対応が遅れるだけで全体の決裁も滞ります。稟議時間を短縮するには、承認フローを根本から見直し、必要な確認者と承認者を整理することが大切です。
重要な稟議や急ぎの稟議では、申請前に承認者へ内容を共有しておくことも効果的です。事前に目的や背景、金額、判断してほしいポイントを説明しておけば、承認者は申請内容を理解した状態で確認できます。その結果、承認時の判断にかかる時間を短縮しやすくなるでしょう。また、事前に懸念点を聞いておけば、稟議書を提出する前に内容を修正できるため、差し戻しの防止にもつながります。根回しは、承認者の判断負担を軽減し、稟議をスムーズに進めるための準備といえます。
稟議システムを導入すれば、稟議書の作成、申請、承認、差し戻し、保管までをオンライン上で完結できます。紙の稟議書を印刷して回覧する必要がなくなり、承認者が外出中やテレワーク中でも内容を確認しやすくなるため、大幅な時間短縮につながるでしょう。テンプレート機能を活用すれば、入力漏れや誤記入を防ぎやすくなり、差し戻しの頻度も減らせます。また、進捗状況が可視化されるため、決裁が滞った場合でも、どこで止まっているのかをすぐに把握できます。稟議の遅れを仕組みから改善したい場合は、稟議システムの導入が有効です。
稟議システムを導入すると、申請から決裁までの流れをオンライン上で進められるため、紙の稟議書を印刷・回覧する手間を減らせます。承認者が外出中でも確認しやすくなり、決裁までのスピード向上につながります。また、フローの進捗を可視化でき、誰の承認待ちなのかを把握しやすく、承認漏れや放置の防止にも役立つ点もメリットです。さらに、過去の稟議書類をシステム上で検索・保管できるため、紙の書類を探す時間や保管スペースの削減にもつながります。
稟議にかかる時間を短縮したい場合は、シンプルな操作性と便利な機能を備えたShachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloudは、スマホやタブレットにも対応しており、外出先やテレワーク中でも情報共有、申請、承認をスムーズに行えます。ワンタップで押印できるため、紙の稟議書に押印する感覚を残しながら、オンラインで決裁を進められる点も特徴です。また、管理者は印影をクリックするだけで承認履歴を確認できるため、誰がいつ承認したのかを簡単に把握できます。承認状況の確認や押印のための出社を減らし、稟議業務を効率化したい企業に適しています。
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稟議に時間がかかる原因には、稟議書のフォーマットが合っていないこと、承認ルートが複雑なこと、差し戻しが多いことなどが考えられます。稟議の遅れは、意思決定の遅延や業務の停滞につながるため、早めに改善することが大切です。稟議書のテンプレート化や承認フローの見直し、承認者への事前共有に加えて、稟議システムの導入により、申請から承認、保管までをオンライン上で効率化できます。自社の稟議業務を見直し、必要に応じてシステムを活用しながら、稟議にかかる時間を短縮しましょう。
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