この記事でわかること
Google Workspaceを利用している企業は、既存のGoogleサービスを組み合わせて、申請・承認などのワークフローを構築できます。専用システムを導入せずに始められますが、方法によって実現できる機能や設定の難易度は異なります。
本記事では、Googleでワークフローを構築する3つの方法と具体的な手順、メリット、運用上の課題を整理し、専用システムを検討すべきケースを解説します。
Googleでワークフローを構築する方法は、必要な承認フローの複雑さや、自動化したい範囲によって異なります。主な選択肢は次の3つです。
それぞれの方法について、詳しく解説します。
Google Workspaceでは、対象プランでGoogleドライブの「承認」機能を利用できます。Googleドキュメントやスプレッドシートなどのファイルから承認を依頼し、承認者は内容を確認して「承認」または「拒否」を選択します。申請・承認をGoogle上で完結できますが、利用できるアカウントが限られる点に注意が必要です。また、複雑な条件分岐などを前提とした本格的なワークフローシステムとは異なります。
Googleフォームを申請画面、Googleスプレッドシートを申請内容の管理台帳として利用する方法です。フォームに入力された回答は、連携したスプレッドシートへ保存できるため、休暇申請や経費申請などの受付から一覧管理までを効率化できます。申請者がフォームに必要事項を入力するだけで、管理側は回答をシート上で確認できます。承認状況などの列を追加すれば、簡易的な進捗管理にも活用できるでしょう。
GoogleフォームとGoogle Apps Script（GAS）を組み合わせると、申請後の処理を自動化できます。GASはGoogleが提供するクラウド型のプログラミング環境で、フォーム送信をきっかけに処理を実行します。たとえば、申請内容に応じて承認者へメールを自動送信したり、承認結果をスプレッドシートへ記録したりする仕組みを構築可能です。フォームとシートだけでは難しい処理まで拡張できる方法です。
Googleでワークフローを構築する手順は、利用する方法によって異なります。「承認」機能では対象プランや権限の確認、Googleフォームでは申請項目や回答先の設定、GASを使う場合はスクリプトやトリガーの設定が必要です。それぞれの基本的な手順について、解説します。
Google Workspaceの「承認」機能を使う場合は、まず自社のプランが対象かを確認し、Googleドライブを利用できる状態にします。次に、承認対象のGoogleドキュメントやスプレッドシートなどを開き、承認者を指定して承認を依頼します。必要に応じて複数の承認者や期限を設定し、業務に合った承認フローを整えましょう。設定後は実際に申請・承認をテストし、問題がなければ利用者へ運用方法を周知します。運用開始後も利用状況を定期的に確認し、承認者の変更や業務ルールの見直しに応じて設定を更新することが大切です。
Googleフォームとスプレッドシートを使う場合は、最初に休暇申請や経費申請など、用途に応じた申請フォームを作成します。申請者名、日付、金額、理由など必要な質問項目を設定し、「回答」画面から保存先としてGoogleスプレッドシートを指定します。管理しやすいように、回答用シートに承認結果や処理状況を記録する列を追加することも1つの方法です。また、フォームとスプレッドシートの共有範囲は必要な担当者に限定し、最後にテスト送信を行い、回答が正しくシートへ反映されることを確認後、利用者へフォームを共有します。
GoogleフォームとGASを組み合わせる場合は、まず申請フォームを作成し、回答先のGoogleスプレッドシートと連携します。次にApps Scriptのエディタを開き、フォーム送信後に実行する関数を作成します。承認者へのメール送信や、結果をシートへ記録する処理などを記述し、その後、トリガー設定画面で実行する関数と「フォーム送信時」を指定します。初回はGoogleサービスへのアクセス許可を求められる場合があります。最後にテスト送信を行い、メール通知やシートへの記録が正常に動作することを確認してから運用を開始しましょう。
Googleサービスを活用したワークフローは、すでにGoogle Workspaceを導入している企業にとって始めやすく、日常的に利用している環境をそのまま業務フローに活用できる点がポイントです。また、GoogleフォームやGASを組み合わせれば、自社の運用に合わせて調整できます。主な3つのメリットについて解説します。
すでにGoogle Workspaceを契約している企業であれば、Googleフォームやスプレッドシートなど既存のサービスを活用してワークフローを構築できます。新たに専用システムを導入せずに始められるため、追加費用を抑えやすい点がメリットです。紙の申請書やメールで行っていた承認業務をGoogle上に集約できれば、申請状況の確認や情報共有もしやすくなり、業務効率化とコスト削減の両方につなげられます。
Googleフォームやスプレッドシートなど、普段から利用しているGoogleサービスをそのまま使えるため、従業員が新しいシステムの操作方法を一から覚える負担を抑えられます。慣れた画面で申請や確認が可能で、導入時の教育にかかる手間やコストを軽減しやすい点もメリットです。既存のGoogleアカウントや共有環境を活用できるため、社内への展開や定着も比較的スムーズに進められます。
GoogleフォームとGASを組み合わせることで、自社の業務内容に合わせて申請項目や通知先、承認処理などを柔軟に設計できます。たとえば、申請内容に応じて通知先を変えたり、承認結果をスプレッドシートへ自動記録したりする仕組みも構築可能です。既製のワークフローシステムでは対応しにくい独自ルールにも合わせやすく、運用開始後も申請項目や処理内容を変更しながら、業務の変化に応じて継続的に改善できます。
Googleサービスを使えば比較的手軽にワークフローを構築できますが、業務が複雑になるほど設計や運用の負担が大きくなる場合があります。特に、複雑な承認ルート、内部統制への対応、GASなどを使った独自開発の保守には注意が必要です。利用規模が広がるほど管理面の課題も生じやすくなります。3つの課題や限界について解説します。
休暇申請や経費申請などのシンプルな承認には対応しやすいですが、金額や所属部署によって承認者が変わる多段階承認や、複数条件による分岐をGoogleサービスだけで実現するには工夫が必要です。GASを使えば機能を拡張できますが、フローが複雑になるほどスクリプトの設計やテスト、修正の負担も増えます。そのため、高度な承認ルールを必要とする業務では、自社での構築に限界が生じることがあります。
Googleフォームやスプレッドシートを中心に独自構築したワークフローでは、専用システムと比べ、改ざん防止や監査のための仕組みを一元的に整えにくい場合があります。運用方法によっては、申請データを変更・削除できる状態が残る可能性もあるため、権限管理や操作ルールの設計が欠かせません。承認履歴や操作履歴をどこまで記録・管理する必要があるかを整理し、内部統制や監査対応を重視する企業では慎重に運用方法を検討することが重要です。
Google WorkspaceとGASを組み合わせて独自のワークフローを構築すると、設計した担当者しかスクリプトの内容や設定を把握していない状態になりやすい点も課題です。担当者の異動や退職によって、修正やメンテナンスができなくなる可能性があります。また、申請項目や承認ルールを変更するたびにコードの修正が必要になることもあるため、仕様書や運用手順を残し、複数人で管理できる体制を整えることが求められます。
企業規模の拡大や業務の複雑化に伴い、Googleサービスだけではワークフローの構築・運用が難しくなった場合は、専用のワークフローシステムへの移行を検討しましょう。専用システムは、多段階承認や条件分岐、並列承認、承認履歴の管理など、複雑な業務フローに対応しやすいです。また、権限管理やログ管理など、運用・セキュリティ面の機能が充実した製品もあります。Googleでの運用に限界を感じたら、自社の申請数や承認ルール、内部統制の要件を整理し、必要な機能を備えたシステムを選定しましょう。
Googleサービスでの自作運用に限界を感じた場合は、Shachihata Cloudワークフローも選択肢の一つです。承認ルートを柔軟に設定でき、並列承認や合議、差し戻し、追加承認などを含む複雑なフローにも対応できます。既存のWord・Excel形式の書類を活用でき、紙に近い感覚で申請・承認を電子化できる点も特徴です。シンプルな操作性に加え、承認状況や回覧履歴も確認できるため、業務効率化と管理の両立に役立ちます。
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Googleでは、Workspaceの「承認」機能やGoogleフォーム、スプレッドシート、GASを活用してワークフローを構築できます。既存環境を生かしやすく、柔軟にカスタマイズできますが、複雑な承認ルートや内部統制への対応、GASの属人化には注意が必要です。Googleのみの運用が難しくなった場合は、専用システムの導入をおすすめします。自社の業務規模や承認ルールに合った方法を選び、申請・承認業務の効率化につなげましょう。
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