業務の流れが複雑になり、「誰が・何を・どこまで対応しているのか分かりにくい」と感じたことはないでしょうか。特に稟議や申請、経費精算、受発注管理など、複数の担当者や承認者が関わる業務では、進捗状況が見えづらく、処理の遅れや手戻りが発生しがちです。
このような課題の解決に役立つのが「ワークフロー図」です。業務の流れや担当者、承認ステータスを図で可視化することで、全体像を一目で把握でき、ボトルネックの発見や業務改善につなげやすくなります。本記事では、ワークフロー図の基本的な考え方から、作成するメリット、具体的な書き方までを分かりやすく解説します。
ワークフロー図とは、業務の開始から完了までの流れを、担当者や処理内容、承認ステータスとあわせて図で表したものです。業務を「誰が」「どの順番で」「どのような判断を行いながら」進めているのかを可視化できる点が特徴です。
特に、稟議・申請、経費精算、受発注管理など、複数の担当者や承認者が関与する業務では、ワークフロー図を用いることで処理状況を一目で把握できます。業務の流れを可視化し、どこで作業が滞りやすいのか、どの工程で手戻りが発生しているのかといった課題も見えやすくなるでしょう。
その結果、現状把握だけでなく、業務の見直しや改善策の検討につなげやすくなるのが、ワークフロー図の大きな役割です。
ワークフロー図を作成する最大のメリットは、業務や処理の流れを整理し、現状を客観的に把握できる点にあります。業務が複雑化している場合でも、関係者や工程を図で可視化すると、どこに課題があるのかを明確にできます。また、業務の標準化や引き継ぎのしやすさにもつながるため、バックオフィス業務の改善を進めるうえでも有効です。ワークフロー図を作成することで得られる主なメリットは以下のとおりです。
それぞれについて詳しく解説します。
ワークフロー図を作成することで、業務の開始から完了までの流れを可視化できます。申請者、承認者、決裁者など、複数の関係者が関わる業務であっても、どの工程を誰が担当しているのかが分かりやすくなります。
また、業務の流れを図で確認すると「どこで処理が滞りやすいのか」「手戻りが発生しやすい工程はどこか」といったポイントも把握しやすくなるでしょう。
ワークフロー図は、業務の課題を発見するうえでも役立ちます。業務を図式化することで、処理のムダや重複、不要に複雑な手順などが浮き彫りになります。たとえば、特定の役職者に承認が集中して処理が滞っている場合や、判断工程が必要以上に細かく設定されている場合などは、文章だけでは気づきにくいです。
しかし、ワークフロー図の活用により全体を俯瞰できるため、このようなボトルネックを視覚的に確認できます。業務の課題を明確にすることで、プロセスの見直しや役割分担の再設計など、具体的な改善策を検討しやすくなるでしょう。
業務が特定の担当者に依存している状態は、引き継ぎや人員変更の際に大きなリスクとなります。ワークフロー図を作成することで、これまで担当者の頭の中にしかなかった「暗黙のルール」を形式知として整理できます。
担当者が急に休職・退職した場合でも、図で整理された業務フローがあれば、他のメンバーが業務内容を把握しやすくなります。また、担当者ごとに判断基準や手順が異なるといった事態を防ぎ、常に一定のルールで承認や処理を行えるようになります。ワークフロー図は、業務の標準化と属人化解消に効果的です。
ワークフロー図は、やみくもに描き始めても分かりやすい図にはなりません。事前に目的や対象業務を整理し、関係者や業務の流れを順序立ててまとめることが重要です。特にバックオフィス業務では、承認や判断が絡む工程が多いため、作成手順を押さえておくことで、実務に役立つワークフロー図を作成できます。基本的な書き方は、以下のステップに沿って進めるとスムーズです。
それぞれのステップについて、詳しく解説します。
まずは、ワークフロー図を作成する目的と対象となる業務を明確にします。業務改善や電子化を目的とするのか、引き継ぎや業務整理を目的とするのかによって、図に盛り込む内容は変わります。
また、対象業務については、業務に関わる担当部署や担当者、場合によっては顧客などの関係者も洗い出します。あわせて、関係者ごとのアクションや承認工程、必要な書類・処理、判断によって流れが変わるケースなども整理しておくと、後工程での手戻りを防ぎやすくなるでしょう。
次に、業務に関わる担当者ごとに、どのタスクをどの順番で行っているのかを整理します。担当者や作業内容、時系列を漏れなく洗い出すことで、業務の流れを正確に把握できます。
また、「誰がどのタイミングで承認する必要があるのか」「判断が発生する工程はどこか」といった点も明確にしておくことが重要です。ここで整理した内容が、ワークフロー図の骨組みになります。
整理した内容をもとに、まずはワークフロー図の下書きを作成します。申請開始から一次承認、二次承認、最終承認までの流れを図示し、承認が進む場合と差し戻しが発生する場合の分岐も分かるようにします。
下書きが完成したら、ExcelやPowerPoint、有料の作図ソフトなどを利用して清書します。記号やサイズを統一し、全体を見渡しやすいレイアウトに整えて、誰が見ても理解しやすいワークフロー図に仕上げることが大切です。
ワークフロー図では、業務の流れや判断を分かりやすく伝えるために、いくつかの基本的な記号が使われます。記号の意味を正しく理解し、使い方を統一することで、フロー全体の視認性が高まり、読み手にとって理解しやすい図になります。代表的な記号と役割は、以下のとおりです。
これらの記号は、形だけでなく色やサイズもできるだけ統一して使用することが重要です。表記がばらつくと、どこが処理でどこが判断なのか分かりにくくなります。記号の使い方をそろえて、ワークフロー全体を直感的に把握できる図に仕上げましょう。
ワークフロー図の具体例として、稟議申請業務の承認フローを示したサンプルを見てみましょう。この例では、申請者から上長、部門長、役員へと承認が進む流れを、担当者ごとに分けて表現しています。
申請書の提出や承認といった処理は四角で示し、金額条件によって承認者が変わる工程は分岐として明確にしており、差戻しが発生した場合の戻り先も矢印で表現しているため、実際の業務の流れがイメージしやすいです。
このように、ワークフロー図の活用により、承認段階や判断基準、関係者の役割を一目で把握でき、業務内容の共有や見直しに役立てることができます。
ワークフロー図は、業務の流れを可視化し、課題や改善点を見つけるための有効な手段です。担当者や承認工程を整理することで、業務の全体像を共有しやすくなり、属人化の防止や引き継ぎの円滑化にもつながります。また、ボトルネックやムダな工程を把握しやすくなるため、業務効率の向上やルールの見直しにも役立ちます。まずは身近な業務からワークフロー図を作成し、業務改善の第一歩として活用してみましょう。
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