近年、申請・承認業務の効率化を目的に、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。しかし「いきなり有料ツールを導入するのはハードルが高い」「まずは無料で試したい」と感じる担当者も多いのではないでしょうか。実は、ワークフローシステムには無料で使えるものや、既存ツールを活用して導入できる方法もあります。本記事では、無料で使えるワークフローシステム5選をはじめ、導入方法やメリット、注意点までわかりやすく解説します。
ワークフローとは、社内で行われる申請・承認・確認といった業務プロセスの一連の流れを指します。
たとえば、経費精算や稟議書の申請では「申請者が書類を作成した後上長が承認し、最終的に経理や総務が確認する」といった流れが発生します。こうした流れを電子的に管理・自動化する仕組みが「ワークフローシステム」です。
紙やメール、Excelで運用している場合と比べ、進捗状況を一目で把握でき、承認漏れや確認ミスを防ぎやすくなります。
ワークフローシステムには無料で使えるものも多く存在しますが、有料版と比べると高度な機能や細かなカスタマイズには制限がある点に注意が必要です。
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ワークフローシステムは、必ずしも専用の有料ツールを導入しなければ始められないものではありません。すでに社内で利用しているツールを活用したり、無料プランやトライアルを利用したりすることで、初期費用をかけずに運用をスタートできます。ここでは、無料でワークフローを導入する代表的な方法を紹介します。
すでに社内で利用しているOfficeソフトやGoogle Workspaceを活用し、申請書をシートで作成してメールやチャットで回覧する方法です。社員全員が共有しやすく、操作方法を知っている社員が多いため、比較的スムーズに浸透します。担当者が自由にカスタマイズできる点もメリットです。ただし、承認経路の複雑な分岐や自動通知などの高度な機能は実装しにくく、規模の小さい会社や複雑でないワークフロー向きの方法といえます。
ワークフローシステムサービスの中には、無料プランを提供しているものや、一定期間の無料トライアルを利用できるものがあります。専用ツールを使うことで、承認経路の設定や進捗管理を効率的に行えるのが特長です。ただし、無料プランでは利用できる機能や人数に制限がある場合が一般的で、会社の規模が大きい場合には十分に使えないケースもあります。本格導入の前に、まずは全社で使う前提でテスト的に利用するのがおすすめです。
ワークフローシステムには、無料プランやトライアルを提供しているサービスが複数あります。いずれも有料版と比べると、利用人数や機能に一定の制限はあるものの、「まずは無料で試したい」「自社の業務に合うか確認したい」場合は、一度試してみるとよいでしょう。ここでは、無料で利用できる、または無料トライアルが用意されている代表的なワークフローシステムを比較しやすいよう、表形式でまとめました。
| サービス名 | Shachihata Cloud ワークフロー | ジョブカン ワークフロー | サイボウズ Office | AppRemo | Styleflow |
| トライアル 期間 | 15日間 | 30日間 | 30日間 | 30日間（Freeプランは期間制限なし） | 30日間 |
| 人数制限 | 制限なし | 制限なし | 制限なし（300名以下での利用推奨） | 制限なし（Freeプラン：最大20ユーザー） | 制限なし |
| 機能制限 | 制限なし（ほぼ全機能利用可能） | 機能制限あり | 制限なし（全機能利用可能） | 制限なし（Freeプラン：フォーム数10、ストレージ5GB、添付1MBなど制限あり） | 制限なし（全機能利用可能） |
| 有料料金 | 月額1,200円～/10ユーザー（初期費用なし） | 月額300円～/ユーザー（初期費用なし） | 月額600円〜/ユーザー（初期費用なし） | 月額250円～/ユーザー（初期費用なし）※Freeプランは無料 | 月額350円/ユーザー程度（初期費用なし） |
※実際のトライアル期間や人数・機能制限、有料料金は変更される可能性があるため、導入時には各サービスの最新情報を必ず確認してください。
ワークフローシステムを導入することで、申請・承認業務にかかる手間や時間を大幅に削減できます。紙やメール、Excelでの運用では見えにくかった業務の流れも可視化され、業務効率や内部統制の強化につながります。ここでは、ワークフローシステムを導入することで得られる主なメリットを紹介します。
紙の申請書やメールでのやり取りでは、書類の回覧や確認に時間がかかり、承認が滞りやすくなりますが、ワークフローシステムを使えば、オンライン上で即座に申請・確認・承認が行えるため、処理スピードが向上します。承認状況も一覧で把握でき、「どこで止まっているのか」が分かりやすく、催促やフォローもしやすくなる点が特徴です。
ワークフローを導入すると、申請書の印刷や回覧、保管が不要になります。用紙代や印刷コストを削減できるだけでなく、書類管理の手間も軽減されます。また、紙書類は紛失や保管場所の問題が起こりがちですが、ワークフロー上で管理すれば、過去の申請内容も簡単に検索・確認が可能です。
ワークフローシステムは、インターネット環境があればオフィス外からでも利用できます。外出先や在宅勤務中でも申請・承認が可能なため、業務が止まりにくいです。テレワークやフレックスタイム制を導入している企業では、場所に縛られない申請・承認環境が大きなメリットとなるでしょう。
有料ツールの場合、「導入したものの使われなかった」という失敗も起こりがちですが、無料であれば初期費用や月額費用をかけずに導入できるため、試験的に運用し、自社に定着するかどうかを見極めることが可能です。有料のワークフローシステムの中には、初月は無料で導入でき、効果を確認した後で有料プランへの切り替えを検討できるものもあります。
ワークフローシステムを利用すると、申請内容や承認履歴が自動で記録されます。誰がいつ申請し、誰が承認したのかが明確になるため、紙やメール運用に比べて履歴管理が容易です。内部監査や後からの確認が必要になった場合でも、履歴をすぐに参照でき、管理負担の軽減につながります。
無料のワークフローシステムは手軽に導入できる反面、機能や利用条件には制限があるため注意が必要です。Excelなどで自作したワークフローの場合、基本的な申請・承認は行えても、複雑な条件分岐や承認経路の制御には対応できないケースが少なくありません。
また、ワークフローシステムの無料プランでは、利用できるユーザー数や保存できるデータ容量に上限が設けられていることが一般的です。少人数での利用であれば問題なく使える場合でも、部門単位や全社での利用を想定すると、短期間で上限に達してしまう可能性があります。将来的な利用規模や業務量の増加も見据えたうえで、無料でできる範囲を把握しておくことが重要です。
無料のワークフローは試験導入や小規模運用に適していますが、業務量や管理要件が増えると、有料システムの方が適しているケースもあります。有料のワークフローシステム導入が向いている企業の特徴は下記のとおりです。
無料プランでは、利用できるユーザー数や月間の申請件数に制限が設けられていることが一般的です。有料のワークフローシステムであれば、こうした制限が緩和され、業務量が多い企業でも安定して運用できます。日常業務としてワークフローが欠かせない企業ほど、有料システムを導入するメリットは大きいでしょう。
無料のワークフローでは、権限設定や操作ログの管理、監査対応機能が簡易的な場合が多く、厳格な管理体制は不十分です。一方、有料システムでは、役職や部署ごとに細かな権限設定が可能で、操作履歴を長期間保存できるため、内部統制の強化につながります。セキュリティ対策やサポート体制も充実していることが多くトラブル発生時にも安心して運用できる点が特徴です。
ワークフローシステムは、申請・承認業務の効率化に大きく貢献しますが、まずは自社に合うかどうかを見極めることが重要です。Shachihata Cloudワークフローでは、無料トライアルを利用して実際の操作性や業務への適合性を確認できます。初期費用をかけずに試せるため、「いきなり有料導入は不安」という企業にもおすすめです。
無料で使い勝手を確認したうえで、有料プランへスムーズに移行できる点も特徴です。
Shachihata Cloud ワークフローは下記の3プランとなっています。
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プラン詳細については、Shachihata Cloudワークフローの商品ページをご確認ください。
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