この記事でわかること
働き方改革やDX推進に取り組む企業にとって、紙の書類に押印するためだけに出社する、承認に時間がかかる、契約書の管理に手間がかかるといった課題は見直したいポイントです。これらの課題を解決する取り組みとして注目されているのが「脱ハンコ」です。脱ハンコを進めることで、業務の効率化やコスト削減、テレワークの推進など、さまざまなメリットが期待できます。本記事では、脱ハンコの意味やメリット、進まない理由、導入時のポイント、おすすめのサービスについてわかりやすく解説します。
脱ハンコとは、紙の書類に印鑑を押すことを前提とした業務から脱却し、業務をデジタル化していく取り組みのことです。具体的には、稟議書、申請書、契約書、請求書など、これまで紙で作成・回覧・保管していた書類を電子化し、オンライン上で申請や承認、契約締結を行えるようにする流れを指します。
脱ハンコは単に「印鑑を使わないようにすること」だけではありません。単に押印をなくすだけではなく、書類の作成、承認、共有、保管まで含めた業務全体を見直し、効率化することが本質です。紙と印鑑に依存した業務を減らすことで、場所や時間にとらわれにくい働き方を実現できるでしょう。
脱ハンコが注目されている背景には、テレワークをはじめとした多様な働き方の普及があります。コロナ禍をきっかけに在宅勤務が広がる中で、「印鑑を押すためだけに出社しなければならない」という課題が明らかになりました。紙の書類や押印を前提とした業務が残っていると、場所にとらわれない働き方を進めにくくなります。
また、政府によるデジタル化推進と法整備も、脱ハンコが注目される理由の一つです。政府のデジタル化推進とは、行政手続きや企業活動を紙中心からデジタル中心へ移行し、業務効率化や生産性向上を目指す取り組みです。電子帳簿保存法やe-文書法など、紙の書類を電子データとして保存・活用しやすくする法改正も進められています。
働き方の変化や制度面の後押しにより、脱ハンコは単なる押印廃止ではなく、企業全体の業務改善やDX推進につながる取り組みとして重要性が高まっています。
脱ハンコには多くのメリットがありますが、実際には思うように進まない企業も少なくありません。背景には、長年続いてきた商習慣や取引先との関係、電子化に対する不安などがあります。以下3つの理由について解説します。
脱ハンコが進まない理由の一つに、日本に根付いているハンコ文化があります。重要な契約や届け出、社内承認の場面では、長年にわたり押印が求められてきました。そのため、押印があることで正式な手続きが完了したと考える企業や担当者は少なくありません。
一方で、紙とハンコを前提とした業務には課題もあります。たとえば、ハンコを押すためだけに出社したり、承認者が不在で押印できないために重要な業務が止まったりするケースです。これらの慣習を見直すには、単に押印をなくすだけでなく、社内の意識や業務フローを変えていく必要があります。
自社で脱ハンコを進めたいと考えていても、取引先が電子契約や電子承認に対応していない場合、従来どおり紙の書類に押印してやり取りするケースがあります。デジタル化への意識や対応状況は企業によって差があり、すべての取引先が同じタイミングで脱ハンコに移行できるわけではありません。
特に、長年取引のある重要な取引先が紙とハンコを希望している場合は、自社の都合だけで電子化を進めることが難しいです。余計な波風を立てて関係性や利益を損なうことを避けるため、取引先の意向に合わせて押印対応を続ける企業もあります。脱ハンコを進める際は、社内だけでなく取引先への説明や段階的な移行も重要です。
脱ハンコを進めるうえで、セキュリティ面に不安を感じる企業もあります。電子署名や電子契約システムを導入すれば、紙の書類の紛失や改ざんのリスクは低くなりますが、サイバー攻撃や不正アクセス、情報漏えいなど、デジタル化に伴う新たな課題も発生します。
電子化した書類を安全に管理するには、紙の書類とは異なる対策が必要です。たとえば、データごとに閲覧権限を設定し、必要な人だけが確認できるようにしておきます。また、クラウドサーバー上にバックアップを取っておけば、端末の故障や災害時にもデータを復旧しやすいです。脱ハンコでは、利便性だけでなく安全な運用体制もあわせて整えることが求められます。
企業が脱ハンコを進めるメリットは、押印作業をなくせること以外にも、下記の4点が挙げられます。
それぞれのメリットについて、詳しく解説します。
脱ハンコを進めることで、紙の書類にかかっていたさまざまなコストを削減できます。たとえば、契約書や申請書を印刷するための用紙代、インク代、封筒代、郵送費などが不要になるでしょう。書類のやり取りが多い企業ほど、費用の削減効果は大きいです。
また、紙の書類を保管するためのキャビネットや倉庫など、物理的な保管スペースも減らせます。さらに、書類を探す、整理する、保管期限を管理するといった作業にかかっていた人手も削減可能です。コスト面と業務負担の両方を軽くできる点は、脱ハンコの大きなメリットと言えるでしょう。
紙の契約書を交わす場合は、書類を印刷して押印、封入した後、郵送するまでに数日かかることがあります。相手方の確認や返送を待つ必要もあるため、契約締結までの時間が長くなりやすい点が課題です。
一方、電子契約や電子承認を活用すれば、申請や確認、承認、契約締結までをオンライン上で進められるため、郵送や押印のための待ち時間が減り、業務全体のスピードアップにつながります。これまで書類作業に使っていた時間を削減できれば、従業員は顧客対応や企画立案など、より付加価値の高い業務に労力を注ぎやすくなるでしょう。
脱ハンコが進むと、押印のためだけの出社が不要となります。紙の書類を社内で回覧したり、承認者の席まで持っていったりする作業も減らせるため、テレワークやサテライトオフィス勤務など、多様な働き方に対応しやすいです。
場所に縛られずに申請や承認、契約業務を進められる環境は、従業員の生産性向上にもつながるでしょう。また、通勤時間や不要な出社を減らせることで、ワークライフバランスの改善にも役立ちます。柔軟な働き方を実現するうえで、脱ハンコは重要な取り組みの一つです。
紙の書類は、紛失や破損、改ざんなどのリスクがあります。保管場所や管理方法があいまいな場合、必要な書類をすぐに見つけられなかったり、誰がどのように処理したのかを確認しにくかったりします。
電子署名や電子契約システムを導入すれば、書類の作成、承認、署名、保管などの操作履歴を残せます。そのため、誰がいつ、どのような処理を行ったのかを確認しやすいです。さらに、データごとにアクセス権限を設定すれば、関係者以外による閲覧や操作を防ぎやすくなります。ログ管理や権限管理を適切に運用することで、不正の抑止や内部統制の強化につながり、企業のコンプライアンス体制が向上するでしょう。
脱ハンコを成功させるためには、電子契約サービスやワークフローシステムを導入するだけでは不十分です。対象となる書類の整理や社内への説明、自社に合ったツール選びを段階的に進めることが大切です。ここでは、下記3つのステップごとに詳しく説明します。
まずは、紙で管理している文書のうち、どれを電子化するのかを決めます。稟議書、申請書、契約書、請求書など、自社で扱っている書類を洗い出し、電子化しやすいものから優先順位を付けることが重要です。
すべての書類を一気に電子化しようとすると、業務フローの見直しや社内調整に時間がかかり、途中で頓挫してしまう可能性があります。また、法令上、押印や書面での手続きが必要な書類もあるため注意が必要です。利用頻度が高く、電子化による効果が見込める書類から進めるとよいでしょう。
脱ハンコを実現するためには、従業員の理解と協力が欠かせません。システムを導入しても、現場が使い方を理解していなかったり、従来の紙とハンコの運用に戻ってしまったりすると、十分な効果は得られません。
また、従業員の中には、デジタル化に抵抗感を抱く人もいます。そのため、脱ハンコに取り組む目的やメリットを丁寧に説明することが大切です。押印のための出社が不要になること、承認までの時間を短縮できること、書類を探す手間を減らせることなど、現場でのメリットについて具体的に伝えましょう。
脱ハンコを進める際は、電子印鑑、電子署名、ワークフローシステム、電子契約サービスなどのツールを活用する方法があります。これらの仕組みをすべて自社で構築することは、費用や専門知識の面でハードルが高いため、既存サービスの導入が現実的です。
ただし、必要な機能は企業によって異なります。社内承認を効率化したいのか、契約業務を電子化したいのか、取引先とのやり取りまでオンライン化したいのかによって、選ぶべきシステムは変わります。自社の業務内容や導入目的を整理し、使いやすさやセキュリティ、外部との連携のしやすさも確認しながら選定しましょう。
脱ハンコを進めたい企業には、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloudは、印影付き電子文書とワークフロー機能により、ハンコ文化を尊重しながら業務の電子化を進められるサービスです。
紙やハンコに慣れた現場でも、従来の押印に近い感覚で利用可能で、電子化への抵抗感を抑えながら移行しやすい点がメリットです。また、社内の申請・承認フローをオンライン化できるため、押印のための出社や書類の回覧にかかる手間を削減できます。
さらに、取引先は無料のゲストユーザー機能を使って、受信から捺印までを完結できます。アカウント登録が不要なため、取引先に負担をかけにくく、社外とのやり取りもスムーズに進められます。
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