一般社団法人日本有機資源協会

導入サービス

Shachihata Cloud

規模

1～49名

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機能

効果・特徴

手厚いサポートで複雑な承認フローをそのまま電子化
「もう終わったの？」決裁を劇的に速め、紙9割減を実現

公開日｜2025.11.06

一般社団法人日本有機資源協会（JORA）は、バイオマス資源の有効活用を推進する専門団体として、国の補助事業の運営支援や調査研究、バイオマスマーク^※1の認定・運営など幅広い事業を展開しています。
　同協会では長年、補助事業に関する起案書や契約書などを紙で運用しており、承認者の不在による決裁の停滞や書類管理の手間が課題となっていました。また、スケジュールや会議室予約はExcelで管理していたため、入力待ちや重複予約など、情報共有の煩雑さも生じていました。こうした課題の解決に向けてShachihata Cloudを導入。承認スピードの向上や紙の約9割削減に加え、スケジュールや会議室予約の一元管理による情報共有の効率化も実現し、業務全体の効率化につながっています。

※1：バイオマスマークは生物由来の資源（バイオマス）を利用した商品に表示できる目印です。

BEFORE 導入前の課題：承認者の不在で止まる決裁と、紙・Excel運用による業務負担

・承認者の長期出張中は決裁が滞り、未処理の書類が溜まっていた
・紙で書類を回覧していたため、承認状況を把握しづらかった
・職員の予定や会議室予約をExcelで管理しており、調整に手間がかかっていた
・押印や書類のファイリングに多くの工数がかかっていた

POINT 導入の決め手：会長の推薦と、現在の業務に合った提案

・会長が別団体で利用しており、便利なシステムとして紹介を受けた
・既存の帳票をそのまま活用でき、従来の運用を大きく変えずに導入できると思えた
・ハンコを押す感覚で承認でき、紙の運用に近い操作性だった
・担当者の丁寧な説明により、導入後の運用を具体的にイメージできた

AFTER 導入後の効果：承認スピード向上と紙9割削減。電子化で情報共有も効率化

・出張先や移動中でも決裁できるようになり、承認の滞留を解消
・承認状況を可視化し、進捗確認の手間を大幅に軽減
・起案書や伝票などの印刷が不要となり、紙の印刷を約9割削減
・スケジュールと会議室予約を一元管理し、重複予約を防止

今回は、事務局長の嶋本様と総務部の早田様に、従来の運用で抱えていた課題やShachihata Cloud導入の経緯、導入後の具体的な効果についてお話を伺いました。

Index

紙とExcelによる運用が、決裁・情報共有の両面で業務の停滞を招いていた

会長の推薦と業務に合った提案が後押し。
約1年間の並行運用を経て、無理のないデジタル化を実現

承認スピード向上と紙の約9割削減。「もう終わったの？」と驚くほど決裁が迅速に

スケジューラーやチャットも活用。組織全体の情報共有を効率化

承認業務の電子化を第一歩に、バイオマス事業や周辺業務のさらなる効率化へ

紙とExcelによる運用が、決裁・情報共有の両面で業務の停滞を招いていた

紙運用による決裁業務の課題

Q: Shachihata Cloud導入前は、決裁業務をどのように行っていましたか。

嶋本様：
以前は、起案書や契約書、発注書、公文書など、確認が必要な書類はすべて紙で回覧していました。例えば、会長名で発出する公文書は、起案書と対象の文書を印刷し、承認者が順番に認め印を押していきます。最後に事務局長と専務理事の決裁を受けて初めて発行できる運用でした。

Q：紙による決裁業務では、どのような課題がありましたか。

嶋本様：
最も大きな課題は、承認者が不在になると決裁が止まってしまうことでした。そのため、私と専務理事が同時に不在にならないよう、可能な範囲でスケジュールを調整していました。しかし、会議や出張が重なると二人とも不在になることもあり、決裁の滞りを避けられないことが課題でした。

早田様：
申請する職員も承認者の予定を確認し、回覧のタイミングを調整しながら業務を進めていました。また、紙で管理していたため承認状況や書類の所在が分かりづらく、書類を探したり、承認後のファイリングを行ったりするなど、管理にも多くの手間がかかっていました。

Excel管理による情報共有の課題

Q: スケジュールや会議室予約はどのように管理されていましたか

嶋本様：
職員のスケジュールや設備予約を共有フォルダ上のExcelで管理していました。しかし、同時編集ができない仕様のため、誰かがファイルを開いている間は他の職員が入力できず、外出先からリアルタイムに予定を更新できないことが大きな課題でした。また、スケジュール管理と設備予約のファイルが分かれていた点も不便でした。予定を登録するたびに複数のファイルを照合しなければならず、登録後に予約の重複が判明して再調整に追われるなど、当時は管理業務に手間と時間がかかっていました。

会長の推薦と業務に合った提案が後押し。
約1年間の並行運用を経て、無理のないデジタル化を実現

Q：デジタル化を検討された背景と、Shachihata Cloudを選んだ決め手を教えてください。

早田様：
事業規模の拡大に伴い、従来の紙運用やExcelでのスケジュール管理が限界を迎えていたことに加え、昨今は国の補助事業でも押印を省略するケースが増えるなど、社会全体のデジタル化が進んでいることを実感していました。当協会でもこうした流れに合わせ、押印作業をはじめとする業務負担を軽減するため、電子化による業務改善を検討し始めました。

嶋本様：
導入のきっかけの一つに、当協会の会長からの勧めがありました。会長が別の団体で既にShachihata Cloudを利用しており、『遠方にいても決裁ができて便利だ』という話を以前から聞いていたことが、導入を検討する際の後押しとなりました。加えて、Shachihata Cloudの担当者の方が当協会の業務を丁寧にヒアリングし、既存の帳票をそのまま活用できる運用を提案してくれたことも選定のポイントでした。ハンコを押す感覚に近い操作画面で、これまでの業務スタイルを大きく変えずに導入できると感じ、選定に至りました。

Q：導入をスムーズに進めるために、どのような準備をされましたか。

早田様：
職員への展開に先立ち、当協会の業務に即した運用ルールの整備に時間をかけました。当協会では国の補助事業なども受託しており、事業ごとに処理方法が異なるため、それらをパターン化して承認ルートを整理する必要があったからです。 Shachihata Cloudの担当者と検討を重ねてルールを明確化し、実際の画面を用いた操作説明会を通じて周知を徹底したことで、職員が迷わず利用できる環境を整えることができました

Q：具体的にはどのように移行を進められましたか。

嶋本様：
導入時は約1年間の並行運用期間を設け、スケジュール管理から段階的に移行を進めました。2026年4月の一本化を事前に周知したことで、職員が無理なく操作に慣れる時間を確保でき、先に習得した職員が周囲をサポートするなど、自然に活用が定着していきました。

承認スピード向上と紙の約9割削減。「もう終わったの？」と驚くほど決裁が迅速に

Q：Shachihata Cloud導入後、申請・承認業務や管理方法はどのように変わりましたか。

早田様：
現在は、申請書をWordやExcelで作成し、請求書などの証憑書類とあわせてShachihata Cloudへアップロードしています。設定した承認ルートに沿って回覧から承認、保存までをシステム上で管理できるようになりました。また、承認状況を画面上で確認できるため、どこで処理が止まっているのかを把握できます。修正が必要な場合も、コメント付きの差し戻しや引き戻しができるため、再印刷や再回覧の必要がなく、システム上でやり取りを完結できるようになりました。

Q：承認スピードの変化は実感されていますか。

早田様：
かなり速くなりました。少し席を外して戻るだけで、「承認が完了しました」という通知メールが何件も届いていることがあります。「もう終わったの？」と驚くこともありますね。

嶋本様：
承認依頼はメールで通知されるため、出張中や外出先でも確認できるようになりました。以前は出張から戻ると未処理の書類がたまっていましたが、現在は移動中でも承認でき、処理状況も把握できます。戻ってからまとめて対応する必要がなくなり、承認が滞ることも減りました。

スケジューラーやチャットも活用。組織全体の情報共有を効率化

Q：ワークフロー以外にも、日々の業務で活用されている機能はありますか。

早田様：
ワークフロー以外では、スケジューラー機能を日常的に活用しています。出張や休暇を含めた予定をすぐに確認できるため、相手の予定に合わせて業務の段取りを組めるようになりました。

嶋本様：
予定の重複確認や外出先からの予定登録もできるため、以前Excelで管理していた際に発生していた入力漏れや調整の手間が減りました。

早田様：
他にもビジネスチャットを利用しています。メールよりも手軽に必要な情報を共有できる点が便利で、件名や挨拶文を入力する必要がないため、入金状況などの日常的な連絡もスムーズに行えています。また、アンケート機能を使って意見を集約することもあり、業務に応じてさまざまな機能を使い分けています。

承認業務の電子化を第一歩に、バイオマス事業や周辺業務のさらなる効率化へ

Q：今後、さらにデジタル化を進めていきたい業務はありますか。

嶋本様：
今後は、人事・労務分野のデジタル化にも取り組んでいきたいと考えています。給与計算や勤怠管理などのシステム導入も検討しており、Shachihata Cloudで承認業務を電子化できたように、周辺業務も含めて効率化を進めていきたいです。また、バイオマスマーク事業では、申請書や契約書など紙で管理している書類も多く残っています。今後は申請から管理までの電子化を進め、マーク申請者と協会双方の負担軽減につなげたいと考えています。

Q：最後に、同じような課題を抱える団体へメッセージをお願いします。

早田様：
Shachihata Cloudは現在使用している帳票を活かしながら導入できるため、大きく業務を変えることなく始められました。管理者として運用していますが、特別なシステム知識がなくても設定変更や調整ができ、業務に合わせて柔軟に運用できる点がメリットだと感じています。

嶋本様：
今回、IT導入補助金を活用しましたが、補助金の申請から導入までShachihata Cloudの担当者にサポートいただき、安心して進めることができました。システム導入は難しい印象があるかもしれませんが、Shachihata Cloudなら現在の業務をそそのまま電子化できます。導入を検討されている団体の方には、まずは相談してみることをおすすめします。