お客様事例｜エフサステクノロジーズ<br>株式会社｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例エフサステクノロジーズ
株式会社

CASE STUDY

エフサステクノロジーズ
株式会社

電気機器

500人～

電子決裁でも文書に捺印したい

社内回覧・決裁のタイムロス解消

年間4,000時間の作業工数を削減！部門導入から全社に浸透した秘訣は柔軟なワークフロー

2024年4月に設立したエフサステクノロジーズ株式会社では、前身の株式会社富士通エフサスが5年前から導入していたShachihata Cloudを社内決裁および取引先に提出する見積書や納品書などの文書に活用しています。社内の利用人数が増加したことで既に大幅な工数削減を実現していますが、今後は合議機能を備えた「ワークフロープラス」の導入などによって、さらなる業務効率化を図っていく考えです。 Shachihata Cloud導入直後の2019年1月当時（https://dstmp.shachihata.co.jp/case/fsas/）と現在ではどう状況が変わったのか、ビジネスマネジメント本部ビジネスプロセス企画統括部統括部長の沖野吉樹様と、同じく統括部シニアマネージャーの梶野郁子様にお話を伺いました。

約4,700名の従業員がShachihata Cloudを使用

――現在のShachihata Cloudの活用状況を教えてください。

梶野様
導入当初は営業部門を中心に約600名が利用していましたが、コロナ禍でテレワークを推進したこともあって、営業部門の他に技術部門などにも拡大し、現在は約4,700名が使っています。社内での利用拡大にあたっては、特に大きな問題も発生せずスムーズに浸透していきました。

ビジネスマネジメント本部ビジネスプロセス企画統括部
左:統括部長　沖野吉樹様
右：シニアマネージャー　梶野郁子様

――スムーズに利用が浸透していった理由は何だと思いますか？

梶野様
申請者が申請時に自由にワークフローを組めるところが良かったと思います。細かいルールを決めなくても使うことができるので、自然に利用が浸透していきました。

――コスト削減や業務効率化の具体的な効果はいかがでしょうか。

梶野様
紙の印刷物に押印し、スキャンしてPDF化する手間がなくなったことを考えると、年間約５万件×5分で4,166時間、約173日分の工数削減効果があります。外出先でも押印できるため、決裁完了まで数日間掛かっていたリードタイムが1日程度に短縮できるようになり、かなり効果は高いと思っています。

――導入初期に今後の展望として挙げていただいた、社外文書の交付等は実現できましたか？

梶野様
セキュリティの観点から、社内と社外で利用システムを分離しているため、社外との電子契約などへの利用は行っていません。ただし、2024年1月より義務化された改正電子帳簿保存法への対応のため、見積書や納品書など、こちら側からの一方通知となる社外向け文書についてはShachihata Cloudで押印されたものを電子取引文書として扱えるように社内規程を変更しました。契約書など社内と社外の双方で押印が必要なものに関しては、別のシステムでやり取りするようにしています。

沖野様
以前はお客様との取引は、物理的な紙と押印を基本に行ってきましたが、コロナ禍でお客様においても在宅ワークが増えたため、そのデメリットが顕著になってきたことが背景にあります。
また、電子帳簿保存法の施行も大きく影響していると思われ、さらに電子化に拍車が掛かりました。

沖野様

―貴社ほどの大きな組織においても、他のシステムと併用しながらShachihata Cloudを問題なく使っているのですね。

梶野様
そうですね。外部とのやり取りについては厳格にルールを決めていますが、社内向けについては割と自由に使っています。

合議機能を備えた「ワークフロープラス」を導入

――より柔軟な運用のために、合議機能を備えたShachihata Cloudの「ワークフロープラス」を導入されるそうですね。

梶野様
主な目的は社内決裁のスピードアップです。今は1人ずつ順番に押印を行っていますが、人数が増えるとそれなりに時間が掛かってしまうので、合議機能を使うことで決裁までのスピードが格段に上がると考えています。また、現在使用している他社のワークフローシステムでは、一度承認ルートを設定してしまうと、ルートを追加したくても承認者による設定ができません。もちろん今のシステムにも良い部分はあるのですが、ルートを追加する際には IT 部門に開発を依頼しなくてはならず、調整の手間が増えるためフットワークが少し重くなってしまうという問題があります。

沖野様
社内では汎用的な業務アプリ開発ツールを利用したワークフローシステムを活用しているケースもありますが、ワークフローと証跡に特化したShachihata Cloudは運用も安定しており、加えて合議機能が使用できることで、利用シーンが拡がると考えています。案件の審議部門が合議機能により一斉に審議を行い、この結果を踏まえて最終決裁者が決裁を行うといった使い方ができるため、決裁審議が非常にスムーズに進むと思います。

――貴社のセキュリティレベルは非常に高いと思いますが、その点でもShachihata Cloudは問題なかったでしょうか。

梶野様
クラウド環境を使用する条件は厳しいですが、Shachihata Cloudには2段階認証やIPアドレス制限の機能が用意されていたのでそれを採用することで問題なく導入することができました。富士通クラウド環境内で構築して頂けたことも大きかったと思います。

梶野様

―社内決裁や一部の社外向け文書以外にも、Shachihata Cloudの利用が拡大される可能性はありますか？

沖野様
電子押印を許容するシーンは日々増えているので、物理印からの置き換えという意味で利用拡大はまだまだ見込めると思います。最後に1つ要望させていただくと、在宅勤務でワークフローシステムを使う際に、膨大な数のメールの中からShachihata Cloudから届く押印の請求を見落としそうになることがあります。できるだけ気を付けていますが、たとえば重要な文書に対しては、PC上にポップアップなどで通知されるような機能があると嬉しいですね。

2019年導入初期のインタビュー記事はこちら