学校法人十文字学園十文字学園女子大学

導入サービス

パソコン決裁7＆DocGear3

業種

教育

規模

100～299名

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機能

効果・特徴

タブレットやスマートフォンも活用し、
電子印鑑サービスで申請業務の時短と効率化を実現。

公開日｜2019.08.22

1922年（大正11年）、文華高等女学校として東京・巣鴨で開校した、現・十文字学園女子大学。
さらに、1966年（昭和41年）に十文字学園女子短期大学、1996年（平成8年）には十文字学園女子大学を埼玉県新座市に開校。現在は人間生活学部に9つの専門学科を設置。専門知識を学びながら資格取得を可能とするなど、将来を見据えたさまざまなカリキュラムを学生向けに提供しています。
　そんな十文字学園女子大学では、規程変更の許可を申請する書類をはじめとしたさまざまな原議書の申請承認業務の効率化を図るべく、シヤチハタが提供する『パソコン決裁 DocGear クラウド』（以下、DocGear）を導入しました。今回は、学内におけるDocGearの活用方法について、総務課と会計課の職員の方々にお話を伺いました。

Index

導入のきっかけ

導入後の変化

今後の展望

導入のきっかけ

経費節減や事務の効率化のひとつとして物品購入に関する事前申請の徹底を決断

十文字学園女子大学では、経費節減や事務の効率化のため、教員の物品購入に関して事前申請する運用を徹底しています。「その過程で効率的に申請承認できる仕組みを検討していました」と、会計課職員は語ります。

「これまでの物品購入は、ある程度教員の裁量に任されていました。しかし、文部科学省から通知された『研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）』に対応し、公的資金の使用における不正防止対策を行う上で、事前申請と事前決裁を徹底する必要性が高まったのです。ただ、教職員によって勤務日が異なることが多く、承認が滞らないよう、どこからでも確認できる仕組みが必要だと考えました」

そこで検討したのが、電子印鑑の活用でした。当初は無償で使える電子印鑑も検討していましたが、他人になりすまして押印できてしまう可能性もあったので、本人しか押印できないセキュアな運用が可能な電子印鑑に絞り込むことになりました。

既存のフォーマットを引き継いだ上で電子化できる点を評価

導入の検討を進める中で、予算をかけて行うのであれば物品購入だけでなく学内で行われている申請承認作業など、他の業務にも応用できるような仕組みを検討するべきだという意見が持ち上がりました。そこで、電子印鑑を提供しているシヤチハタに問い合わせ、提案を受けたのが『DocGear』でした。

原議書に関する管理業務を行っている総務課職員は、「学内で行われている原議書の申請承認の電子化に取り組むことで、電子印鑑をさらに有効活用できるのではと、会計課から総務課に相談がもちかけられました」と経緯を語ります。

また、重要だったのは、WordやExcelなどで作成された原議書のフォーマットがそのまま使えるのかどうかでした。「既存の様式に慣れている教職員が多く、従来のフォーマットで紙と同じように押印できる仕組みが必要でした。また、出張が多い教職員から『学外でもタブレットやスマートフォンなどのスマートデバイスを利用して承認したい』という声も寄せられていました」と、会計課職員は振り返ります。

これらの要件を満たすものとして、簡単に導入できるクラウド版の『DocGear』に白羽の矢が立ちました。低コストで紙の業務をそのまま電子化でき、学外からの確認・承認にも応用できる点が決め手となりました。

導入後の変化

電子印鑑と『DocGear』が業務効率化を実現し、決裁までの時間短縮に大きく貢献

現在は、約230名の教職員が自身の電子印鑑を利用し、年間1,300件に及ぶ原議書申請の大半をクラウド上にある『DocGear』で行っています。実際の申請承認フローは部門ごとに基本フローが定義されていますが、申請内容によって新たな承認者を追加できるなど、現場に合わせた柔軟な運用が行われています。

申請書類の管理については、最終承認者が決裁した後に総務課で決裁番号を付け、各部門で管理している『DocGear』のキャビネット内の承認後保管フォルダに自動格納されるようになっています。添付書類も含めた申請に必要な書類は、スマートフォンなどスマートデバイスでも閲覧できるようPDF化した上で『DocGear』の申請承認フローに乗せています。ただし、添付書類が多い場合などは、従来通りの紙による運用も許可しています。
なお、当初課題となっていた物品購入の事前申請については、添付書類が多いため電子印鑑を用いて申請書類に押印後、会計課へメールで申請書類を送付し、物品購入の事前承認を行っています。物品購入についての領収書や請求書の原本は、最終的に財務部に提出する運用となっています。

総務課職員は柔軟な運用について次のように説明します。「外部からの調査などに回答する際は添付の書類も多く、紙で原議を作成して回覧する方がやりやすい場合があります。シヤチハタの電子印鑑と『DocGear』は従来のフォーマットをそのまま使えて紙と同様の運用ができるので、紙と電子をうまく併用できています。」

『DocGear』導入の効果については、「承認者のもとへ押印をもらいに行く手間が省けました。承認者が学外にいてもスマートフォン等から決裁できるため、完了までの時間が大幅に短縮されています。また、申請がどこで停滞しているかが可視化されるため、必要に応じて催促できる点もスピードアップに貢献しています」と評価しています。

現場での定着やサポート体制についても、「現場からの質問は思ったほど多くなく始動できたように思います。最初は管理機能について分からないことも多く、頻繁に連絡することもありましたが、その都度ていねいに説明いただき、とても助かりました。来校してのサポートなど、手厚い対応に感謝しています」と振り返りました。

さらに、会計課職員は「決裁がスムーズになったことで、月末に集中しがちな業務負担の分散に役立っています」と実務面でのメリットを語ります。

今後の展望

電子印鑑と『DocGear』の他業務への応用で、さらなる電子化を促進

今後について、総務課職員は「電子印鑑と『DocGear』をこれまで以上に学内に浸透させていき、電子化をさらに進めていきたい」と語ります。

「現状は原議書の申請承認業務に利用しています。しかし、例えば上長の印鑑が必要なものや部内で回覧する必要のある書類などは、いまだ紙で運用している現状があります。それらにも電子印鑑や『DocGear』を使えるようになれば、全体的な作業の効率や意思決定のスピードアップを実現できると考えています」

また、さらなる普及と活用に向けて「学内の運用に合わせたマニュアルの整備や定期的な説明会の開催など、継続的なフォローを行っていきたい」と話します。