お客様事例｜日本海ガス絆ホールディングス株式会社｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例日本海ガス絆ホールディングス株式会社

CASE STUDY

日本海ガス絆ホールディングス株式会社

電気・ガス

500人～

運用や文書フォーマットを変えずに決裁を電子化したい

社外取引にもShachihata Cloudを積極活用、グループ内でのさらなる活用も進める

日本海ガス絆ホールディングスグループは、主に都市ガスとLPガスの供給・販売といったエネルギー事業を中心に、生活やビジネスに関わるさまざまな領域で事業を展開しています。同社では2020年8月にShachihata Cloudを導入して大幅な業務効率化を実現し、現在は部署内やグループ会社間だけでなく、注文書や見積書といった社外との書類のやり取りにも活用領域を広げています。今回はDX推進部DX推進グループ部長の松井義行様、園部佑樹様に、Shachihata Cloud導入の効果と、運用面の工夫などについてお話を伺いました。

柔軟なライセンス形態が導入の決め手に

――Shachihata Cloudを導入する前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

松井様　
各部門や担当者ごとに異なる見積書フォーマットの管理が煩雑でした。弊社内でワークフローの仕組みは持っていたのですが、スムーズに回せるのは管理部門が用意した固定フォーマットの書類だけで、見積書などは載せられなかったのです。そうした場合は添付書類として見積書のエクセルなどを載せて、社内のヒューマンルールで運用して、改ざんできる状態で無理矢理回しているような状態でした。

グループ間の発注書だけでも1カ月に何百枚というレベルで回していて非常に煩雑な状態でしたし、それが紙で行われていたところも同時になんとかしたいと考えていたところ、Shachihata Cloudのことを知り、これなら行けるのではないかと。まずは営業部門とグループ企業とのやり取りのところから導入しました。当初からグループ外との契約にも使えるのではないかと感じていたので、現在はホールディングスのグループ外にも使用しています。

左：DX推進部DX推進グループ　末石　航也様
中：DX推進部DX推進グループ　部長　松井　義行様
右：DX推進部DX推進グループ　園部佑樹様

――数ある電子契約サービスの中で、Shachihata Cloudを選んだ理由を教えて下さい。

松井様　
PDF化せずに、ExcelやWordが混在していても、そのまま載せられる点が良かったですね。また、社内ワークフローだけでなく、社外向けの電子契約にも対応できるツールを探すにあたり、利用できるアカウント数が多いものが欲しかったという事情もあります。社外発信権限のあるアカウント数が限定されるライセンス体系や、アカウント数は限定されなくても社外への書類１通につき数百円がかかる料金体系の他社製品では、私たちの組織構造には適していないと感じていました。社外に発注書や契約書を出す際に、アカウント数を絞るか書類一通につき追加料金が発生するシステムが多い中、Shachihata Cloudは柔軟なライセンス体系を持ち、必要な人数での利用が可能で電子署名機能が使い放題なところなど、コスト面や機能面で私たちの要望に合致しました。

――実際に導入するにあたって苦労した点はありますか。

園部様
作成する帳票がほとんどExcelベースであったため、「Excelの使いやすさ」と「Shachihata Cloudの仕様」のギャップが逆に問題となることが多かったです。社内で運用されるExcel資料では、複数のシートが1つのブックにまとめられていたり、印刷時に自動縮小されA4サイズに調整されたりする仕様が標準化していたため、フォーマットの統一が困難でした。また、原価計算がメモされた工事の注文書など、お客様には見せたくない情報がエクセルに書かれている書類もあり、いったんPDF化して処理するなどの手間が掛かりました。

――そこは社内で運用ルールを決めて対応したのでしょうか。

松井様
ルールというより、Excelのマクロ(処理を自動化する機能)を組んで、ワンタッチで処理できる仕組みを作り込みました。その場合、書式を変更する必要があったので、業務改善の協力を現場に依頼しました。

社内と社外をワンルートで回覧

――具体的にはどのような書類の押印・回覧に使っているのでしょうか。

園部様
日報や交通費、製造部門の検査業務に関わる書類といった社内向け文書に使っている他、注文書、注文請書、見積書など社外向けの書類にも使用しています。

DX推進部DX推進グループ　園部佑樹様

松井様
請求書など社外へそのまま飛ばせない書類に関しても、社内ではShachihata Cloudを使って高速で回覧しています。工事部門に関しても、協力会社には最終的に紙の書類を持っていきますが、社内ではShachihata Cloudで回すケースが多くなっています。

――そこまで、あらゆる書類に使っていただけている理由は何でしょうか。

園部様
いろいろとありますが、まずは使いやすさの部分です。画面の操作性で言うと、ファイルをアップロードして人を選んで申請という少ない操作で済みます。また、費用の割安感もあります。社内のさまざまな部署への導入を協議するにあたり、1人あたり330円×人数×期間という費用感を説明すると、前向きな反応が多いです。

――例えば、社内決裁と同じルートで、社外に文書を提出するような形の使い方もされていますか。

松井様
そうですね。1つの回覧ルートの中に、社内と社外の担当者を含めている形が多くなっています。先ほど述べた、社外に見せたくないものをどうするかという問題も、一気通貫でそのお客様まで届くルートにしているという事情があります。取引先様にもShachihata Cloudのスマホアプリを入れていただいて、諸々の通知を受け取っていただけるようにしました。

1カ月掛かっていた回覧が3日に短縮できたケースも

――運用面で工夫していることはありますか。

園部様
電子帳簿保存法対応のために、名称保存が必要なデータをShachihata Cloudからダウンロードして、別の場所に保存しています。格納漏れを防ぐために申請者が月に1回、回覧完了書類が格納されているか確認を行っています。

松井様
電子署名機能については全てのユーザーがほぼ意識せずに使えていますが、電帳法対応のためにタイムスタンプを押すか押さないかの判断はいちユーザーでは付けにくいため、社名を入れた角印にタイムスタンプ機能を付けてそれを上長が押すルールにしています。タイムスタンプが押されているかどうかは、角印の有無で判断できるようにしています。

――Shachihata Cloud導入後の効果はいかがでしょうか。

松井様
たとえば、富山支社では注文書の回覧完了までの日数が５日から30日掛かっていたところ、導入後は３日まで短縮できました。都市ガス営業の部署では、昨年６月～１２月の間に、A3用紙1398枚が削減できましたし、注文書・注文請書や見積書も回覧完了までの日数が数日間短縮できています。

園部様
紙の時代は一定のタイミングでまとめて書類を提出していたので、どうしても日数が空いて時間が掛かっていました。今はワンクリックで完了するので、承認までの期間が大幅に短縮できています。

――今後の展望について教えてください。

松井様
われわれは大きな設備を作っている会社なので、図面なども送れるようにしたり、完成した図面だけでなく、他のシステムで作った書面をシームレスにShachihata Cloudに載せたりできないか模索しています。

営業系の部門は既にShachihata Cloudをかなり使っているので、利用をさらに広げ、未導入の部署やグループ会社にも積極的に展開していきたいと考えています。各部署内だけでなく、部署間やグループ会社間で発生する業務にも応用して、各所での連携がよりスムーズに行えるようにもサポートしていきたいと思います。