この記事でわかること
契約書や申請書、請求書などに押印する慣行は、企業の業務に深く根付いています。一方、行政手続きの見直しや電子契約・電子承認の普及により、印鑑が廃止されるケースが増えています。
ただし、すべての印鑑を一律に廃止できるわけではないため、書類の用途や社内規程、取引先との合意を踏まえて判断することが大切です。本記事では、印鑑廃止が進む背景、企業が取り組む目的、印鑑ごとの廃止しやすさ、注意点、具体的な進め方を解説します。
行政手続きでは押印の見直しが進み、企業においても紙と印鑑を前提とした業務を見直す動きが広がっています。印鑑廃止は、単に押印を省略する取り組みではありません。本人確認や承認記録を別の方法で確保しながら、申請・契約・保管までの流れを再設計することで、業務効率や働き方にも大きな影響を与えます。
国は、行政手続きで求めていた押印を原則として見直しており、国民や企業が行政に対して行う手続きの多くで、印鑑廃止に向けた対応が進められています。例えば、税務手続きのe-Taxでは、書面への署名・押印の代わりに電子署名を使って、申告や申請を送信することが可能です。
ただし、すべての手続きで押印が不要になったわけではありません。手続きや提出方法によっては、印鑑が必要な場合もあります。押印や電子署名が必要かどうかは、手続きの種類や提出方法によって異なります。実際に手続きを行う際は、それぞれの窓口や案内で要否を確認しておくと安心です。
行政の見直しを受け、民間企業においても印鑑の必要性を業務ごとに判断する動きが広がっています。契約は特段の定めがなければ押印がなくても効力に影響しないとされていますが、本人性や合意内容を証明できる運用は必要です。印鑑を廃止することと、証拠を残さないことは同義ではありません。法令や取引条件上必要な書類と、社内慣行だけで押印している書類を切り分け、電子契約や電子承認へ移行する企業が増えています。
企業が印鑑廃止に取り組む目的は、押印作業を減らすことだけではありません。紙を前提とした工程を見直し、申請や承認をオンラインで完結できる仕組みへ移行することで、業務全体の効率化と柔軟な働き方につなげられるためです。導入する仕組みと対象書類を整理し、次の3つの目的を明確にしましょう。
書類への押印には、印刷、押印、回覧、郵送、返送、保管といった複数の作業が伴います。承認者が不在の場合は処理が止まり、押印だけのために出社しなければならないこともあるでしょう。印鑑を廃止し、電子承認や電子契約へ切り替えることにより、書類の受け渡しや待ち時間を減らせます。担当者は進捗確認や書類整理に追われにくくなり、判断や顧客対応など本来注力すべき業務へ時間を振り向けやすくなります。
紙と印鑑を前提とした工程が一部に残ると、申請内容をシステムへ入力しても、印刷や押印、再入力が必要となり、紙の工程がボトルネックになりやすいです。印鑑廃止を契機に、申請、承認、契約、保管までを一連の電子フローへ移行すれば、情報を重複して扱う作業を減らせます。データの検索や共有、進捗確認もしやすくなり、個別業務だけでなくバックオフィス全体のデジタル化を進めやすくなるでしょう。
テレワークやフレックス勤務を導入していても、押印や紙書類の受け渡しが必要になると、担当者や承認者の出社に業務が左右されます。印鑑を廃止し、申請や承認をオンラインで行える環境を整えることにより、自宅や別拠点からでも手続きを進められます。書類の所在や勤務時間に縛られにくくなり、承認者の出社を待つ必要も減るため、場所や時間にとらわれない働き方を実現しやすいです。
企業で使う印鑑は、用途や届出先によって廃止のしやすさが異なります。対象手続きで押印や印鑑証明書が必要かを確認し、電子署名や承認履歴などの代替手段を整えて判断しましょう。
| 印鑑の種類 | 主な用途 | 廃止のしやすさ |
| 代表者印（実印） | 法務局での登記申請、重要書類 | 低い。書面申請や印鑑証明書が必要な場面では残る。 |
| 法人銀行印 | 銀行口座開設、銀行取引 | やや低い。印鑑レス対応の有無は金融機関による。 |
| 角印 | 見積書、請求書、領収書 | 高い。法律上の押印義務がない場合が多く、電子発行へ移行しやすい。 |
| 認印 | 社内申請、確認などの日常業務 | 高い。法的効力は限定的で電子承認や履歴管理で代替しやすい。 |
| ゴム印 | 会社名、住所の表示 | 高い。書類テンプレートや印字で代替可能。 |
会社で使用する社判の違いについては、下記の記事で詳しく解説しています。
関連記事：「社判とは？会社印とは？社印とは？角印とは？それぞれの違いを分かりやすく解説」
印鑑廃止は、押印作業の削減や業務のオンライン化につながりますがシステムの導入費用や運用ルールの変更といった課題もあります。準備が不十分なまま進めると、現場の混乱や業務の停滞を招くおそれがあるため注意が必要です。負担や移行方法を整理し、段階的に進めましょう。ここでは、下記2つの注意点について解説します。
電子契約システムやワークフローシステムを導入すると、初期費用や月額利用料が発生する場合があります。利用人数や必要な機能によって料金が変わるため、設定や運用にかかる負担も含めて検討が必要です。一方で、紙代、印刷費、郵送費、保管費の削減も期待できます。無料トライアルがあるサービスを活用し、操作性や対象業務との相性を確認しておくとよいでしょう。削減できる費用や作業時間と導入コストを比較し、費用に見合う効果を得られるか判断することが大切です。
印鑑廃止では、押印をやめるだけでなく、承認フローや書類の作成・保管方法、権限管理などのルールの見直しが必要です。紙と印鑑による運用が長い企業では、新しい手順への理解を得るまでに時間がかかり、現場で混乱が生じることもあります。変更の目的や開始時期を社員へ説明し、マニュアルを整備しましょう。旧運用と新運用が混在しないよう、対象書類や適用範囲を明確にすることも欠かせません。全社一斉に切り替えず、一部の部署や書類から試すと、無理なく定着させやすくなります。
印鑑廃止には、システム費用や社内ルールの変更といった課題があります。しかし、押印に伴う印刷、回覧、出社、郵送などを続ける非効率も無視できません。対象書類と現行業務を整理し、次の4つのステップで段階的に進めましょう。
最初に、社内で印鑑を使用している業務と書類を洗い出すことが大切です。社内申請書、稟議書、見積書、発注書、請求書、契約書などを一覧化し、どこで誰が押印しているかを整理しましょう。そのうえで、法律や手続き上必要な押印、社内規程で求めている押印、商習慣として続けている押印に分類します。代替手段の有無や関係者への影響も確認し、廃止しやすく、削減効果の大きい書類から優先順位をつけます。
押印を廃止する書類が決まった後は、社内規程や承認フローを新しい運用に合わせて改定します。「押印をもって承認とする」と定めている場合は、システム上の電子承認や承認履歴を正式な手段として位置づけ、承認者や権限、保存方法も明確にしましょう。規程の改定後は、対象者へ変更の目的と開始時期を周知し、操作手順や問題発生時の対応方法を説明しておくことも重要です。旧運用との併用期間を設けると、混乱を抑えながら移行できます。
全社の書類を一斉に切り替えず、まずは一部の部署や書類から試験運用を始めます。休暇申請、経費申請、稟議書など、社内だけで手続きが完結する書類は、取引先との調整が不要なため最初の対象に適しています。試験期間中は、操作上の問題や承認の滞留、規程との不整合を確認し、利用者の意見も集めましょう。判明した課題を改善してから対象範囲を広げることで、スムーズに定着しやすいです。
社内運用が安定したら、見積書、発注書、請求書、契約書など、取引先とやり取りする書類にも電子化を広げます。取引先ごとに対応可能な方法が異なるため、切り替えの目的や開始時期、操作方法を事前に案内し、合意を得ながら進めましょう。電子契約システムを導入すれば、契約書の作成、送付、締結、保管までをオンラインで管理できます。相手方の利用方法や費用負担も確認し、受け入れやすい環境を整えることが大切です。
Shachihata Cloudは、申請・承認・回覧をオンライン化でき、電子署名を利用した電子契約にも活用できます。社内書類から契約書まで、段階的な印鑑廃止を進めやすいサービスです。ワークフローは10ユーザー単位の月額制で、Liteは1,320円、Standardは3,520円、Advanceは4,400円からです（いずれも税込）。15日間の無料トライアルで、操作性や自社の運用との相性を確認できます。
印鑑廃止は、押印だけでなく、書類の作成、承認、契約、保管までの業務フローを見直す取り組みです。まずは使用中の印鑑と対象書類を洗い出し、法令や社内規程、商習慣による押印を区別しましょう。社内申請や稟議書など、社内で完結する書類から試験的に電子化すれば、課題を確認しながら進められます。運用が安定した後に取引先との書類へ範囲を広げ、電子印鑑やワークフロー、電子契約を活用することで、段階的に移行できます。
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