この記事でわかること
電子帳簿保存法の改正や企業のDX推進を背景に、経費精算における領収書の電子化に取り組む企業が増えています。紙の領収書を電子データで管理できれば、申請や承認、保管にかかる手間が減らせ、経理業務の効率化につなげられます。一方で、電子化した領収書を適切に保存するには、電子帳簿保存法の要件を理解しておくことが大切です。本記事では、領収書を電子化するメリットや注意点、具体的な手順、法対応のポイント、システムの選び方をわかりやすく解説します。
経費精算で領収書を電子化するには、いきなりシステムを導入するのではなく、現在の運用状況を整理したうえで、社内ルールや保存方法を整えることが大切です。ここでは、領収書の電子化を進める際の基本的な流れを3つのステップで解説します。
最初に、経費精算で扱っている領収書の種類や量を確認します。紙の領収書と電子データの領収書がどの程度あるのかを把握し、どの書類を電子化の対象にするかを整理しましょう。
そのうえで、従業員が領収書を撮影・アップロード後、上長や経理担当者が承認し、データとして保管するまでの流れを設計します。あわせて、事務処理規程を作成し、申請方法や保存ルールを全従業員に周知することが重要です。
次に、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを選定・導入します。領収書を電子化して保存する場合は、改ざん防止や検索しやすさなど、法律で求められる要件を満たす必要があります。
たとえば、タイムスタンプ機能や訂正・削除の履歴管理、日付・金額・取引先名などで検索できる機能があると、真実性と可視性を確保しやすくなります。なお、2022年の電子帳簿保存法改正により、スキャナ保存を始める際の事前の税務署申請は不要になっています。
システム導入後は、一部の部署や特定の経費から始めるなど、スモールスタートで運用する方法が有効です。いきなり全社で始めると、従業員からの問い合わせや運用上の混乱が増える可能性があります。
運用開始後は、申請ミスが多い箇所や承認に時間がかかっている部分を確認し、必要に応じてルールやフローを見直しましょう。定期的に改善を重ねることで、領収書の電子化を社内に定着させやすくなります。
経費精算で領収書を電子化すると、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担を軽減できます。紙の領収書を回収・整理・保管する手間を減らせるだけでなく、入力ミスの削減や確認作業の効率化にもつながるでしょう。また、クラウド上で領収書を管理できれば、紛失リスクの軽減や監査対応の強化にも役立ちます。以下の電子化するメリットについて詳しく解説します。
領収書を電子化すれば、従業員は紙の領収書をスマートフォンなどで撮影し、経費精算システムにアップロードして申請できます。承認者もオンライン上で内容を確認できるため、紙の書類を手渡ししたり、回覧したりする手間が軽減可能です。
また、OCR機能を備えたシステムを使えば、領収書に記載された日付や金額、取引先名などを自動で読み取ることができます。手入力の負担を軽減できるため、入力ミスの削減や経理担当者の確認作業の短縮も期待できるでしょう。
紙の領収書を保管する場合は、月ごとや部門ごとに整理し、ファイルやキャビネットでの管理が必要です。取引件数が多い企業ほど、保管スペースの確保や書類整理にかかる工数が大きな負担になりかねません。
領収書を電子化すれば、データとして保存できるため、紙の使用量や物理的な保管場所を減らせます。ファイルやキャビネットの購入費、保管スペースにかかるコストの削減につながる点もメリットです。また、申請や提出をオンライン化することで、印刷費や郵送費の削減も期待できます。
紙の領収書は、紛失や破損、印字の劣化などのリスクがあります。領収書を電子化してクラウド上で管理すれば、データとして安全に保管できるため、物理的な紛失や劣化のリスクを抑えやすくなるでしょう。
さらに、タイムスタンプや操作履歴を管理できるシステムを活用すれば、データの改ざん防止にもつながります。日付、金額、取引先名などで検索できる環境を整えておくことで、監査や税務調査の際にも必要な領収書をすぐに探し出し、提示しやすくなるため便利です。経費精算の透明性を高めるうえでも、領収書の電子化は有効です。
経費精算で領収書を電子化すると多くのメリットがありますが、導入時のデメリットや注意点も把握しておくことが大切です。システムの導入費用や社内ルールの整備、データ管理のリスクを理解したうえで、自社に合った方法で進めましょう。事前に知っておきたいポイントを3つ紹介します。
領収書を電子化するには、経費精算システムやクラウドサービスの導入が必要になる場合があります。その際、ソフトウェアの利用料だけでなく、初期設定や既存システムとの連携、従業員への教育・トレーニングにも時間と手間がかかります。
特に中小企業では、予算や人員に限りがあり、導入準備が負担になることもあるでしょう。そのため、導入前に現在の経費精算業務にかかっている時間やコストを把握し、電子化によってどの程度の効果が見込めるかを確認することが重要です。費用対効果を検討したうえで、自社の規模や業務内容に合ったシステムを選んでください。
領収書を電子化しても、紙とデータの運用が混在したままだと、かえって業務が複雑になりかねません。たとえば、部署によって申請方法が異なったり、紙の領収書と電子データの保管場所が分かれていたりすると、確認作業に時間がかかる可能性があります。
そのため、全社で統一した運用ルールを策定し、申請方法や承認フロー、保存方法を明確にすることが大切です。マニュアルを作成し、従業員に周知することで、運用のばらつきを防ぎやすくなります。また、誰がどのデータにアクセスできるのかを管理するアクセス権限や、トラブル発生時の対応手順など、セキュリティ面の体制づくりも必要です。
領収書を電子化してクラウド上で管理する場合、サーバー障害や通信トラブル、サイバー攻撃などにより、一時的にデータへアクセスできなくなる可能性があります。また、管理体制が不十分な状態では、誤操作や障害によってデータが消失するリスクも考えられます。
これらのリスクに備えるには、定期的なバックアップを行い、データを安全に保管できる体制を整えることが重要です。経費精算システムを選ぶ際は、セキュリティ対策や稼働実績、サポート体制なども確認しましょう。あわせて、障害が発生した場合に誰がどのように対応するのか、復旧までの手順を事前に決めておくことも大切です。
領収書の電子化をスムーズに進めるには、自社の経費精算業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。システム選定の際には、下記の4点について確認しましょう。
OCRとは、領収書に記載された日付や金額、取引先名などの文字情報を読み取り、データ化する機能です。OCR機能を備えた経費精算システムであれば、従業員が領収書の内容を手入力する手間を減らせます。
読み取り精度が高いシステムを選ぶことで、入力ミスの削減や経理担当者の確認作業の短縮につながります。一方で、読み取り精度が低いシステムは、手入力や修正作業が増え、かえって負担が大きくなる可能性があります。導入前に、実際の領収書で読み取り精度を確認しておくと安心です。
経費精算システムを選ぶ際は、自社で利用している会計ソフトと連携できるかを確認しましょう。会計ソフトと連携できれば、経費申請のデータをもとに仕訳を作成しやすくなり、経理担当者による手入力の負担を減らせます。
また、経費申請から承認、会計処理までの流れをスムーズにつなげられるため、経理業務全体の効率化にも役立ちます。ただし、経費精算システムが、すべての会計ソフトに対応しているわけではありません。導入前に、自社の会計ソフトとの連携可否や連携できるデータの範囲を確認することが大切です。
監査や税務調査に備えるには、管理機能が充実した経費精算システムを選ぶことが重要です。たとえば、操作履歴の保存、アクセス権限の設定、承認フローの管理、領収書データの検索機能などがあると、内部統制を強化しやすくなります。
誰がいつ申請・承認・修正したのかを確認できる仕組みがあれば、不正やミスの防止にもつながります。また、必要な領収書を日付や金額、取引先名などで検索できれば、監査や税務調査の際にもスムーズに対応可能です。経費精算の透明性を高めるうえでも、管理機能は重要な確認ポイントと言えるでしょう。
領収書を電子保存するには、電子帳簿保存法で求められる要件を満たす必要があります。たとえば、データの改ざんを防ぐ仕組みや、日付・金額・取引先名などで検索できる機能などが必要です。
法対応が不十分なシステムを利用すると、領収書を電子化していても、税務調査時に問題となる可能性があります。また、電子帳簿保存法は制度変更が行われることもあるため、法改正に合わせてシステムが自動でアップデートされるかどうかも重要です。導入時には、現在の法要件だけでなく、将来的な制度変更にも対応しやすいサービスを選びましょう。
経費精算で領収書を電子化する際は、紙の原本の扱いやスマートフォン撮影の可否、保存期間などに迷うことがあります。ここでは、領収書の電子化でよくある質問を解説します。
紙で受け取った領収書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして保存していれば、原則として紙の原本を破棄できます。ただし、電子化した直後にすぐ破棄するかどうかは、社内ルールに沿って判断することが大切です。
たとえば、一定期間は紙の原本を保管し、経理部門で画像の鮮明さや入力内容を確認した後に破棄する運用にすると安心です。破棄する場合も、個人情報や取引情報が外部に漏れないよう、シュレッダー処理など安全な方法を選びましょう。
スマートフォンで撮影した領収書でも、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば有効です。具体的には、解像度や階調など、画像の見やすさに関する条件を満たし、必要に応じてタイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の管理などを行う必要があります。
ただし、従業員が個別に撮影して保存するだけでは、法要件を満たせない可能性があります。確実に対応するには、電子帳簿保存法に対応した経費精算アプリやシステムを利用し、撮影から保存までを一貫して管理できる体制を整えておくとよいでしょう。
紙で受け取った領収書については、必ず電子化しなければならないわけではありません。スキャナ保存は任意のため、紙のまま保存することも可能です。一方で、メールやWebサイトからダウンロードした領収書など、電子データで受け取ったものは、電子取引データとして電子保存する必要があります。
ただし、紙とデータが混在すると、申請方法や保管場所が分かれ、確認作業が複雑になります。経費精算業務を効率化するには、段階的に対象範囲を広げながら、領収書の全面的な電子化を目指すことがおすすめです。
電子帳簿保存法では、国税関係帳簿や請求書、領収書などを電子データで保存する際のルールが定められています。領収書に関係する保存方法は、主に「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」です。
スキャナ保存は、紙で受け取った領収書をスキャンまたは撮影して電子データとして保存する方法で、対応は任意です。一方、電子取引データ保存は、メールやWeb上で受け取った領収書などを電子データのまま保存する方法で、対応が必要です。
なお、電子帳簿保存法には、会計ソフトなどで作成した帳簿をデータ保存する「電子帳簿等保存」があります。経費精算で領収書を扱う際は、紙の領収書なのか、電子データで受け取った領収書なのかを区別し、それぞれに合った方法で保存しましょう。
電子化した領収書の保存期間は、紙の領収書と基本的に同じです。法人の場合、領収書などの帳簿書類は原則として7年間保存する必要があります。ただし、青色繰越欠損金が生じた事業年度などは、10年間の保存が必要です。
個人事業主の場合は、青色申告では原則7年、白色申告では原則5年が目安です。また、インボイス制度に対応した領収書や適格請求書についても、原則として7年間の保存が必要です。
保存期間中にデータが消失したり、検索できなくなったりすると問題になる可能性があります。電子化した後も、保存期間が終わるまでは、検索しやすく安全に保管できる体制を整えておきましょう。
経費精算における領収書の電子化は、申請・承認作業の効率化や、紙の保管・管理コストの削減につながります。一方で、電子帳簿保存法に対応した保存方法や社内ルールの整備も欠かせません。
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