お客様事例｜アイラビット株式会社｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例アイラビット株式会社

CASE STUDY

アイラビット株式会社

情報サービス業

100～499人

社内回覧・決裁のタイムロス解消

膨大な紙書類のファイリング・管理

運用や文書フォーマットを変えずに決裁を電子化したい

電子印鑑の利用からインボイス開始を機に経費精算業務にも利用を拡大。導入サポートを利用してスムーズに導入完了

企業向け業務ソフトの開発、導入、保守を手掛けているアイラビット株式会社では2019年にShachihata Cloudの前身である「パソコン決裁Cloud」を採用し、その後もShachihata Cloudの電子決裁機能を活用してきました。2023年にはShachihata Cloudの経費精算システムと長期保存キャビネットを追加導入し、大幅な業務効率化を実現しています。代表取締役の藤原様と総務部長の坂田様、経理課長の圓道様にお話を伺いました。

1週間掛かっていた経費精算が数時間から1日に短縮

――貴社では2019年からShachihata Cloudの前身である「パソコン決裁Cloud」をご利用いただき、その後もShachihata Cloudの電子決裁機能を活用されてきましたね。

藤原様
電子決裁を採用したきっかけは、電子帳簿への対応と今後は在宅勤務が増えていくことが予想されることから、事務所にいなくても承認・決裁ができるツールを導入する良い機会と考えたからです。私も実際に使っていますが外出先でも決裁が出来るので書類が滞ることがなくなりました。操作も容易で、利便性の良いシステムを導入したと思っています。

写真：代表取締役　藤原様

坂田様
社内で「パソコン決裁Cloud」は容易に導入できそうとの声があり、トライアルを試用して、導入しました。

――現在は電子決裁に加えて経費精算システムも導入されていますが、経費精算の業務ではどのような課題があったのでしょうか。

圓道様
従来の経費精算は、Excelで作成した精算書に加えて交際費や会議費の詳細を実施報告書に手書きして添付する必要がありました。件数が多く、経理のチェックに時間が掛かっていましたし申請する側も多くの実施報告書を手書きするのは大変だったと思います。また印刷した精算書を承認者に回覧して承認印をもらうので、上長や最終決裁者である代表が不在だと決裁完了までに最長1週間くらいかかることもありました。

――現在、経費精算に掛かる時間はどの程度短縮されたのでしょうか。

圓道様
今は申請受付から承認、精算まで早ければ数時間で完了します。電子決裁なので承認者が社外にいてもスマートフォンやモバイルパソコンで対応できるのは大きなメリットでした。交際費や会議費の詳細についてはカスタマイズによって従来と同じ内容を明細登録の項目に設定することが出来ました。画面上で一度に見られるので手書きの実施報告書より経理のチェックにかかる時間も短縮しました。経費精算がスピーディーになり、時間に余裕が生まれました。

――さまざまな経費精算システムがある中で、Shachihata Cloudを採用頂いた理由を教えてください。

圓道様
何らかの経費精算システムを導入しなければならないと思ったきっかけは、インボイス制度の開始です。従来のような手作業ではとても対応できないので、制度開始のかなり前から危機感を覚えていました。そんな時、以前から使用していたShachihata Cloudのログイン画面に経費精算システムがあるのを見つけたので試してみることにしました。最終的には5社のシステムを比較検討したのですが、Shachihata Cloudのみ従来使っていた精算書のフォームの体裁をほとんど変えることなくシステム化できることが分かりました。交際費や会議費の入力項目の追加などカスタマイズが自由にできる点も魅力でした。

坂田様
他社のシステムは、項目追加などのカスタマイズの余地が少なかったですね。また、ある面では機能過多だったり、コストが見合わなかったりしました。

導入支援サービスも採用の決め手となった

――カスタマイズに手間は掛かりませんでしたか？

圓道様
「導入支援サービス」のメニューを選んだので、ほとんどシヤチハタさんにお任せした形です。従来使っていた精算書、交際費及び会議費の実施報告書をお渡しして要望を伝えたらほぼ希望通りにシステム化されて回覧する申請書に組み込んでいただけました。

写真：経理課長　圓道様

坂田様
社内にはシステムをカスタマイズ、保守する部門がないので、「導入支援サービス」は大いに助かりました。導入のしやすさはShachihata Cloudの経費精算システムを選んだ大きな理由です。

――既に電子決裁システムを導入していたので、社員の方も使い慣れていたのではないでしょうか。

坂田様
承認する側は、Shachihata Cloudの電子承認に慣れていましたし、経費精算システムでも申請書のフォームが従来とほとんど変わらなかったので違和感なくスムーズに運用を開始できました。経費申請する側は、従来の「Excel入力＆印刷＋実施報告書手書き」から「全て画面入力」に変わるので、導入前に社内向けマニュアルを作成して使い方を覚えてもらう準備をしました。

圓道様
数回使ってもらえばその後はさほどマニュアルを見なくても簡単に操作している様子でしたね。申請者には使い方がシンプルで分かりやすいと思いました。

税区分による仕訳や銀行振り込みの作業が劇的に効率化

――経費申請で特に役立っている機能は何ですか。

圓道様
インボイス制度における適格請求書発行事業者と免税事業者の分類を申請者が漏らすことなく申請でき、さらに仕訳して正しい税区分で経理システムに連携出来る点は便利です。これらは手作業だと、どうして良いのか分からないほど面倒ですから。業務が大幅に効率化しました。銀行振込についてもシステムで作成されたＦＢデータを使用すれば金額や振込先を間違えることがないので安心です。

――貴社のようにShachihata Cloudを既に使っていて、経費申請システムの使用も検討している企業にアドバイスをお願いします。

坂田様
電子決裁と経費申請は同じプラットフォーム上で動いているため、用途ごとに異なるシステムを立ち上げる必要がなく、同じメニュー画面から各種の回覧や、申請、承認ができるので利用者は使いやすいと思います。当社では長期保存キャビネットの機能も使っており、経費精算ではない他の電子文書も電子決裁を経てこのシステムで保管しています。利用者（申請者、承認者）が外出したりテレワークの多い会社では、スマートフォンやモバイルパソコンで対応できるようになり事務効率が上がると思います。